外贸部档案管理制度

PAGE外贸部档案管理制度一、总则（一）目的为加强外贸部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，保障公司业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于外贸部全体员工在业务活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指外贸部在对外贸易业务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：外贸部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映业务活动实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案安全，防止档案泄露、损毁和丢失；对涉及公司商业秘密和敏感信息的档案，严格保密。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责外贸部档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导和监督各岗位人员做好档案资料的收集和整理工作。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，便于快速查询和利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整；对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。5.按照规定办理档案的借阅、归还手续，做好借阅登记和跟踪管理，防止档案丢失或损坏。6.负责档案的鉴定和销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁，并做好记录。7.积极开展档案信息开发利用工作，为公司决策提供参考依据。（二）各岗位人员职责1.业务人员在业务活动过程中，应及时收集、整理与业务相关的各类资料，并按照档案管理要求进行分类存放，定期移交档案管理人员。2.涉及档案管理工作的其他人员，应协助档案管理人员做好档案的收集、整理、保管等工作，确保档案管理工作的顺利进行。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.客户档案：包括客户基本信息、业务往来记录、沟通函电、订单合同等。2.业务合同档案：涵盖与国内外客户签订的各类贸易合同、协议及其相关补充文件。3.订单档案：包含订单下达、执行过程中的各种文件，如订单确认书、生产订单、出货通知等。4.物流档案：涉及货物运输、报关报检等环节的文件，如提单、报关单、报检单、运输发票等。5.财务档案：与外贸业务相关的财务文件，如发票、付款凭证、结算清单等。6.市场营销档案：包括市场调研报告、宣传资料、展会资料等。7.内部管理档案：如部门工作计划、总结、会议纪要、规章制度等。（二）档案编号1.采用分类编号法，对每一类档案进行单独编号。编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字为流水号。2.具体编号规则如下：客户档案：KH[流水号]业务合同档案：HT[流水号]订单档案：DD[流水号]物流档案：WL[流水号]财务档案：CW[流水号]市场营销档案：SC[流水号]内部管理档案：GL[流水号]四、档案收集与整理（一）收集要求1.各岗位人员应在业务活动结束后及时将相关资料收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（二）整理方法1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的资料进行分类整理。2.每份档案应编制目录，目录内容包括文件名称、编号、日期、来源等信息。3.对于纸张文件，应去除金属物，采用A4纸规格进行折叠或粘贴，确保整齐美观。4.电子文件应按照分类进行存储，并建立相应的文件夹结构，文件名应规范统一，便于识别和查找。五、档案归档（一）归档时间1.客户档案、业务合同档案、订单档案等在业务完成后一个月内归档。2.物流档案、财务档案在相关业务活动结束后及时归档。3.市场营销档案和内部管理档案应定期（每季度末）归档。（二）归档程序1.档案管理人员对整理好的档案进行再次核对，确保档案内容准确无误、编号连续。2.将档案装入档案盒或文件夹，并在盒面或文件夹封面标注档案类别、编号、年度等信息。3.按照档案存放顺序，将档案上架存放，并建立档案存放位置索引，便于快速查找。六、档案保管（一）保管环境1.设立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、遮光窗帘等。（二）档案存放1.按照档案类别和编号顺序，将档案分类存放于档案架上，便于查找和管理。2.对于重要的、频繁使用的档案，可适当增加备份，并分别存放于不同位置。3.电子档案应存储于专用服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。（三）保管期限1.外贸部档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：涉及公司核心商业秘密、重大业务决策、重要合同协议等具有长远历史价值和法律凭证作用的档案。长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括一般性业务合同、重要客户档案等。短期保管的档案：保管期限为110年的档案，如一般性订单、日常业务文件等。2.档案保管期限从档案形成年度的次年1月1日起计算。（四）档案检查与维护1.档案管理人员应定期对档案进行检查，每年至少全面检查一次，重点检查档案的完整性、准确性、安全性以及保管环境等情况。2.发现档案有破损、褪色、霉变等情况时，应及时进行修复或复制；对电子档案应定期进行数据维护，确保数据的可读性和可用性。3.对于超过保管期限的档案，应按照规定程序进行鉴定，确定是否仍需继续保存。七、档案借阅与利用（一）借阅权限1.内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，方可借阅。2.涉及公司商业秘密和敏感信息的档案，借阅申请需经公司分管领导批准。3.外部单位或个人因工作需要查阅档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司总经理批准。（二）借阅手续1.借阅人在《档案借阅申请表》上填写借阅档案的名称、编号、借阅用途、预计归还日期等信息，并签字确认。2.档案管理人员根据批准的申请表，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记薄》，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等内容。3.借阅人凭《档案借阅登记薄》到档案库房领取档案，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量、核对档案内容，并提醒借阅人注意档案的保管和保密要求。（三）借阅期限1.一般档案借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.涉及重要业务或机密信息的档案，借阅期限根据具体情况由审批领导确定，但最长不得超过[X]个工作日。（四）归还要求1.借阅人应在规定的归还日期前归还档案，如需延期，必须提前向档案管理人员说明原因并办理续借手续。2.档案归还时，借阅人应确保档案完好无损，如有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理人员报告，并承担相应的赔偿责任。3.档案管理人员在接收归还档案时，应认真核对档案数量、内容和完整性，确认无误后在《档案借阅登记薄》上注明归还日期，并将档案归还原位。（五）档案利用1.鼓励员工充分利用档案资源，为公司业务发展提供支持。档案管理人员应积极协助员工查找和提供所需档案资料。2.对于涉及档案利用的重要事项，如为公司决策提供参考依据、对外提供证明文件等，档案管理人员应做好记录，并及时向部门负责人汇报。八、档案保密（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密和敏感信息的档案，实行专人专管，严格限制接触范围。2.在档案库房、办公室等场所，应采取必要的保密措施，如设置门禁系统、安装监控设备等。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容；在工作中如需接触保密档案，应采取相应的防护措施，防止信息泄露。（二）保密教育1.定期组织外贸部员工进行保密教育培训，提高员工的保密意识和责任感。2.在新员工入职培训中，应将档案保密制度作为重要内容进行讲解，确保新员工了解并遵守相关规定。（三）违规处理1.对于违反档案保密制度，擅自泄露档案内容的人员将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、辞退等处理。2.因违反保密制度给公司造成经济损失或其他不良影响的，责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由外贸部负责人、档案管理人员及相关业务骨干组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行全面审查和评估。2.对于已失去保存价值的档案，应予以鉴定销毁；对于仍有一定参考价值的档案，可适当延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案