档案室计划管理制度

PAGE档案室计划管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本计划管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的相关行为。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项业务活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存公司各类档案资料，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。5.便利性原则：档案管理应便于查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。4.建立健全档案检索体系，提供档案查询、借阅等服务。5.对档案进行安全保管，定期检查档案保管状况，确保档案的安全与完整。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已过保管期限或无保存价值的档案进行处理。7.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向档案室移交。2.明确本部门档案管理人员，负责档案管理的具体工作，并接受档案室的业务指导。3.在业务活动中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时整理归档，确保档案的齐全、完整。4.配合档案室做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业知识，严格遵守档案管理的各项规定。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、查询、借阅等。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.做好档案的统计工作，准确掌握档案的数量、种类、保管期限等情况。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。3.公司对外签订的合同、协议、章程等文件。4.公司内部的规章制度、会议记录、工作计划、总结报告等。5.公司的财务报表、会计凭证、审计报告等财务档案。6.公司的人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等相关材料。7.公司的科技档案，如产品研发资料、技术图纸、项目报告等。8.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对电子文件的收集，应确保其格式的通用性和可读性，并进行有效的备份存储。4.对于重要会议、重大活动等形成的档案，应及时收集并进行重点整理。（三）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。2.科技档案按照项目专业阶段进行分类整理。3.财务档案按照会计年度类别进行分类整理。4.人事档案按照员工类别档案内容进行分类整理。5.整理过程中，应剔除重复、无用的文件材料，对破损、褪色的文件进行修复或复制。6.按照档案整理规范，对每份档案进行编号、编目，填写档案盒封面、脊背等信息，确保档案整理的标准化。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.文书档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等十大类。2.科技档案按照项目生命周期分为项目前期文件、项目设计文件、项目施工文件、项目竣工验收文件等类别。3.财务档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别。4.人事档案分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、培训材料、职业资格证书材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料、出国（境）材料、劳动合同材料等类别。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的四级编号方式。2.全宗号：由公司档案管理部门统一编制，代表公司档案全宗。3.目录号：根据档案分类类别编制，每个类别对应一个目录号。4.案卷号：按照档案整理顺序，对每卷档案进行编号。5.件号：对于以件为单位整理的档案，在每件档案上进行编号。6.编号应保持唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。五、档案的编目与装订（一）编目内容1.编制档案目录，包括档案编号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等信息。2.编写档案备考表：注明档案的整理情况、缺损情况、相关说明等。3.制作档案盒封面、脊背标签：填写全宗号、目录号、案卷号、年度、保管期限等信息。（二）装订要求1.文书档案一般采用A4纸打印或复印后进行左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.科技档案、财务档案等应根据档案特点进行相应的装订，确保档案的整齐美观。3.对于破损的文件应先进行修复，再进行装订。六、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间作为保管场所。2.档案室应配备必要的档案柜、架、箱等存储设备，确保档案存放有序。3.档案室应划分不同的区域，如档案存储区、查阅区、整理区等，满足档案管理的不同需求。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。3.长期保管的档案：保管期限为16年至50年。主要是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案。4.短期保管的档案：保管期限为5年以下。主要是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案。（三）保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.做好档案的防潮、防虫、防鼠工作，定期投放防虫、防鼠药物，对档案进行通风晾晒。3.对电子档案进行定期备份，存储在不同的介质上，并异地存放，确保电子档案的安全。4.加强档案的防火安全管理，配备必要的消防设备，严禁在档案室吸烟和使用明火。5.对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识，确保档案保管场所的安全。七、档案的查询与借阅（一）查询程序1.公司内部人员因工作需要查询档案，应填写《档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容等信息。2.《档案查询申请表》经所在部门负责人签字批准后，提交档案室。3.档案室根据申请内容，在档案管理系统中进行查询，并提供相应的档案资料。4.查询人员应在档案室指定的区域内查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。（二）借阅程序1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字批准后，提交档案室。3.档案室对借阅申请进行审核，对于重要档案或涉及机密的档案，需经公司分管领导批准。4.审核通过后，档案室办理档案借阅手续，借阅人员应在借阅登记簿上签字确认。5.借阅人员应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。6.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改、污损档案。（三）限制规定1.涉及公司机密的档案，未经公司批准，不得对外提供查询和借阅。2.永久保管的档案，一般不予外借，确因工作需要外借的，需经公司分管领导批准。3.财务档案、人事档案等特殊档案的查询和借阅，应按照相关规定执行。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案室定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否仍具有保存价值。2.成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。3.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对已过保管期限或无保存价值的档案，经鉴定小组审核通过后，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并经公司分管领导批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。4.监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况记录在案。（三）特殊情况处理1.对于涉及法律纠纷、历史遗留问题等特殊情况的档案，应另行保管，不得擅自销毁。2.在档案销毁过程中，如果发现有未处理完毕的事项或需要继续留存的档案，应停止销毁，对相关档案进行妥善处理。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.逐步实现档案信息与公司其他业务系统的互联互通，提高工作效率和管理水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库。3.按照档案分类编号规则，对电子档案进行分类存储，确保电子档案与纸质档案的一致性。（三）信息系统应用1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信