档案法档案查阅利用制度

PAGE档案法档案查阅利用制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案查阅利用行为，保障档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案查阅利用过程中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅利用活动必须严格遵守国家有关法律法规以及公司的相关规定。2.安全保密原则：确保档案在查阅利用过程中的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。同时，严格遵守保密规定，对涉及公司机密的档案信息予以保密。3.服务工作原则：以服务公司各项工作为宗旨，积极为查阅利用者提供准确、及时的档案信息服务，提高工作效率。二、档案查阅利用的范围与权限（一）查阅利用范围1.公司各类文件、合同、协议、报告、报表、会议记录、工作计划与总结等档案资料。2.涉及公司业务发展、财务管理、人力资源管理、行政管理等方面的档案。3.其他与公司工作相关的具有保存价值的档案。（二）查阅利用权限1.公司内部人员本部门员工因工作需要查阅本部门档案的，经本部门负责人批准后，可直接查阅。跨部门查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，经档案所在部门负责人及申请部门负责人签字同意后，方可查阅。公司中层及以上管理人员因工作需要查阅档案的，可直接查阅，但需在档案管理部门进行登记。2.外部单位或个人因工作往来需要查阅公司档案的外部单位，需提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、范围及时间等，并加盖单位公章。经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。司法机关、行政机关等依法需要查阅公司档案的，应出具相关证明文件，经公司法定代表人或授权代表批准后，按照规定程序查阅。三、档案查阅利用的流程（一）申请1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅目的、档案名称、所属年度、保管期限等信息，并签字确认。2.外部单位或个人查阅档案，应提交书面申请，内容包括查阅单位名称、查阅人姓名及联系方式、查阅目的、档案范围及查阅时间等，并加盖单位公章。（二）审批1.《档案查阅申请表》或外部单位的书面申请提交后，由档案管理部门进行初审，核实申请内容是否完整、合理，查阅目的是否与工作相关。2.初审通过后，根据查阅权限，分别报送相关领导审批。属于本部门员工查阅本部门档案的，由本部门负责人审批；跨部门查阅的，需经档案所在部门负责人及申请部门负责人签字同意；外部单位或个人查阅的，经公司分管领导批准。（三）查阅1.经审批同意后，档案管理部门根据申请内容，准备好相关档案资料，并安排专人在指定地点提供查阅服务。2.查阅人员应在规定的时间和地点进行查阅，不得擅自将档案带出指定场所。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复印、拍照档案资料，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后，按照规定的方式和数量进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（四）归还1.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应认真核对档案数量、完整性及是否有损坏等情况。2.对于外部单位或个人查阅的档案，在查阅结束后，档案管理部门应收回查阅申请及相关证明文件，并做好记录。四、档案查阅利用的登记与记录（一）登记内容档案管理部门应建立《档案查阅利用登记簿》，详细记录每次档案查阅利用的相关信息，包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅目的、档案名称及数量、审批意见、查阅情况（如是否复印、拍照等）、归还日期等。（二）记录要求1.登记记录应及时、准确、完整，不得漏记、错记。2.登记记录应妥善保存，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查阅和审计。五、档案查阅利用的保密规定（一）保密责任1.所有参与档案查阅利用工作的人员，包括档案管理人员、查阅人员等，均负有保密责任，应严格遵守保密制度。2.档案管理人员应加强对档案查阅利用过程的监督，确保查阅人员遵守保密规定。（二）保密措施1.查阅涉及公司机密的档案时，应在专门的保密场所进行，并限制无关人员进入。2.查阅人员不得向无关人员泄露档案内容，不得在公共场所谈论档案机密信息。3.对于因工作需要必须对外提供档案信息的，应按照公司保密规定进行审批，并采取必要的保密措施，确保信息安全。六、档案查阅利用的监督与检查（一）监督主体公司档案管理部门负责对档案查阅利用工作进行日常监督，确保查阅利用活动符合本制度规定。同时，公司内部审计部门有权对档案查阅利用情况进行定期或不定期的审计检查。（二）检查内容1.查阅利用流程是否规范，申请、审批、查阅、归还等环节是否严格执行规定。2.登记与记录是否完整、准确，是否符合要求。3.保密规定是否得到落实，有无档案信息泄露情况。4.档案是否存在损坏、丢失等情况。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时进行整改，并向公司领导报告。2.对违反档案查阅利用制度的行为，视情节轻重，给予批评教育、警告、罚款等处理；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。七、档案查阅利用的信息化管理（一）信息化系统建设公司应建立档案管理信息化系统，实现档案查阅利用的在线申请、审批、查阅、登记等功能，提高工作效率和管理水平。（二）系统使用与管理1.用户应通过信息化系统提交档案查阅申请，按照系统提示进行操作。2.档案管理人员应及时处理系统中的申请信息，进行审批和查阅安排，并在系统中记录查阅利用情况。3.加强对信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。定期对系统进行维护和升级，确保系统正常