资料档案台帐管理制度

PAGE资料档案台帐管理制度一、总则（一）目的为加强公司资料档案台帐管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，提高公司运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在资料档案台帐管理方面的工作。（三）基本原则1.真实性原则：资料档案应如实反映公司各项业务活动和工作情况。2.完整性原则：涵盖公司运营过程中产生的各类资料档案，确保无遗漏。3.准确性原则：资料档案的记录和整理应准确无误，便于查询和使用。4.安全性原则：采取有效措施保障资料档案的安全，防止丢失、损坏和泄露。5.规范性原则：遵循统一的标准和规范进行资料档案的分类、编号、存储等管理工作。二、资料档案台帐管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司资料档案台帐管理制度，并监督执行。2.组织开展资料档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对资料档案进行清查、盘点，确保帐物相符。4.指导各部门做好资料档案的日常管理工作，提供业务培训和咨询服务。5.负责资料档案的信息化建设，建立电子档案管理系统，实现资料档案的数字化存储和检索。（二）各部门职责1.负责本部门资料档案的收集、整理和初步分类，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责资料档案管理工作，确保资料档案的真实、完整和安全。3.配合档案管理部门做好资料档案的清查、盘点等工作。4.在工作中严格按照资料档案管理制度的要求，正确使用和保管资料档案。（三）员工职责1.积极配合所在部门和档案管理部门做好资料档案的收集、整理和归档工作。2.妥善保管个人使用的资料档案，不得擅自销毁、涂改或转借他人。3.在工作中需要查阅资料档案时，应按照规定办理借阅手续，并按时归还。三、资料档案的分类与编号（一）分类标准1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、报告、决议等。2.业务合同类：涵盖公司与客户、供应商签订的各类合同、协议等。3.财务档案类：如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.人事档案类：员工个人简历、入职离职手续、绩效考核记录等。5.项目文档类：项目立项报告、可行性研究报告、项目进度记录、验收报告等。6.技术资料类：产品设计图纸、工艺文件、技术标准、研发报告等。7.市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。8.其他类：不属于以上分类的其他资料档案。（二）编号规则1.采用层次编码法，由类别代码、年份代码、流水号组成。2.类别代码：根据资料档案的分类标准，用两位大写字母表示，如“XZ”表示行政文件类。3.年份代码：用四位数字表示资料档案形成的年份，如“2023”。4.流水号：按照资料档案形成的先后顺序，用四位数字表示，从“0001”开始。5.编号示例：“XZ20230001”表示2023年形成的第一份行政文件。四、资料档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责资料档案的收集工作，确保资料档案的及时、完整收集。2.资料档案的收集范围应涵盖公司运营过程中的各个方面，包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等。3.对于外来文件，如政府部门的政策文件、客户提供的资料等，应及时进行登记，并按照要求进行处理。（二）整理要求1.收集到的资料档案应按照分类标准进行初步分类，去除重复、无效的资料。2.对纸质资料档案进行整理时，应确保页面整齐、无破损，按照顺序进行编号、装订。3.电子资料档案应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的文件夹中，确保文件格式清晰、易于识别。4.对于图表、照片、音像资料等，应进行相应的标注和说明，以便于查阅和理解。五、资料档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门整理好的资料档案应定期移交档案管理部门，移交时应填写《资料档案移交清单》，双方签字确认。2.档案管理部门收到移交的资料档案后进行审核，对不符合要求的资料档案退回原部门进行补充或修正。3.审核通过的资料档案按照编号规则进行编号，并录入电子档案管理系统，建立相应的台帐。4.将资料档案按照类别和年度进行分类存放，便于查找和管理。（二）保管方式1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.纸质资料档案应存放在档案柜中，按照类别和年度顺序排列，确保存放整齐、有序。3.电子资料档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。4.对于重要的资料档案，如涉及公司机密的文件、合同等，应采取加密存储、专人保管等特殊措施。（三）保管期限1.资料档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，分为短期、中期和长期。2.短期保管期限一般为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.具体保管期限如下：行政文件类：短期保管期限为13年，重要文件长期保管。业务合同类：根据合同履行期限确定保管期限，一般为合同履行完毕后510年。财务档案类：按照国家财务法规的要求，会计凭证保管期限为30年，账簿保管期限为30年，报表保管期限为10年。人事档案类：长期保管。项目文档类：从项目结束后开始计算保管期限，一般为510年。技术资料类：根据技术资料的重要性和时效性确定保管期限，一般为510年。市场营销类：短期保管期限为13年，重要资料长期保管。其他类：根据实际情况确定保管期限。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对资料档案进行清查和盘点，确保帐物相符。清查和盘点工作每年至少进行一次。2.清查和盘点内容包括资料档案的数量、完整性、保管状况等。3.对于清查和盘点中发现的问题，应及时进行记录和处理，如资料档案丢失、损坏的，应查明原因并采取相应的补救措施。六、资料档案台帐的信息化管理（一）电子档案管理系统建设1.档案管理部门应建立电子档案管理系统，实现资料档案的数字化存储、检索和利用。2.电子档案管理系统应具备以下功能：资料档案的录入、修改、删除等操作功能。按照分类和编号规则对资料档案进行自动编号和存储。强大的检索功能，可根据关键词、类别、编号等多种方式进行快速检索。权限管理功能，不同人员根据其职责权限可访问相应的资料档案。数据备份和恢复功能，确保数据的安全性和完整性。（二）电子档案的存储与维护1.电子档案应按照统一的格式和命名规则进行存储，确保文件的规范性和可读性。2.定期对电子档案进行备份，备份介质应存放在安全可靠的地方，并定期进行检查和更新。3.对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和功能的不断完善。（三）电子档案的利用1.员工可通过电子档案管理系统查阅和下载其权限范围内的资料档案。2.如需借阅电子档案，应按照规定办理借阅手续，并在规定时间内归还。3.在利用电子档案时，应遵守相关法律法规和公司规定，不得擅自修改、传播或泄露电子档案内容。七、资料档案的借阅与查阅（一）借阅规定1.公司内部员工因工作需要借阅资料档案时，应填写《资料档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等内容，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，对符合要求的予以批准，并登记借阅信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的资料档案，不得擅自转借他人，不得在资料档案上涂改、标记、污损或撕毁。5.借阅人员归还资料档案时，档案管理部门应进行检查，如发现资料档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（二）查阅规定1.在公司内部查阅资料档案，应到档案管理部门指定的地点进行查阅。2.查阅人员应填写《资料档案查阅登记表》，注明查阅内容、查阅时间等信息。3.档案管理部门工作人员应协助查阅人员查找所需资料档案，并提供必要的服务。4.查阅人员不得擅自将资料档案带出查阅地点，如需复印或摘录部分内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）特殊情况借阅与查阅1.如果涉及公司重大项目投标、法律纠纷等特殊情况需要借阅或查阅资料档案，应经公司主管领导批准，并严格按照规定办理相关手续。2.对于涉及公司机密的资料档案，在特殊情况下需要借阅或查阅时，应采取更加严格的保密措施，确保资料档案的安全。八、资料档案的销毁（一）销毁条件1.资料档案保管期限已满，且已无继续保存价值的。2.因公司业务调整、机构撤销等原因，资料档案已不再需要的。3.资料档案因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复且已无利用价值的。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对达到销毁条件的资料档案进行清理，编制《资料档案销毁清单》，详细列出资料档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《资料档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核后，报公司主管领导批准。3.批准后的《资料档案销毁清单》交档案管理部门组织实施销毁工作。销毁工作应在两人以上监督下进行，确保销毁过程的真实性和彻底性。4.对于纸质资料档案，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子资料档案，应进行彻底删除或格式化处理。5.销毁工作完成后，监督人员和档案管理部门工作人员应在《资料档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。九、监督与考核（一）监督检查1.公司设立资料档案台帐管理监督小组，定期对各部门资料档案台帐管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括资料档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节的工作情况，以及制度执行情况。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.将资料档案台帐管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门和相关人员进行考核评价。