工程档案室制度牌文化墙

PAGE工程档案室制度牌文化墙一、总则（一）目的为加强工程档案室的规范化管理，确保工程档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥工程档案在工程建设、管理、维护及竣工验收等工作中的重要作用，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司所有工程项目档案的管理，包括但不限于各类建设项目、维修改造项目等从项目立项至竣工验收全过程中形成的各类文件、资料、图纸等。（三）基本原则1.集中统一管理原则工程档案由公司工程档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自截留、销毁或据为己有。2.真实性原则归档的工程文件应真实反映工程建设活动和实际情况，严禁伪造、篡改。3.完整性原则确保工程档案的全面性和系统性，涵盖工程建设各个环节的相关资料。4.准确性原则工程档案的内容和数据应准确无误，符合工程实际。5.时效性原则工程文件应及时整理归档，确保档案信息的时效性。二、工程档案管理职责（一）工程档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司相关制度，制定和完善工程档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管和提供利用公司工程项目档案。3.对工程项目档案管理工作进行监督、指导和检查，确保档案管理工作规范有序。4.组织开展工程档案的鉴定、销毁等工作。5.参与工程项目竣工验收，对工程档案的完整性、准确性进行审查。（二）项目建设部门职责1.负责本部门工程项目文件的形成、积累和整理工作，并定期向工程档案室移交。2.配备专（兼）职档案管理人员，负责本部门工程档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。3.在项目建设过程中，督促各参建单位做好工程文件的收集、整理和归档工作。4.协助工程档案室做好工程项目档案的验收工作。（三）参建单位职责1.负责本单位承担工程项目文件的收集、整理、归档工作，并按规定向建设单位移交。2.接受建设单位和工程档案室的监督、指导，确保工程档案符合要求。3.按照合同约定，做好工程档案的整理和保管工作，直至工程竣工验收合格后移交建设单位。三、工程档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.设计文件初步设计、施工图设计文件、设计变更通知等。3.施工文件施工组织设计、施工方案、技术交底、工程测量记录、原材料及构配件质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.监理文件监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件工程竣工验收报告、工程竣工决算报告、工程质量保修书、竣工图等。6.其他与工程建设有关的文件如工程声像资料、电子文件等。（二）收集要求1.各部门和参建单位应明确专人负责工程文件的收集工作，确保文件收集的及时性和完整性。2.工程文件应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的文件应进行修复或复制，保证文件的可读性。（三）整理原则1.遵循工程建设程序，保持文件之间的有机联系，按照文件形成的时间顺序和重要程度进行分类整理。2.同一项目的文件应集中整理，不同项目的文件应分别整理。3.工程档案应按照纸质档案和电子档案同步整理的原则进行，确保两者内容一致。（四）整理方法1.分类按照工程项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行分类。2.组卷根据文件的性质、内容和数量，将相关文件组成若干卷。卷内文件应排列有序，页号编写准确。3.编目编制卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容。同时，编制案卷目录，注明案卷编号、题名、保管期限、密级等信息。4.装订对纸质档案进行装订，确保整齐牢固，便于保管和查阅。四、工程档案的保管（一）保管场所1.工程档案室应具备符合档案保管要求的专用库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全保管。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。2.档案装具应坚固耐用，便于移动和查找档案。（三）保管期限1.工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案。长期保管的档案：保存期限为16年至50年的档案。短期保管的档案：保存期限为5年以下的档案。2.具体保管期限根据国家有关规定和工程实际情况确定。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.按照档案保管期限的要求，对到期档案进行鉴定，及时销毁无保存价值的档案。五、工程档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工程建设、管理、维护等工作需要查阅工程档案。2.公司外部有关单位因工作需要查阅工程档案，须经公司相关部门批准。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料供其查阅。查阅时，利用者应在查阅登记薄上填写查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要借阅工程档案的，须经工程档案室负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用登记1.建立工程档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。2.利用登记薄应包括利用日期、利用者姓名、单位、利用内容、归还日期等信息。六、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立工程档案鉴定小组，由工程档案室负责人、项目建设部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对到期工程档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和工程实际情况，对档案的保存价值进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核同意后予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册，注明档案的题名、编号、保管期限、销毁原因等内容。2.经公司主管领导批准后，由两名以上档案管理人员负责监销。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。七、工程档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立工程档案管理信息系统，实现工程档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高工程档案管理工作的效率和质量，为公司工程建设和管理提供便捷的档案信息服务。（二）信息化管理流程1.档案数字化对纸质工程档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理，形成电子档案。2.数据录入将工程档案的相关信息录入档案管理信息系统，建立数据库。3.系统应用利用档案管理信息系统进行档案的检索、查询、借阅、统计等操作，实现档案信息的共享和利用。4.数据维护定期对档案管理信息系统的数据进行备份和维护，确保数据的安全和完整。（三）信息化安全管