村务档案管理制度文件

PAGE村务档案管理制度文件一、总则（一）目的为加强村务档案管理，确保村务档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥村务档案在村务管理、决策、监督以及服务村民等方面的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村村民委员会及所属各部门在村务管理活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：村务档案由村委会指定的专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映村务活动的实际情况，数据准确可靠。3.规范整理原则：按照统一的分类标准和整理方法对档案进行整理，便于保管和利用。4.安全保密原则：采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理小组成立以村委会主任为组长，各部门负责人为成员的档案管理小组，负责领导和协调全村的档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本村档案管理工作的规章制度和发展规划。2.监督检查各部门档案管理工作的落实情况，解决档案管理工作中的重大问题。3.定期对档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。（二）档案管理人员村委会指定专人担任档案管理员，负责档案的日常管理工作。档案管理员应具备以下条件：1.政治素质高，责任心强，具备良好的职业道德。2.熟悉档案管理业务，掌握档案整理、保管、利用等方面的知识和技能。3.经过档案管理专业培训，取得相应的资格证书。档案管理员的主要职责包括：1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理工作流程和操作规范。3.对档案的保管状况进行定期检查，及时发现并处理档案损坏、变质等问题。4.为村民和有关部门提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。5.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、存储、备份等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括村委会的各类文件、会议记录、工作计划与总结、统计报表、人事档案等。2.经济管理类：涵盖村集体财务账目、经济合同、土地承包资料、项目建设资料等。3.社会事务类：涉及村民户籍管理、社会保障、民政救助、计划生育、公共卫生等方面的档案。4.文化建设类：如村史资料、文化活动记录、村民文艺作品等。5.其他类：与本村村务管理有关的其他具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要的档案材料应进行备份，以防原件损坏或丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为行政管理、经济管理、社会事务、文化建设、其他等五大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、来源等内容，以便快速检索档案。4.装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的档案材料进行整理和装订，保持档案的整齐美观。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管设备1.档案架：选用坚固耐用、便于分类存放档案的档案架，档案架应排列整齐，标识清晰。2.档案盒：根据档案分类和规格，选用合适的档案盒，档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.防虫药品：定期在档案库房内放置防虫药品，防止档案被虫蛀。4.温湿度调节设备：安装温湿度计，配备空调、除湿机等设备，将库房内的温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（三）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管：涉及本村重大决策、重要历史事件、土地房产等重要资产凭证、村民权益保障等方面的档案。2.长期保管：村集体财务账目、经济合同、重要项目建设资料、村民户籍档案等。3.短期保管：一般性的行政管理文件、临时性的统计报表、日常工作记录等。（四）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，重点检查档案的数量、保管状况、利用情况等。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、档案的利用（一）利用范围1.村民查阅与自身利益相关的档案，如户籍档案、社会保障档案、土地承包档案等。2.村委会成员查阅与村务管理、决策相关的档案。3.上级主管部门、审计部门、司法机关等因工作需要查阅本村档案。4.其他经村委会批准的单位或个人查阅档案。（二）利用手续1.村民查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经村委会相关负责人批准后，方可查阅。2.村委会成员查阅档案，可直接到档案管理部门查阅，但需做好查阅登记。3.上级主管部门及其他单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅内容和目的，经村委会主任批准后，由档案管理员陪同查阅，并做好查阅登记。4.司法机关查阅档案，应按照法定程序办理相关手续，档案管理员应积极配合，提供必要的协助。（三）利用方式1.查阅：档案管理员应根据查阅申请，提供相应的档案供查阅人查阅，并在查阅现场进行监督，确保档案安全。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，并注明借阅期限、归还日期等信息，经村委会主任批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。3.复制：查阅人如需复制档案，应经档案管理员同意，并按照规定的程序进行复制。复制后的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期和用途。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立村务档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入对已整理好的档案进行数字化录入，确保录入数据的准确、完整。录入过程中应建立严格的数据审核机制，对录入的数据进行多次核对，防止数据错误。（三）系统功能1.档案管理模块：实现档案的分类、编号、编目、存储等功能，方便档案的日常管理。2.检索查询模块：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案。3.利用登记模块：记录档案的查阅、借阅、复制等利用情况，便于统计和分析档案利用数据。4.安全管理模块：设置用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，保障档案信息的安全。（四）数据安全与维护1.建立数据备份制度，定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.加强对档案信息化管理系统的安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全设备，防止网络攻击和病毒入侵。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理小组成员、档案管理员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（三）鉴定方法1.审查档案的内容，判断其是否仍具有保存价值。2.查阅档案的利用情况，对利用率极低、已失去利用价值的档案进行重点审查。3.参考国家有关档案保管期限的规定和行业标准，结合本村实际情况，确定档案的鉴定结论。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经村委会主任审核批准后，方可进行销毁。3.档