收养档案管理制度规定

PAGE收养档案管理制度规定一、总则（一）目的为了加强收养档案管理，规范收养工作流程，保障收养当事人的合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中国公民收养子女登记办法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于本公司/组织所涉及的收养档案管理工作，包括收养申请的受理、审核、登记、档案整理、保管、查阅、利用及销毁等环节。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规和行业标准，确保收养档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：收养档案应真实记录收养过程中的各项信息，保证档案内容完整、准确。3.安全保密原则：采取有效措施确保收养档案的安全，防止档案信息泄露，保护收养当事人的隐私。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为收养工作及相关查询提供便利。二、收养档案的内容与分类（一）收养申请材料1.收养申请书：收养人填写的详细申请收养的意愿及相关情况说明。2.收养人的居民户口簿和居民身份证：证明收养人的身份信息。3.收养人所在单位或者村民委员会、居民委员会出具的本人婚姻状况、有无子女和抚养教育被收养人的能力等情况的证明：反映收养人的家庭及抚养能力状况。4.县级以上医疗机构出具的未患有在医学上认为不应当收养子女的疾病的身体健康检查证明：确保收养人身体状况适宜收养。5.收养查找不到生父母的弃婴、儿童的，还应当提交收养人经常居住地计划生育部门出具的收养人生育情况证明：符合计划生育相关规定。6.公安机关出具的捡拾弃婴、儿童报案的证明：对于收养弃婴、儿童的情况，证明其来源合法性。（二）收养审查材料1.收养登记机关对收养申请的受理记录：包括受理时间、受理人员等信息。2.收养登记机关对收养人情况的调查核实材料：如实地走访记录、相关人员谈话记录等。3.收养登记机关对送养人情况的审查材料：送养人的身份证明、送养意愿证明等。4.收养登记机关对被收养人情况的审查材料：被收养人的身份证明、健康状况证明等。（三）收养登记材料1.收养登记申请书：收养双方签字确认的申请登记文件。2.收养登记审批表：记录收养登记审批过程及结果。3.收养证：收养关系成立的法定凭证。（四）其他相关材料1.收养协议（如有）：收养人与送养人签订的关于收养事宜的协议。2.公证材料（如有）：经过公证的收养相关文件。3.其他与收养有关的补充材料：如特殊情况说明、相关证明文件等。（五）档案分类根据收养档案的形成阶段和内容性质，分为申请类档案、审查类档案、登记类档案及其他类档案。每类档案再按照时间顺序或收养对象等进行细分，便于管理和查找。三、收养档案的收集与整理（一）收集要求1.收养工作各环节的工作人员应及时将各自工作中形成的档案材料收集齐全，确保档案内容完整。2.对于涉及多部门协作的收养事项，各部门应明确档案交接责任，确保档案材料不遗漏、不丢失。3.收集的档案材料应真实、有效，严禁伪造、篡改档案内容。（二）整理规范1.对收集到的档案材料进行分类整理，按照档案分类标准进行排序。2.去除档案材料中的金属物，如订书钉、回形针等，确保档案安全。3.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，保证档案的可读性。4.编制档案目录，详细记录档案的类别、题名、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。四、收养档案的保管（一）保管场所1.设立专门的收养档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，确保档案保管环境安全适宜。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照档案分类顺序进行装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、起止日期等信息。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期检查和维护，防止数据丢失。电子档案应建立相应的索引目录，便于快速检索。（三）保管期限1.收养档案的保管期限根据相关法律法规和档案性质确定。一般情况下，收养登记类档案应永久保管，收养申请和审查类档案保管期限为[X]年。2.对于超过保管期限的档案应进行鉴定，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。五、收养档案的查阅与利用（一）查阅权限1.收养当事人及其监护人、法定代理人可凭有效身份证件查阅本人的收养档案。2.司法机关、行政机关因工作需要查阅收养档案的，应出具相关证明文件，并履行查阅登记手续。3.其他单位或个人因特殊原因需要查阅收养档案的，须经本公司/组织负责人批准，并严格按照规定查阅。（二）查阅程序1.查阅人应填写查阅申请表，注明查阅目的、档案类别、查阅内容等信息。2.档案管理人员对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，安排查阅场所，并提供必要的查阅设备。3.查阅人应在指定场所查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损毁、抽取档案材料。（三）利用规定1.因工作需要复印、摘录收养档案内容的，须经档案管理人员同意，并登记复印、摘录的内容及用途。2.收养档案的利用应严格遵循保密规定，不得将档案信息泄露给无关人员或用于非规定用途。六、收养档案的统计与鉴定（一）统计工作1.建立收养档案统计制度，定期对收养档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析。2.统计数据应准确、及时，为档案管理决策提供依据。统计报表应按照规定格式填写，并按时报送相关部门。（二）鉴定工作1.成立收养档案鉴定小组，负责对超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定小组应由档案管理部门、收养业务部门及相关法律专业人员组成。2.鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案应编制销毁清单，经本公司/组织负责人批准后，按照规定程序进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底、安全。七、收养档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责收养档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度。2.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。3.监督检查收养档案管理工作的执行情况，及时解决工作中出现的问题。4.审核档案的查阅、利用申请，批准档案的鉴定、销毁等事项。（二）档案管理人员职责1.负责收养档案的收集、整理、保管、查阅、利用等具体工作。2.严格遵守档案管理规定，确保档案信息安全。3.定期对档案进行检查、核对，及时发现并处理档案存在的问题。