大学社团档案管理制度

PAGE大学社团档案管理制度一、总则（一）目的为加强大学社团档案管理，确保社团档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社团活动、组织建设、历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校所有正式注册的学生社团。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社团档案由社团指定专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映社团活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则：档案的整理和保管应便于查询和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理职责（一）社团管理部门职责1.负责制定和完善社团档案管理制度，并监督执行。2.指导和检查社团档案管理工作，对档案管理工作成绩突出的社团和个人进行表彰和奖励。3.定期组织社团档案管理人员的培训，提高档案管理水平。（二）社团负责人职责1.负责本社团档案管理工作的组织和领导，确保档案管理工作的顺利开展。2.督促本社团档案管理人员及时收集、整理、归档各类档案资料。3.对本社团档案的真实性、完整性和安全性负责。（三）社团档案管理人员职责1.负责本社团档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等具体工作。2.建立健全社团档案管理台账，及时记录档案的收集、整理、借阅、归还等情况。3.定期对档案进行清查和核对，确保档案的准确无误。4.严格遵守档案管理规定，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案分类与编号（一）档案分类1.社团基本信息类：包括社团章程、注册登记表、组织机构成员名单、社团简介等。2.活动策划与总结类：各类活动的策划书、活动方案、活动总结、活动照片、视频等。3.会议记录类：社团例会、理事会会议、会员大会等会议的记录。4.财务档案类：社团经费收支账目、发票、报销凭证等。5.获奖荣誉类：社团获得的各级各类奖项、荣誉证书等。6.其他类：不属于以上分类的其他重要文件和资料。（二）编号规则为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用“社团名称缩写+年份+档案类别代码+流水号”的形式，具体如下：1.社团名称缩写：取社团名称的前三个汉字拼音首字母。2.年份：档案形成的年份，采用公元纪年，如“2023”。3.档案类别代码：按照档案分类设置相应的代码，如“J”代表社团基本信息类，“H”代表活动策划与总结类，“K”代表会议记录类，“C”代表财务档案类，“R”代表获奖荣誉类，“Q”代表其他类。4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。例如，某社团2023年的社团章程编号为：STQ2023J001。四、档案收集与整理（一）收集范围1.社团在成立、发展过程中形成的各类文件、资料、记录等。2.社团组织的各项活动所产生的策划书、方案、总结、照片、视频等。3.社团与校内外其他组织、机构的往来文件、信函、协议等。4.社团成员的个人信息、获奖情况、参与社团活动记录等。5.其他与社团相关的重要资料。（二）收集要求1.档案管理人员应及时收集社团活动中产生的各类文件和资料，确保档案的完整性。2.收集的档案应内容真实、字迹清晰、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并进行备份保存。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.同一类档案按照时间顺序或重要程度进行排列，编号后装订成册或装入档案盒。3.编制档案目录，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查询和利用。五、档案保管（一）保管场所社团应设立专门的档案保管室，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗设施，确保档案的安全保管。档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。（二）保管期限1.社团基本信息类：永久保存。2.活动策划与总结类：根据活动的重要程度和影响力确定保管期限，一般为35年，重要活动的相关档案可适当延长保管期限。3.会议记录类：保管期限为3年。4.财务档案类：按照国家财务档案管理规定执行，一般为1015年。5.获奖荣誉类：永久保存。6.其他类：根据实际情况确定保管期限，一般为35年。（三）档案清查1.社团档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案的数量、质量和保管情况符合要求。2.清查过程中发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或更换。3.对清查结果进行记录，形成档案清查报告，报社团负责人和社团管理部门备案。六、档案借阅与利用（一）借阅范围社团成员因工作需要，经社团负责人批准，可以借阅本社团的相关档案。校外单位或个人因特殊原因需要查阅社团档案的，须经社团管理部门同意，并办理相关手续。（二）借阅手续1.社团成员借阅档案时，应填写《社团档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅日期、归还日期等信息。2.社团负责人对借阅申请进行审批，签字同意后方可借阅。3.校外单位或个人查阅档案时，请携带单位介绍信或个人有效身份证件，填写《社团档案查阅申请表》，经社团管理部门审核批准后，由社团档案管理人员陪同查阅。（三）借阅期限社团成员借阅档案的期限一般不得超过两周，如需延期使用，应办理续借手续。校外单位或个人查阅档案的期限根据实际情况确定，最长不得超过一周。（四）借阅要求1.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、转借、复印档案内容。2.借阅人员应在规定的期限内归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前办理续借手续。3.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。（五）档案利用社团档案管理人员应积极主动地为社团成员和其他需要利用档案的人员提供服务，充分发挥档案的作用。根据利用需求，可提供档案原件、复印件、电子文档等形式的档案资料，并协助利用人员进行档案信息的整理和分析。七、档案保密与安全（一）保密措施1.社团档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。2.对涉及社团机密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取加密存储、限制访问等措施进行保密管理。3.在档案借阅、利用过程中，借阅人员应遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范工作，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施，确保档案的安全。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.对电子档案应采取备份存储、数据加密等措施，防止数据丢失和泄露。4.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应及时采取措施进行处理，最大限度地减少损失。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立由社团负责人、档案管理人员和相关专业人员组成的档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案保管期限的规定，对到期档案进行逐卷审查，确定档案的存毁价值。2.对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写《社团档案销毁申请表》，报社团管理部门审批。（四）销毁程序1.经社团管理部门批准后，由档案鉴定小组指定专人负责档案的销毁工作。2.销毁档案时，应采用适