科室档案管理各项制度

PAGE科室档案管理各项制度一、总则（一）目的为加强科室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科室内部所有档案的管理工作，包括但不限于医疗文件、科研资料、行政管理文件、人事档案等各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则科室档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实、准确地反映科室的工作实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则保证档案资料的齐全、完整，涵盖科室工作的各个方面，避免重要信息遗漏。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及科室机密、患者隐私等内容的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案分类和检索体系，提高档案查阅和利用效率，满足科室工作和业务发展的需要。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责科室档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行定期检查和核对，确保档案的安全和完整。4.负责档案的借阅、归还登记工作，严格按照规定办理借阅手续，及时催还借阅档案。5.做好档案的数字化处理工作，建立电子档案数据库，提高档案管理的信息化水平。6.协助科室其他人员查阅和利用档案，提供必要的档案信息服务。7.参与档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序进行档案的销毁处理。（二）科室成员档案管理职责1.各岗位工作人员应及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全，按照档案管理要求进行整理后移交档案管理人员。2.在工作中应妥善保管好属于个人职责范围内的档案资料，不得擅自销毁、涂改或丢失。3.因工作需要查阅档案时，应按照规定办理借阅手续，并在规定时间内归还。4.积极配合档案管理人员做好档案管理工作，提供必要的协助和支持。三、档案收集与整理（一）收集范围1.医疗文件包括病历、医嘱单、检查检验报告、手术记录、护理记录等各类医疗文书。2.科研资料科研项目申请书、研究方案、实验数据、论文发表记录等。3.行政管理文件科室工作计划、总结、会议记录、规章制度、请示报告、通知等。4.人事档案员工个人基本信息、入职材料、考核评价、培训记录、奖惩情况等。5.其他档案与科室工作相关的合同协议、设备资料、财务报表、宣传资料等。（二）收集要求1.各岗位工作人员应在工作完成后及时将形成或收到的文件材料进行收集，确保档案的及时性和完整性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性和可读性。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、内容、时间等因素进行分类，一般分为医疗、科研、行政、人事等类别，每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和扩展性原则，采用数字或字母与数字相结合的方式进行编制。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索和查阅档案。4.装订对纸张较多、较厚的档案材料进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件内容。四、档案分类与编号（一）分类标准1.医疗档案按照病历类型、科室、患者姓名等进行分类。例如，内科病历、外科病历、妇产科病历等；每个科室下再按照患者姓名的字母顺序排列。2.科研档案按照科研项目类别、项目编号、研究阶段等进行分类。如基础研究项目、临床研究项目；项目编号下再细分立项阶段、研究过程、结题验收等阶段的档案。3.行政档案按照文件性质、年度、月份等进行分类。例如，工作计划类、工作总结类、会议纪要类等；年度下再按照月份顺序排列。4.人事档案按照员工类别、档案内容模块等进行分类。如正式员工档案、临时员工档案；档案内容模块包括个人基本信息、工作经历、培训记录、考核评价等。（二）编号规则1.档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的格式。例如，2023YL001，表示2023年的医疗档案，流水号为001。2.类别代码采用大写字母表示，如YL代表医疗档案，KY代表科研档案，XZ代表行政档案，RS代表人事档案。3.流水号为三位数，从001开始依次递增，确保每个类别下的档案编号具有唯一性。五、档案保管与存储（一）保管要求1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好，温度和湿度符合档案保管要求。2.档案应分类存放于档案架上，排列整齐有序，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，如有问题及时采取措施进行处理。4.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经许可不得进入库房。（二）存储方式1.纸质档案采用档案盒或档案夹进行装订和存放，档案盒或档案夹应标明档案类别、编号、题名等信息。2.电子档案建立电子档案数据库，将电子档案按照分类和编号进行存储。同时，定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。六、档案借阅与利用（一）借阅范围科室内部人员因工作需要可借阅本科室档案。涉及科室机密、患者隐私等重要档案，需经科室负责人批准后方可借阅。（二）借阅手续1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息。2.将申请表提交给档案管理人员，档案管理人员根据规定进行审核。3.审核通过后，档案管理人员办理借阅登记手续，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称及编号、借阅时间、预计归还时间等信息，并向借阅人发放档案。（三）借阅期限一般档案借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅时间，借阅人应提前向档案管理人员提出申请，经批准后方可延期。（四）归还要求借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，归还时档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。（五）利用规定1.档案利用应遵循保密原则，不得擅自将档案内容泄露给无关人员。2.如需复印、摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并在指定地点进行操作，复印件和摘抄件应注明出处和用途。3.利用档案开展工作时，应确保档案的安全和完整，不得随意更改、涂抹档案内容。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和合理性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由科室负责人、档案管理人员及相关业务骨干组成。鉴定小组负责对档案进行全面审查和评估，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）保管期限划分1.永久保管反映科室主要职能活动和历史面貌，对科室工作、科研、教学等具有长远利用价值的档案，如重要的医疗病历、科研成果、规章制度文件原件等。2.定期保管在一定时期内对科室工作有查考利用价值的档案，保管期限分为[X]年和[X]年。定期保管期满后，经鉴定小组鉴定仍有保存价值的档案，可以延长保管期限；确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.将《档案销毁清单》提交科室负责人审核批准。3.批准后，由档案管理人员会同两名以上监销人员在指定地点对档案进行销毁。销毁过程应进行记录，监销人员在销毁记录上签字确认。4.销毁完毕后，将《档案销毁清单》及销毁记录归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的科室档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化采集1.对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行格式转换和图像处理，使其符合电子档案存储和管理的标准。3.建立电子档案元数据，对电子档案的题名、日期、来源、保管期限等信息进行详细记录，以便于检索和利用。（三）存储与管理1.将数字化档案存储于服务器或存储设备中，采用磁盘阵列、磁带库等多种存储方式进行备份，确保数据的安全性和可靠性。2.利用档案信息化管理系统对电子档案进行分类、编号、编目等管理操作，实现电子档案与纸质档案的同步管理。（四）检索与利用1.在档案信息化管