学校工会档案管理制度

PAGE学校工会档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校工会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，更好地服务学校工会工作及教职工，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校工会在各项工作活动中形成的具有保存价值的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：学校工会档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映学校工会工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集和整理学校工会工作中产生的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及学校工会机密及教职工个人隐私的档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立学校工会档案管理领导小组，由工会主席担任组长，副主席担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案管理工作，审议档案管理的重大事项，监督档案管理制度的执行情况。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。3.按照规定的程序和要求，为档案查阅者提供服务，办理档案查阅、借阅手续。4.负责档案管理设施设备的维护和管理，保证档案存放环境符合要求。5.积极参与档案信息化建设，推动档案管理工作的现代化。三、档案的分类与编号（一）分类学校工会档案分为以下几大类：1.综合类：包括工会工作计划、总结、报告、会议记录、大事记等。2.组织建设类：涵盖工会会员信息、会员代表大会资料、工会组织架构变更等文件。3.权益维护类：涉及教职工权益保障相关政策文件、教职工诉求处理记录、劳动争议调解材料等。4.文体活动类：包含各类文体活动方案、活动照片、获奖情况等资料。5.财务类：如工会经费收支预算、决算报表、财务凭证等。6.其他类：不属于上述分类的其他重要文件和资料。（二）编号对每一类档案进行编号，编号采用数字编码方式，确保编号的唯一性和系统性。例如：1.综合类档案编号为01×××，其中01代表综合类，×××为具体档案顺序号。2.组织建设类档案编号为02×××。3.权益维护类档案编号为03×××。4.文体活动类档案编号为04×××。5.财务类档案编号为05×××。6.其他类档案编号为06×××。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应及时将在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等移交档案管理人员。移交时需填写档案移交清单，注明档案名称、数量、形成时间等信息。2.档案管理人员应主动跟踪学校工会各项工作进展，及时收集相关档案，确保档案收集的及时性和完整性。3.对于重要活动、会议等形成的档案，档案管理人员应提前介入，进行现场记录和资料收集。（二）整理1.档案管理人员按照分类标准对收集到的档案进行分类。2.对每一份档案进行整理，去除不必要的附件，确保档案内容清晰、完整。3.按照档案编号顺序，对档案进行排列，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅。4.对破损或褪色的档案进行修复，确保档案的可读性。五、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案：涉及学校工会重大决策、重要历史资料、教职工权益保障关键文件等。2.长期保管的档案：一般为10年以上，如工会工作计划、总结、重要活动资料等。3.短期保管的档案：一般为110年，如一般性的会议记录、临时性活动资料等。（二）保管方式1.档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应采用密集架存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份，存储在安全的存储设备上，并定期进行检查和维护。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、烟雾报警器、防盗门窗等，并定期进行检查和维护。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.校内各部门因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字后交档案管理人员。2.档案管理人员根据申请表进行审核，符合查阅条件的，提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案时，查阅人应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等，经工会主席批准后交档案管理人员。2.档案管理人员对借阅申请表进行审核，批准借阅的，办理借阅手续，收取借阅押金（根据档案重要程度和借阅期限确定），并在档案借阅登记簿上记录借阅信息。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅期满，借阅人应按时归还档案，档案管理人员检查档案无损坏、丢失等情况后，退还借阅押金。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理领导小组组织相关人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于失去保存价值的档案，提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，编制档案销毁清单，注明档案编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经档案管理领导小组审核批准后，由档案管理人员负责组织销毁。销毁档案时，应指定专人监销，确保销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单存档。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现学校工会档案的信息化管理，提高档案管理工作的效率和服务水平，方便档案的查阅和利用。（二）档案数字化1.对重要的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。扫描分辨率应符合档案管理要求，确保电子档案的清晰度和可读性。2.对电子档案进行分类、编号、著录，建立与纸质档案相对应的电子档案目录，便于检索和查询。（三）信息化系统管理1.选用合适的档案管理信息化系统，实现档案的在线收集、整理、存储、查阅、借阅等功能。2.档案管理人员应熟练掌握信息化系统的操作