档案室安全保密管理制度

PAGE档案室安全保密管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室的安全保密管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，防止档案信息的泄露、篡改和丢失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施防止各类安全事故的发生。2.保密原则：严格遵守国家保密法律法规，对档案信息进行保密，防止信息泄露。3.规范管理原则：建立健全档案管理制度，规范档案管理流程，确保档案管理工作的标准化、规范化。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.制定档案管理制度和工作流程，并组织实施。3.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和安全保密意识。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整和安全。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实、完整。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交档案室。3.配合档案室做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。4.熟练掌握档案管理系统的操作，为档案的查阅、借阅等提供服务。5.定期对档案进行检查和维护，确保档案的质量。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各类文件、合同、协议、报表、报告、信函、会议记录、工作计划、总结等。2.公司重要活动的照片、录像、音频等资料。3.公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。4.公司财务档案、审计档案等。5.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造。3.对收集到的档案资料应进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、装订。（三）整理方法1.分类：根据档案的性质、内容、时间等因素，将档案分为不同的类别，如文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，确保编号的系统性和连续性。3.装订：对零散的档案资料进行装订，使其成为一个整体。装订应整齐、牢固，便于查阅和保存。4.编目：编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于快速查找和利用档案。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案形成部门应在规定的时间内将整理好并经初步审核的档案移交档案室。2.档案室应对移交的档案进行认真核对，确保档案的质量符合要求。3.对符合归档要求的档案，应及时进行归档，按照档案分类方案进行存放。（二）保管期限1.根据档案的重要程度、保存价值等因素，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司的重要文件、合同、协议、财务报表等；长期保管的档案一般为10年以上，如公司的一般性文件、业务档案等；短期保管的档案为10年以下，如一般性的通知、简报等。（三）保管条件1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全的介质上，如光盘、磁带等。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。（四）档案清查与盘点1.档案室应定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查和盘点工作应制定详细的计划，明确清查的范围、方法、时间和人员分工。3.对清查和盘点中发现的问题，应及时进行处理，并做好记录。如发现档案丢失、损坏或泄露等情况，应立即采取措施进行补救，并向上级报告。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅的档案名称、查阅目的、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案室查阅。2.档案室应根据查阅申请表，提供相应的档案，并对查阅过程进行监督。查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如需复印档案资料，应经档案室负责人同意，并按照规定的程序进行复印。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅的档案名称、借阅目的、借阅时间等信息，并经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。借阅期满后，应及时将档案归还档案室。（三）特殊情况处理1.涉及公司机密的档案，原则上不得查阅和借阅。如因特殊情况需要查阅或借阅的，应经公司领导批准，并严格按照保密规定进行操作。2.外单位人员因工作需要查阅或借阅公司档案的，应持单位介绍信，并经公司领导批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅的档案应严格按照规定的程序进行管理，确保档案的安全。六、档案保密管理（一）保密措施1.档案室应设置专门的档案库房，并安装必要的安全保密设施，如门禁系统、监控系统、防盗报警装置等。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。对涉及公司机密的档案，应实行专人专管，严格控制查阅和借阅范围。3.在档案整理、归档、保管、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，如对档案进行加密存储、对查阅人员进行身份验证等。4.对废弃的档案资料，应按照规定进行销毁，不得随意丢弃。销毁档案时，应进行登记，并由专人负责监督销毁过程。（二）保密教育1.公司应定期对员工进行档案安全保密教育，提高员工的安全保密意识。2.档案管理人员应参加专门的档案安全保密培训，掌握档案管理的安全保密知识和技能。3.在新员工入职培训中，应将档案安全保密知识作为重要内容进行培训，使新员工了解档案管理的重要性和保密要求。（三）保密监督与检查1.公司应建立档案安全保密监督检查制度，定期对档案管理工作进行监督检查。2.对违反档案安全保密制度的行为，应及时进行纠正，并按照公司的规定进行处理。情节严重的，应依法追究相关人员的责任。3.档案室应定期对档案安全保密措施的执行情况进行自查，发现问题及时整改。同时，应积极配合公司的监督检查工作，提供必要的资料和信息。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过档案管理信息系统，可以实现档案的快速检索、查阅和借阅，方便员工使用档案资料。3.利用档案管理信息系统，对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等过程进行全程记录和监控，确保档案管理工作的规范和安全。（二）系统功能要求1.档案录入功能：能够准确录入档案的基本信息、内容摘要等，支持多种格式的文件上传。2.检索查询功能：提供灵活多样的检索方式，如按关键词、日期、类别等进行检索，可以快速定位到所需档案。3.借阅管理功能：实现档案借阅的在线申请、审批、登记和归还等流程管理。4.权限管理功能：根据不同人员角色设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全。5.数据备份与恢复功能：定期对档案数据进行备份，并具备数据恢复能力，防止数据丢失。（三）数据维护与安全1.档案管理人员应定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，确保数据的准确性和完整性。2.加强对档案管理信息系统的安全防护，设置防火墙、安装杀毒软件等，防止数据被非法入侵和篡改。3.对档案管理信息系统的操作日志进行记录和保存，以便进行审计和追溯。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、合理处置的原则，确保档案鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核和批准。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、保管状况等进行全面审查，分析档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和公司的实际情况，确定档案的保管期限是否合理，是否需要调整。3.根据档案的鉴定结果，提出档案的处置意见，包括继续保存、销毁等。（四）销毁程序1.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，详细记录档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案鉴定小组审核通过后，报公司领导批准。3.按照批准的《档案销毁清单》，组织专人对档案进行销毁。销毁档案时，应采用适