工广人事档案管理制度

PAGE工广人事档案管理制度一、总则（一）目的为加强工广人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工广全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案应如实反映员工的真实情况，确保档案信息的准确性和可靠性。2.完整性原则：全面收集员工的各类人事信息，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保密人事档案内容，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变动和个人发展，及时更新档案信息。二、档案内容（一）个人基本信息1.员工的姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.身份证号码、联系方式、家庭住址等。（二）学历学位1.最高学历、毕业院校、所学专业、学位证书编号等。2.学历认证材料。（三）工作经历1.历任工作单位、职位、工作时间、工作职责及业绩等。2.离职证明、工作调动审批表等相关材料。（四）培训经历1.参加的各类培训课程、培训时间、培训机构等。2.培训证书及相关证明材料。（五）职业资格证书1.取得的各类职业资格证书，如专业技术资格证书、职业技能等级证书等。2.证书编号、颁发机构、有效期等信息。（六）奖惩情况1.获得的各类奖励，包括奖励名称、颁发单位、时间等。2.受到的各类处罚，包括处罚原因、处罚单位、时间等。（七）薪酬福利1.工资待遇、奖金发放记录等。2.社保、公积金缴纳情况等。（八）劳动合同1.签订的劳动合同文本。2.续签、解除、终止劳动合同的相关材料。（九）其他材料1.员工的健康体检报告。2.员工的个人述职报告、工作总结等。三、档案收集与整理（一）收集渠道1.员工入职时提交的个人资料。2.各部门在工作中形成的与员工相关的材料，如考核评价、奖惩决定等，及时移交人事部门。3.员工主动提交的其他与人事档案相关的材料。（二）整理要求1.按照档案内容的分类，对收集到的材料进行分类整理。2.每份材料应齐全完整，如有破损、缺失应及时修复或补充。3.材料应使用A4纸张，左侧装订，保持整齐美观。4.对每份材料进行编号，并填写档案目录，注明材料名称、日期、来源等信息。四、档案保管（一）保管部门工广设立专门的人事档案保管室，由人事部门负责档案的日常保管工作。（二）保管设施1.档案保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.配备必要的档案柜、档案盒、装订机等设备。（三）保管期限1.人事档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括员工的重要履历、重大奖惩、劳动合同等。3.长期保管的档案期限为10年以上，主要包括员工的一般履历、培训经历、职业资格证书等。4.短期保管的档案期限为5年以下，主要包括员工的临时性材料、一般性通知等。（四）档案清查1.定期对人事档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案的完整性、准确性、保管情况等。3.对清查中发现的问题及时进行处理，如补充缺失材料、修复破损档案等。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的人事档案。2.因工作需要，经工广领导批准，相关部门可以查阅员工的人事档案。3.外单位因特殊原因需要查阅工广员工人事档案的，须持单位介绍信和查阅人有效身份证件，经工广领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息。2.申请表经审批后，查阅人到人事档案保管室查阅档案。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出保管室。4.查阅人不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换或损坏档案材料。（三）借阅权限1.因工作需要，经工广领导批准，员工本人或相关部门可以借阅人事档案。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等信息。2.申请表经审批后，借阅人到人事档案保管室办理借阅手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于其他无关用途。4.借阅期满，借阅人应及时归还档案，人事部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。六、档案转递（一）转递原因1.员工离职、调动工作单位等。2.根据国家有关规定或工广要求，需要将档案转递至其他单位或部门。（二）转递程序1.人事部门根据员工的转递原因，开具《人事档案转递通知单》。com2.将转递通知单及档案材料密封后，通过机要交通或专人送取的方式转递至接收单位。3.接收单位收到档案后，应在转递通知单回执上签字盖章，并及时将回执返回工广人事部门。（三）转递要求1.档案转递应严格按照规定的程序进行，确保档案安全、准确、及时转递。2.转递的档案应齐全完整，不得扣留或分批转递。3.对转递过程中出现的问题，如档案丢失、损坏等，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。七、档案信息化管理（一）建立人事档案信息系统1.利用现代信息技术，建立工广人事档案信息系统，实现档案信息的电子化管理。2.信息系统应具备档案录入、查询、统计、分析等功能，提高档案管理工作效率。（二）数据录入与维护1.安排专人负责将人事档案中的各类信息录入信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对信息系统中的数据进行维护和更新，及时反映员工的最新人事信息。（三）信息安全管理1.加强人事档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。2.定期对信息系统进行备份，防止数据丢失。3.采取必要的安全防护措施，如防火墙、杀毒软件等，保障信息系统的安全运行。八、档案管理人员职责（一）档案管理员职责1.负责档案资料的收集、整理、归档、保管等工作。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.做好档案的安全保密工作，防止档案信息泄露。4.定期对档案进行清查和统计，及时向上级领导汇报档案管理情况。5.协助有关部门查阅和借阅档案，提供必要的服务。（二）部门负责人职责1.负责本部门员工人事档案材料的收集、整理和