供方档案管理制度

PAGE供方档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司对供方的管理，规范供方档案的建立、维护和使用，确保供方提供的产品和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于与公司有业务往来的所有供方，包括原材料供应商、零部件供应商、服务提供商等。（三）职责分工1.采购部门负责供方的开发、评估、选择和日常管理工作。组织建立和更新供方档案，确保档案信息的完整性和准确性。定期对供方进行绩效评估，并根据评估结果提出改进建议或采取相应措施。2.质量部门参与供方的评估和选择过程，提供质量方面的专业意见。负责对供方提供的产品进行质量检验和监督，及时反馈质量问题。协助采购部门对质量不合格的供方进行处理。3.技术部门在新产品开发或技术改进时，提供对供方技术能力和产品要求的相关信息。参与对供方技术文件和资料的审核，确保其符合公司技术标准。4.财务部门负责审核与供方相关的财务往来，确保账目清晰、准确。根据采购合同和付款政策，办理供方款项支付手续。5.其他相关部门根据各自职责，配合采购部门做好供方管理工作，提供必要的信息和支持。二、供方档案的建立（一）供方信息收集1.在与潜在供方首次接触时，采购部门应要求供方提供以下基本信息：企业法人营业执照副本复印件。税务登记证副本复印件。组织机构代码证副本复印件（如已办理“三证合一”，则提供营业执照副本复印件）。法定代表人身份证明书及身份证复印件。联系人姓名、职务、联系方式（电话、传真、电子邮箱等）。企业简介，包括经营范围、生产能力、设备状况、人员规模等。产品或服务介绍，包括产品规格、型号、质量标准、价格体系等。质量管理体系认证文件（如ISO9001质量管理体系认证、ISO14001环境管理体系认证等）。其他相关资质证书（如行业许可证、产品认证证书等）。2.采购部门应通过实地考察、市场调研、行业交流等方式，进一步收集供方的详细信息，包括：生产经营场所情况，如厂房面积、布局、生产环境等。生产设备清单及运行状况。原材料供应渠道及质量控制情况。生产工艺流程图及关键工序控制文件。人员培训计划及执行情况。售后服务承诺及能力。以往业绩及客户评价。（二）供方档案内容1.供方基本信息企业名称、法定代表人、地址、联系方式等。营业执照注册号、税务登记号、组织机构代码号等。经营范围、经营期限等。2.资质证明文件企业法人营业执照副本复印件。税务登记证副本复印件。组织机构代码证副本复印件（如已办理“三证合一”，则提供营业执照副本复印件）。法定代表人身份证明书及身份证复印件。质量管理体系认证文件（如ISO9001质量管理体系认证、ISO14001环境管理体系认证等）。其他相关资质证书（如行业许可证、产品认证证书等）。3.产品或服务信息产品或服务名称、规格、型号、质量标准等。产品价格清单及价格调整机制。产品样本、说明书、技术文件等。4.生产经营信息生产经营场所情况，如厂房面积、布局、生产环境等。生产设备清单及运行状况。原材料供应渠道及质量控制情况。生产工艺流程图及关键工序控制文件。人员培训计划及执行情况。注：此处可根据实际情况进一步细化，如人员数量、专业构成、培训课程内容、培训时间安排等。5.业绩及评价信息以往与公司的业务往来记录，包括订单数量、交货期、产品质量情况等。其他客户的评价及反馈意见。6.合同及协议文件与公司签订的采购合同、服务协议等。合同执行过程中的变更记录、补充协议等。7.其他重要信息供方的环保情况，如污染物排放达标情况、环保措施落实情况等。供方的安全生产情况，如安全生产许可证、安全管理制度、安全事故记录等。其他与公司业务相关的重要信息，如知识产权归属、保密协议等。（三）档案建立流程1.采购部门负责收集供方信息，并进行初步整理和审核。2.将审核后的供方信息录入公司的供方档案管理系统，建立电子档案。同时，将纸质文件进行分类归档，妥善保存。3.在供方档案管理系统中，为每个供方建立唯一的档案编号，并按照档案内容的分类进行详细记录。4.档案建立完成后，采购部门应组织相关部门对档案进行会审，确保档案信息的完整性和准确性。会审通过后，档案正式生效。三、供方档案的维护（一）定期更新1.采购部门应定期对供方档案进行更新，确保档案信息的时效性。一般情况下，每年至少进行一次全面更新。2.在更新供方档案时，采购部门应重点关注以下内容的变化：供方的基本信息，如企业名称、法定代表人、地址、联系方式等。供方的资质证明文件，如营业执照、资质证书等的有效期及变更情况。供方的产品或服务信息，如产品规格、型号、质量标准、价格等的调整情况。供方的生产经营信息，如生产设备更新、人员变动、原材料供应渠道变化等。供方的业绩及评价信息，如新增业务往来记录、客户评价变化等。3.对于供方档案中的重要信息变更，采购部门应及时通知相关部门，并组织进行评审和决策。如涉及到合同条款的变更，应按照合同管理规定办理相关手续。（二）动态维护1.在日常业务往来中，采购部门应及时收集和记录与供方相关的各类信息，并更新到供方档案中。对于供方提供的产品质量信息，质量部门应及时反馈质量检验结果，采购部门将质量问题及处理情况记录到供方档案中。对于供方的交货期执行情况，采购部门应跟踪记录实际交货时间与合同约定交货期的差异，并分析原因，将相关信息更新到供方档案中。对于供方的售后服务情况，客户反馈的问题及处理结果应及时反馈给采购部门，采购部门进行整理后更新到供方档案中。2.当公司与供方之间发生重大事件或问题时，采购部门应及时对供方档案进行专项维护。如供方发生质量事故、安全事故、环保违规等重大问题，采购部门应详细记录事件经过、原因分析、处理结果等信息，并对供方的整改措施及效果进行跟踪评估，将相关情况及时更新到供方档案中。如公司与供方之间发生合同纠纷、法律诉讼等重大事件，采购部门应收集相关法律文件、处理过程记录等信息，更新到供方档案中，并根据事件进展情况及时调整档案内容。（三）信息安全管理1.公司应建立严格的供方档案信息安全管理制度，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。2.对供方档案管理系统进行安全防护，设置不同级别的用户权限，限制对档案信息的访问范围。只有经过授权的人员才能访问和修改供方档案信息。3.定期对供方档案管理系统进行数据备份，防止数据丢失或损坏。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。4.加强对档案管理人员的安全培训，提高其信息安全意识，防止因人为疏忽导致信息泄露。5.在与供方共享档案信息时，应遵循相关法律法规和公司规定，签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保信息共享过程中的安全。四、供方档案的使用（一）查询与借阅1.公司内部各部门因工作需要查询供方档案信息时，应填写《供方档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容等，经部门负责人审批后，提交给采购部门。2.采购部门负责审核查询申请，对于符合规定的申请，应及时提供相应的档案信息。查询人员应在指定地点查阅档案，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。3.如因特殊情况需要借阅供方档案，借阅人员应填写《供方档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经部门负责人和采购部门负责人审批后，方可办理借阅手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记或损坏。借阅期限届满后，应及时归还档案。如因特殊原因需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。（二）决策支持1.在供方选择、评估、采购决策等过程中，采购部门应充分利用供方档案信息，为决策提供依据。通过分析供方的资质、业绩、产品质量、价格等方面的信息，评估供方的综合实力和合作潜力，选择合适的供方。在与供方进行商务谈判时，参考供方档案中的历史交易价格、质量情况等信息，争取有利的合作条件。在对供方进行绩效评估时，依据供方档案中的相关记录，客观公正地评价供方的表现，提出改进建议或采取相应措施。2.其他相关部门在涉及与供方相关的业务决策时，也应参考供方档案信息，确保决策的科学性和合理性。（三）信息共享1.采购部门应根据公司内部管理需要，定期向相关部门提供供方档案的汇总信息或特定信息，以便各部门了解供方整体情况，协同开展工作。2.在公司与供方进行业务合作过程中，如需要向供方提供部分档案信息，采购部门应按照公司规定进行审核和审批，确保信息共享符合法律法规和公司利益要求。同时，应与供方签订保密协议，明确信息使用范围和保密责任。五、供方档案的评估与考核（一）评估指标1.质量指标产品合格率：统计供方提供产品的合格数量与总交付数量的比例，反映产品质量水平。质量投诉率：计算因供方产品质量问题导致的客户投诉次数与交付产品数量的比例，衡量质量稳定性。质量改进情况：考察供方针对质量问题采取的改进措施及效果，如质量问题发生率的下降趋势等。2.交货期指标按时交货率：统计供方按时交货的订单数量与总订单数量的比例，体现交货及时性。交货期延误天数：计算供方实际交货日期与合同约定交货日期的延误天数总和，反映交货期执行情况。3.价格指标价格合理性：对比市场同类产品价格，评估供方提供产品或服务的价格是否合理。价格波动情况：分析供方价格调整的频率和幅度，判断价格稳定性。4.服务指标售后服务响应时间：统计供方接到客户售后服务需求后作出响应的平均时间，衡量服务效率。售后服务满意度：通过客户反馈调查，计算客户对供方售后服务的满意程度。5.合作配合指标沟通协作情况：评估供方与公司各部门之间的沟通协作顺畅程度，包括信息传递及时性、问题解决效率等。配合公司项目情况：考察供方在公司新产品开发、项目推进等过程中的配合程度和贡献。（二）评估周期1.采购部门应定期对供方进行评估，原则上每半年进行一次全面评估。2.在特殊情况下，如供方发生重大质量问题、交货期严重延误等，应及时对供方进行专项评估。（三）考核方式1.采购部门负责组织对供方的评估工作，成立评估小组，成员包括采购部门、质量部门、技术部门等相关人员。2.评估小组根据收集到的供方相关数据和信息，按照评估指标体系对供方进行打分评价。3.根据评估得分，将供方分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。优秀：得分在[具体分数区间1]以上，表明供方在各方面表现出色，能够持续稳定地为公司提供优质的产品和服务。良好：得分在[具体分数区间2]至[具体分数区间1]之间，供方整体表现较好，但仍有一定的提升空间。合格：得分在[具体分数区间3]至[具体分数区间2]之间，供方基本能够满足公司要求，但在某些方面存在一些问题，需要加以改进。不合格：得分在[具体分数区间3]以下，表明供方在质量、交货期、服务等方面存在严重问题，不能满足公司业务需求。4.采购部门根据评估结果，对不同等级的供方采取相应的考核措施：对于优秀供方，给予适当的奖励，如增加订单份额、优先付款、提供合作优惠政策等，并在公司内部进行通报表扬，鼓励其继续保持良好表现。对于良好供方，与供方进行沟通，反馈评估结果，共同分析存在的问题，提出改进建议，帮助