江苏科研档案管理制度

PAGE江苏科研档案管理制度一、总则（一）目的为加强江苏科研档案管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科研档案在科技创新、经济发展和社会进步中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于江苏省行政区域内从事科研活动的各类企事业单位、科研机构、高等院校等组织（以下统称“科研单位”）。（三）基本原则1.集中统一管理原则科研单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责科研档案管理工作，对本单位科研活动中形成的各类档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.完整准确原则科研档案应全面、真实地反映科研活动的全过程，包括科研项目的立项、研究、试验、验收等各个环节，保证档案内容的准确性和可靠性。3.安全保密原则加强科研档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。同时，严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科研档案进行保密管理。4.方便利用原则优化科研档案管理流程，提高档案管理信息化水平，为科研人员和其他利用者提供便捷、高效的档案利用服务，充分发挥科研档案的价值。二、管理体制与职责（一）管理体制科研单位应建立健全科研档案管理体制，明确档案管理部门与科研项目管理部门、各职能部门以及科研人员之间的职责分工，形成相互协作、相互制约的工作机制。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关科研档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位科研档案管理制度并组织实施。2.负责本单位科研档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。3.指导和监督本单位各部门及科研项目组的科研文件材料形成、积累和归档工作。4.参与科研项目的立项论证、中期检查和验收等活动，负责审查科研项目档案的完整性和准确性。5.组织开展科研档案信息化建设，推进科研档案管理系统的应用和升级，提高档案管理工作效率和服务水平。6.负责科研档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的专业素质。（三）科研项目管理部门职责1.将科研项目档案管理纳入项目管理全过程，明确项目档案管理的责任人，负责组织项目文件材料的形成、积累和整理工作。2.在科研项目立项时，向档案管理部门提交项目档案管理的具体要求和工作计划。3.督促项目负责人按照档案管理要求及时整理和归档项目文件材料，确保项目档案的完整、准确和系统。4.配合档案管理部门做好项目档案的验收工作，对验收不合格的项目档案，负责督促整改。（四）各职能部门职责1.负责本部门在科研活动中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门做好科研项目档案的收集、整理和归档工作，提供相关业务资料和信息。3.配合档案管理部门开展科研档案的鉴定、统计和利用等工作。（五）科研人员职责1.负责本岗位科研文件材料的形成、积累和整理工作，并按照规定及时移交档案管理部门。2.严格遵守科研档案管理规定，确保所形成的科研文件材料真实、准确、完整。3.积极配合档案管理部门做好科研项目档案的整理、归档和验收等工作，提供必要的协助和信息。三、科研文件材料的形成与积累（一）形成要求1.科研人员在科研活动中应认真做好文件材料的形成工作，确保文件材料的原始性、真实性和准确性。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，字迹工整、图像清晰、图表准确。3.科研项目实施过程中产生的各类文件材料，包括科研项目任务书、开题报告、实验记录、研究报告、论文著作、专利申请文件、技术合同、验收报告等，均应纳入科研档案管理范围。（二）积累要求1.科研项目负责人应指定专人负责项目文件材料的积累工作，建立项目文件材料积累台账，对文件材料的形成时间、内容、来源等进行详细记录。2.在科研项目实施过程中，应及时收集、整理项目各个环节产生的文件材料，做到随项目进展同步积累，确保文件材料的完整性和系统性。3.对于重要的科研文件材料，如原始实验数据、关键技术资料等，应进行备份保存，防止丢失或损坏。四、科研档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循科研活动的规律和特点，保持科研档案的有机联系，便于保管和利用。2.按照科研项目的类别、阶段和文件材料的形成时间、来源等进行分类整理，确保档案分类科学、条理清晰。3.对科研档案进行编号、编目等工作，建立完整的检索体系，方便快速查找和利用。（二）归档要求1.科研项目完成后，项目负责人应及时组织对项目文件材料进行系统整理，并在规定时间内移交档案管理部门归档。2.归档的科研项目文件材料应齐全完整，符合档案整理要求，同时提交项目档案归档清单，注明档案的类别、数量、整理情况等。3.档案管理部门对接收的科研项目档案进行认真审核，对不符合归档要求的，应退回项目负责人重新整理。（三）整理方法1.分类科研档案一般分为科研项目档案、科研成果档案、科研机构档案、科研人员档案等类别。其中，科研项目档案按照项目立项编号进行分类，每个项目单独组卷；科研成果档案按照成果类型（如专利、论文、著作、奖励等）进行分类；科研机构档案包括机构设立、变更、资质证明等文件材料；科研人员档案包括个人基本信息、科研业绩、获奖情况等文件材料。2.编号对科研档案进行编号，采用“年度类别流水号”的编号方式。例如，“2023KYXM001”表示2023年的科研项目档案，流水号为001。3.编目编制科研档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、密级等信息；卷内文件目录应注明文件编号、题名、日期、页号等信息。五、科研档案的保管（一）保管场所1.科研单位应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施，确保档案的实体安全。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。对纸质档案应进行分类存放，按照档案编号顺序排列上架，并建立档案存放位置索引，方便查找。2.对电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存储在不同的物理位置。同时，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、存储和检索，确保电子档案的安全和有效利用。（三）保管期限科研档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的科研档案包括：具有重要历史价值、科学价值或涉及国家重大利益的科研项目档案；本单位形成的标志性科研成果档案；涉及本单位核心技术、商业秘密和知识产权的档案等。2.长期保管的科研档案包括：一般科研项目档案、重要科研成果档案、科研机构和科研人员的重要业务档案等，保管期限为10年以上（含10年）。3.短期保管的科研档案包括：一般性科研项目档案、科研成果档案、科研机构和科研人员的一般性业务档案等，保管期限为10年以下。（四）档案鉴定1.档案管理部门应定期对科研档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁情况。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、科研项目管理部门负责人、相关领域专家等组成。2.鉴定小组应根据科研档案的价值和保管期限的规定，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。对已失去保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报经单位主管领导批准后予以销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。六、科研档案的统计与利用（一）统计1.档案管理部门应建立科研档案统计制度，对科研档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计内容包括科研档案的数量、种类、保管期限、利用情况等。统计数据应准确、及时，定期向上级主管部门和本单位领导报送。（二）利用1.科研单位应积极开展科研档案的利用工作，为科研人员、管理人员、决策部门等提供档案信息服务。2.建立科研档案查阅利用制度，明确查阅利用的范围、程序和要求。查阅利用科研档案应填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科研档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅利用范围，并采取必要的保密措施。4.鼓励科研单位通过档案数字化、网络平台等方式，拓展科研档案的利用渠道，提高档案利用效率和服务质量。七、监督与检查（一）监督检查机制1.建立健全科研档案管理监督检查机制，定期对科研单位的科研档案管理工作进行监督检查。监督检查工作可采取自查、互查、上级主管部门检查等方式进行。2.档案管理部门应加强对本单位科研档案管理工作的日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。对违反科研档案管理规定的行为，应责令限期整改，并依法依规追究相关人员的责任。（二）考核评价1.将科研档案管理工作纳入本单位绩效考核体系，对科研项目档