公司银行档案管理制度

PAGE公司银行档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司银行档案管理，确保银行档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司涉及银行相关业务活动所形成的各类档案资料管理，包括但不限于开户资料、账户交易记录、贷款合同、票据凭证、对账单、各类函件等。（三）管理原则1.真实性原则：银行档案应如实反映公司银行相关业务的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖银行相关业务从发生到结束全过程所形成的各类文件材料，保证档案的全面性。3.规范性原则：档案的整理、分类、编号、装订等应遵循统一的规范和标准，便于管理和查阅。4.保密性原则：对涉及公司商业机密、财务信息等敏感内容的银行档案，严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：档案的存储和保管应便于查询、调阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司银行档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.指导、协调各部门做好银行档案的收集、整理、归档工作。3.负责银行档案的集中统一管理，包括档案的分类、编号、装订、存储、保管等工作。4.建立银行档案目录数据库，实现档案信息的电子化管理，便于查询和利用。5.定期对银行档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。6.按照规定的期限和程序，对银行档案进行鉴定、销毁工作。（二）业务部门职责1.负责本部门银行相关业务档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查询、调阅等工作，提供必要的业务信息和说明。3.在业务活动中，严格按照档案管理要求，规范形成各类文件材料，确保档案质量。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作的规范有序。2.负责银行档案的日常整理、分类、编号、装订等具体工作，保证档案资料的整齐、美观。3.做好档案的存储保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理并报告。4.为档案的查询、调阅提供服务，按照规定办理档案借阅手续，登记借阅情况。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集与整理（一）收集范围1.银行开户时提交的各类申请资料，如营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书、开户申请书等。2.账户日常交易记录，包括银行对账单、交易流水单、支票存根、汇票凭证等。3.贷款业务相关资料，如贷款申请书、贷款合同、抵押合同、担保合同、评估报告、审批文件等。4.票据业务资料，如支票、汇票、本票的出票、背书、贴现等相关凭证及协议。5.银行往来函件，包括询证函、催款函、对账函、业务联系函等。6.其他与银行相关的重要文件、资料，如账户变更记录、资金证明文件等。（二）收集要求1.各业务部门应在业务办理完毕后，及时将相关档案资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对于电子文档形式的资料，应确保其内容完整、格式规范，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，分为开户档案、账户交易档案、贷款档案、票据档案、函件档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查找。例如，开户档案编号可采用“K+年份+序号”的形式，贷款档案编号可采用“D+年份+贷款合同编号”的形式等。3.装订：将零散的文件资料按照一定顺序进行排列，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件牢固、整齐。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅。四、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜、货架等存储设备，按照档案类别和编号顺序存放纸质档案。2.电子档案：采用磁盘、磁带、光盘等存储介质，对电子档案进行备份存储，并建立电子档案存储库。同时，利用档案管理软件对电子档案进行分类、编目和索引，实现电子档案的集中管理和快速检索。（二）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、防盗窗、防鼠板等，确保档案的安全保管。（三）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，如一般的银行对账单、支票存根等。2.中期档案：保管期限为510年，如贷款审批过程中的阶段性文件、票据业务的部分资料等。3.长期档案：保管期限为10年以上，如贷款合同、抵押合同、开户资料等重要档案。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对银行档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况与档案目录一致。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并报告公司领导。五、档案查询与调阅（一）查询权限1.公司内部人员因工作需要查询银行档案的，应填写《档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容等信息，经所在部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门查询。2.涉及公司重要机密或敏感信息的银行档案，查询申请需经公司分管领导签字批准。（二）调阅程序1.档案调阅人应填写《档案调阅申请表》，详细说明调阅档案的名称、数量、调阅用途等，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。2.档案管理部门根据批准的调阅申请，办理档案调阅手续，登记调阅档案的名称、数量、调阅时间、调阅人等信息。3.调阅人应在规定的时间内归还档案，如需延期使用，应提前办理续借手续。4.调阅档案时，档案管理人员应陪同在场，确保档案的安全和完整，调阅人不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。（三）查询与调阅记录档案管理部门应对每次档案查询与调阅情况进行详细记录，包括查询或调阅日期、查询或调阅人姓名、所在部门、查询或调阅内容、批准人等信息，以备查阅和审计。六、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业机密、财务信息等敏感内容的银行档案，档案管理人员应严格保密，不得向无关人员透露档案内容。2.在档案整理、存储、查询、调阅等过程中，应采取必要的保密措施，如限制接触范围、加密存储电子档案等。3.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，如因工作失误导致档案信息泄露，应承担相应的法律责任。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施设备，如监控摄像头、门禁系统等，确保档案库房24小时处于监控状态。2.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。3.定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患及时整改，确保档案的安全保管。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据档案的保管期限和重要性，定期对银行档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可考虑进行销毁；对于虽已超过保管期限，但仍涉及未了结事项或具有重要参考价值的档案，应继续保留。（二）鉴定程序1.档案管理部门组织成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、业务部门代表、财务人员等相关人员。2.鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，根据鉴定标准，提出鉴定意见。3.经鉴定小组审核通过的拟销毁档案清单，报公司领导审批。（三）销毁方式1.对于纸质档案，采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对于电子档案，采用格式化存储介质、删除电子数