农技站档案管理制度

PAGE农技站档案管理制度一、总则（一）目的为加强农技站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在农技推广工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于农技站全体工作人员及与农技站业务相关的各类档案管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指农技站在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案工作由专人负责，实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映农技站的工作实际情况。3.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于检索、查询和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理农技站各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、归档、保管、统计和鉴定销毁工作。4.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询利用。5.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全保存。6.对档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，提供必要的协助。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、保管、统计等。3.熟悉档案内容，掌握档案检索方法，为利用者提供准确、快捷的档案信息服务。4.做好档案库房的安全管理工作，定期检查档案保管情况，确保档案的安全。5.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，延长档案使用寿命。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级部门下发的与农技推广工作相关的文件、通知、政策法规等。2.农技站制定的工作计划、总结、报告、规章制度等。3.各类农业技术推广项目的申报材料、实施方案、技术报告、验收材料等。4.农业科技培训、讲座、咨询等活动的相关资料，包括培训教材、学员名单签到表、活动照片等。5.农业新品种、新技术、新模式的引进、试验、示范、推广过程中形成的资料，如试验报告、示范基地建设资料、推广效果评估报告等。6.与农业企业、农民专业合作社、农户等开展合作的协议、合同、合作项目资料等。7.农业灾害监测、预警、防控等方面的资料，如灾情报告、防控措施记录等。8.反映农技站工作动态、成果的新闻报道、宣传资料等。9.其他具有保存价值和利用价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。4.收集的文件材料应按照档案管理部门规定的时间和要求及时移交归档。（三）归档程序1.各部门收集整理好的文件材料，应按照档案分类方案进行分类，填写档案移交清单。2.档案管理部门对移交的文件材料进行审核，检查其完整性、准确性和规范性。3.审核合格的文件材料，由档案管理人员进行编号、编目、装订等整理工作，然后上架保存。4.档案管理人员应及时将档案移交情况录入档案管理系统，建立档案数据库。四、档案的分类与编号（一）分类原则档案分类应遵循科学性、系统性、实用性原则，根据农技站工作职能和档案内容特点，采用年度机构问题分类法进行分类。（二）分类方案1.综合管理类：包括上级文件、本单位文件、会议记录纪要、工作计划总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.农业技术推广类：包括农业技术推广项目、农业科技培训、农业新品种新技术新模式推广、农业灾害防控等方面的档案。3.农业合作与交流类：包括与农业企业、农民专业合作社、农户等合作的协议合同、合作项目资料、对外交流活动资料等。4.宣传与信息类：包括新闻报道、宣传资料、信息简报等。5.其他类：包括不属于以上分类的其他具有保存价值的档案。（三）编号方法1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式。2.年度：采用公元纪年，如“2023”表示2023年形成的档案。3.类别代码：按照分类方案，用大写字母表示各类别，如“Z”表示综合管理类；“T”表示农业技术推广类；“H”表示农业合作与交流类；“X”表示宣传与信息类；“Q”表示其他类。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，2023年综合管理类的第5份档案编号为“2023Z005”。五、档案的整理与编目（一）整理要求1.遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对纸质档案进行分类、排序、编页、装订等整理工作，确保档案整齐、牢固。3.对电子档案进行格式转换、元数据整理等工作，保证电子档案的规范性和可读性。（二）编目内容1.编制档案目录，包括全宗号、年度、类别代码、案卷号、题名、日期、保管期限、密级等项目。2.对重要档案编制卷内文件目录，包括序号、文号、责任者（作者）、题名、日期、页号、备注等项目。3.建立档案索引，包括分类索引、主题索引、人名索引等，方便档案的检索利用。（三）编目方法1.档案目录应采用计算机打印或手工填写的方式，字迹工整、清晰。2.卷内文件目录应按照文件排列顺序依次编制，序号从“1”开始。3.档案索引应根据档案内容和利用需求进行编制，索引条目应准确、规范。六、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度测量设备等。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.对重要档案应进行特殊保管，如采用专柜存放、加密存储等方式。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映农技站主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映本单位一般工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.编制档案清查报告，总结档案管理工作情况，提出改进措施和建议。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规利用原则：档案利用应遵守国家法律法规和档案管理制度，确保档案的安全和合法利用。2.方便快捷原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.上级部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.农业企业、农民专业合作社、农户等因合作项目、技术咨询等需要查阅档案。4.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.需要复印、摘录档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。3.外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，应经单位主管领导批准。4.司法机关、纪检监察部门等查阅档案，应出具相关证明材料，按照规定程序查阅。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、查阅日期、查阅档案名称、查阅目的、利用方式（查阅、复印、摘录等）等。3.档案利用登记应及时、准确，定期进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保存价值。2.准确判定原则：根据档案保管期限表和相关规定，准确判定档案的保管期限，确保档案鉴定工作的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门负责人组成。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容和价值，确定其保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成背景、利用情况、社会需求等因素，综合分析档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清单。2.档案销毁清单应包括档案名称、年度、类别代码、案卷号、保管期限、销毁原因等内容