档案保密制度汇编表

PAGE档案保密制度汇编表一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，维护公司的合法权益，特制定本档案保密制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、全体员工以及涉及公司档案管理与使用的外部人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保档案管理与保密工作合法合规。2.预防为主原则：采取有效的预防措施，防止档案信息的泄露、篡改、丢失等情况发生。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确不同级别档案的保密要求和管理措施。4.谁使用谁负责原则：档案的使用人员对所使用档案的保密安全负责，严格按照规定使用和保管档案。二、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：员工个人基本信息、履历、考核记录、薪资待遇、奖惩情况等。3.财务档案：会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。4.业务档案：与公司业务相关的合同、协议、项目文档、客户资料等。5.技术档案：公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。6.其他档案：不属于以上分类的其他各类档案。（二）档案分级1.绝密级档案：涉及公司核心商业机密、重大战略决策、关键技术信息等，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的档案。2.机密级档案：包含重要业务数据、客户关键信息、内部管理敏感信息等，泄露后可能对公司业务运营产生较大影响的档案。3.秘密级档案：一般的业务文档、普通人事资料等，虽不涉及核心机密，但仍需适当保密的档案。三、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施。2.档案库房应安装门禁系统，限制无关人员进入，配备监控设备，对库房出入情况进行实时监控。（二）保管方式1.按照档案的分类和分级，分别存放于不同的档案柜或存储设备中，并进行明确标识。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量、完整性和准确性。（三）保管期限规定1.行政档案：重要行政文件长期保存，一般性文件根据实际需要确定保管期限，一般为[X]年。2.人事档案：员工在职期间档案长期保存，离职后按照国家规定的期限进行保管，一般为[X]年。3.财务档案：会计凭证、账簿等按照国家财务法规规定的期限保管，一般为[X]年；财务报表等重要资料长期保存。4.业务档案：合同、协议等根据业务性质和重要程度确定保管期限，一般为自合同履行完毕或终止之日起[X]年。5.技术档案：技术研发资料、产品设计图纸等根据技术更新换代情况确定保管期限，一般为[X]年。四、档案的借阅与使用（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、类别、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。2.《档案借阅申请表》需经所在部门负责人审核签字，对于涉及绝密级、机密级档案的借阅申请，还需经公司分管领导审批。（二）借阅审批1.档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，应在[X]个工作日内进行审批。对于符合借阅条件的申请，予以批准；对于不符合条件的申请，应及时通知申请人并说明理由。2.借阅审批通过后，档案管理部门应向借阅人发放《档案借阅登记册》，借阅人需在登记册上签字确认借阅档案的相关信息。（三）借阅期限1.借阅人应按照申请表中注明的预计归还日期按时归还档案。如需延长借阅期限，应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.一般情况下，绝密级档案借阅期限不得超过[X]个工作日，机密级档案借阅期限不得超过[X]个工作日，秘密级档案借阅期限不得超过[X]个工作日。（四）借阅要求1.借阅人必须妥善保管所借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、转借他人。2.借阅人应在规定的借阅期限内将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。归还时，档案管理部门应检查档案的完整性和准确性。3.借阅人如需复印或摘录档案内容，应事先向档案管理部门提出申请，经批准后方可进行。复印或摘录的内容应严格按照保密要求进行保管和使用。（五）使用范围限制1.档案的使用应仅限于申请借阅时注明的目的，不得用于其他任何未经授权的用途。2.严禁将档案带出公司办公区域，如需在公司外使用档案，必须经公司分管领导批准，并采取必要的保密措施。五、档案的传递与交接（一）内部传递1.公司内部各部门之间如需传递档案，应填写《档案传递登记表》，注明传递档案的名称、类别、数量、传递部门、接收部门等信息。2.档案传递应通过专人或专门的档案传递渠道进行，确保档案传递过程中的安全与保密。传递人应与接收人在《档案传递登记表》上签字确认档案的交接情况。（二）外部交接1.与外部单位进行档案交接时，应签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保档案信息的安全。2.外部交接档案时，应按照公司规定的程序进行审批，并采取必要的防护措施，如加密传输、专人护送等。交接完成后，应及时将交接情况向档案管理部门报告。六、档案的保密措施（一）人员管理1.加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平。档案管理人员应签订保密承诺书，明确其保密责任和义务。2.对涉及档案管理与使用的人员进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。对于不符合要求的人员，不得从事相关工作。（二）环境管理1.档案库房应设置专门的办公区域，与档案存储区域进行有效隔离，防止无关人员进入档案存储区域。2.档案管理部门应配备必要的保密设备，如保险柜、加密软件、碎纸机等，确保档案信息的安全存储和销毁。（三）技术措施1.对电子档案采用加密技术进行存储和传输，确保档案信息在存储和传输过程中的保密性。2.建立档案管理信息系统，对档案的借阅、使用、传递等情况进行实时记录和监控，实现档案管理的信息化和规范化。（四）保密监督与检查1.公司定期对档案保密制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.设立举报渠道，鼓励员工对违反档案保密制度的行为进行举报。对于举报属实的，给予举报人适当奖励，并对违规人员进行严肃处理。七、档案的销毁（一）销毁申请1.档案达到保管期限或因其他原因需要销毁时，档案管理部门应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、类别、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》需经所在部门负责人审核签字，对于涉及绝密级、机密级档案的销毁申请，还需经公司分管领导审批。（二）销毁审批与实施1.档案管理部门收到《档案销毁申请表》后，应在[X]个工作日内进行审批。对于符合销毁条件的申请，予以批准；对于不符合条件的申请，应及时通知申请人并说明理由。2.销毁审批通过后，档案管理部门应组织专人对档案进行销毁。销毁方式可根据档案的性质和数量选择合适的方法，如焚烧、粉碎、电子数据擦除等。3.在档案销毁过程中，应安排专人进行监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁完成后，监督人员应在《档案销毁登记表》上签字确认销毁情况。（三）销毁记录1.档案管理部门应建立档案销毁记录档案，将《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》等相关资料进行归档保存，以备查阅。2