档案保密管理制度全文

PAGE档案保密管理制度全文一、总则（一）目的为加强公司档案的保密管理，确保公司档案信息的安全与完整，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案管理工作中涉及的保密事项。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法开展档案保密管理工作。2.预防为主原则：强化档案保密意识，采取有效措施预防档案信息泄露事件的发生。3.突出重点原则：明确重点档案范围，加强对关键档案的保密管理。4.严格责任原则：明确各部门及人员在档案保密管理中的职责，对违反制度的行为追究责任。二、档案保密管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案保密管理制度，并组织实施。2.对公司各类档案进行集中统一管理，确保档案的安全存放。3.建立档案保密工作台账，记录档案的接收、保管、借阅、销毁等情况。4.定期对档案保管环境进行检查，确保档案存储条件符合要求。5.组织开展档案保密培训和宣传教育工作。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，并确保档案的真实性、完整性和准确性。2.按照档案保密管理要求，对本部门形成的档案进行分类、标识，明确保密等级。3.在档案形成过程中，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。4.配合档案管理部门做好档案的移交、借阅等相关工作。（三）档案使用人员职责1.严格遵守档案保密制度，不得擅自复制、传播、泄露档案内容。2.在使用档案过程中，妥善保管档案，不得将档案带出规定的使用场所。3.因工作需要借阅档案时，按照规定办理借阅手续，并按时归还。4.发现档案有损坏、丢失或信息泄露等情况，及时报告档案管理部门。三、档案的分类与保密等级划分（一）档案分类1.行政档案：包括公司各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事档案：涵盖员工个人基本信息、薪资待遇、考核记录、培训经历等。3.财务档案：如财务报表、会计凭证、审计报告等。4.业务档案：涉及公司业务活动的合同、订单、项目文档、市场调研报告等。5.技术档案：包括技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。（二）保密等级划分1.绝密级：涉及公司核心商业机密、重大技术秘密、战略规划等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密级：包含重要业务信息、关键技术资料、财务数据等，泄露后会给公司带来较大损失。3.秘密级：一般业务相关档案，如普通合同、一般性市场资料等，泄露可能对公司产生一定影响。四、档案保密管理措施（一）档案存储保密1.设立专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如防盗门窗、监控设备、消防器材等。库房应保持干燥、通风，温度和湿度符合档案存储要求。2.对档案进行分类存放，不同保密等级的档案应分开存放，并设置明显的标识。3.采用电子存储方式的档案，应进行加密存储，并定期备份，存储介质应妥善保管。（二）档案借阅保密1.严格借阅审批流程，借阅人需填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批后方可借阅。绝密级档案的借阅须经公司分管领导批准。2.借阅档案时，档案管理人员应与借阅人当面清点档案数量、核对档案内容，并在借阅登记册上详细记录。3.借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。归还时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损。4.借阅人不得擅自将档案转借他人，不得在非规定场所查阅档案。（三）档案传递保密1.通过机要渠道传递机密级以上档案，确保档案传递过程中的安全。2.采用电子方式传递档案时，应使用加密软件，并对传输过程进行加密处理。同时，要对接收方的身份进行核实，确保接收方具备接收资格。（四）档案销毁保密1.制定档案销毁计划，明确销毁档案的范围、时间、方式等。2.对拟销毁的档案进行鉴定，确保销毁的档案确已失去保存价值。3.销毁档案时，应安排专人负责监销，确保销毁过程彻底、安全。监销人员应在销毁记录上签字确认。4.销毁记录应妥善保存，以备查考。五、档案保密监督与检查（一）内部监督检查1.档案管理部门定期对档案保密制度的执行情况进行自查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门不定期对档案保密管理工作进行审计，检查档案管理的合规性和安全性。（二）外部监督检查1.积极配合国家有关部门对公司档案保密工作的监督检查，如实提供相关资料和信息。2.根据行业监管要求，接受相关行业协会或机构对公司档案保密管理工作的评估和检查。六、档案保密培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门制定年度档案保密培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训计划应根据公司业务发展和档案保密工作实际情况进行调整和完善。（二）培训内容1.国家法律法规中关于档案保密的规定。2.公司档案保密管理制度。3.档案保密工作的重要性及相关案例分析。4.档案保密技能，如档案的整理、保管、借阅、销毁等操作规范。（三）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家或内部资深人员进行授课。2.开展线上培训，通过公司内部网络平台发布培训资料，供员工自主学习。3.结合实际工作案例，进行现场演示和讲解，提高员工的实际操作能力。七、档案保密违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自复制、传播、泄露档案内容。2.违反档案借阅、传递、销毁等规定，造成档案信息泄露或丢失。3.未按照档案保密管理要求对档案进行分类、标识、保管。4.故意损坏档案或篡改档案信息。（二）处理措施1.对于违反档案保密制度的行为，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降职、撤职、解除劳动合同等处分。2.因违规行为给公司造成经济损失的，责令其赔偿相应损失。3.构成犯罪的，依法