内控档案管理制度

PAGE内控档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司内控档案管理，确保内控档案的真实、完整、有效和安全，充分发挥内控档案在公司经营管理中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司在内控管理活动中形成的各类档案。（三）定义1.内控档案：指公司在建立、实施和评价内部控制过程中形成的，具有保存价值的各种文件、记录、图表等资料。2.内部控制：指公司为实现经营目标，通过制定和实施一系列制度、程序和方法，对风险进行事前防范、事中控制、事后监督和纠正的动态过程和机制。（四）管理原则1.统一管理原则：内控档案由公司档案管理部门统一归口管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：内控档案应如实反映公司内部控制的实际情况，内容完整，不得遗漏、篡改。3.安全保密原则：加强内控档案的安全保护，防止档案丢失、损坏和泄密，确保档案信息安全。4.便于利用原则：优化内控档案管理流程，提高档案利用效率，为公司经营管理提供便捷服务。二、内控档案的分类与编号（一）分类内控档案根据其形成的业务环节和内容，分为以下几类：1.内部控制制度类：包括公司内部控制基本制度、各项具体业务内部控制制度、授权审批制度等。2.风险评估与应对类：风险识别、评估报告，风险应对策略及措施等相关资料。3.控制活动类：采购与付款、销售与收款、生产与仓储、固定资产管理、资金管理等业务流程中的控制文档，如审批单、合同、盘点记录等。4.信息与沟通类：公司内部信息传递、对外信息披露相关的文件、记录，以及信息系统建设与运行文档等。5.内部监督类：内部审计报告、专项检查报告、整改记录等。（二）编号内控档案采用分类编号法进行编号，以便于档案的标识和查找。编号规则如下：1.一级编号：采用大写英文字母表示档案类别，如“KZ”表示内部控制制度类，“FX”表示风险评估与应对类等。2.二级编号：采用阿拉伯数字表示该类别下的具体档案子类，如“KZ01”表示内部控制基本制度，“KZ02”表示各项具体业务内部控制制度等。3.三级编号：根据档案形成的时间顺序，依次赋予流水号。例如，一份关于销售与收款业务内部控制制度的档案编号为“KZ0201[流水号]”。三、内控档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门、各岗位在开展内控管理活动过程中，应按照相关规定和流程，及时、准确地形成各类内控档案。档案内容应字迹清晰、图表规范、数据准确，签字盖章齐全。2.涉及多部门共同参与的内控管理事项，主办部门应负责组织协调相关部门，确保档案资料的完整性和一致性。（二）收集职责1.各部门应指定专人负责本部门内控档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料按时、完整地移交至公司档案管理部门。2.档案管理部门负责对各部门移交的内控档案进行统一收集、登记和保管，并对档案的完整性、准确性进行审核。（三）收集时间1.对于日常性的内控档案，应在业务完成后的[X]个工作日内收集整理完毕，并移交档案管理部门。2.对于定期形成的内控档案，如年度风险评估报告、内部审计报告等，应在规定时间内及时收集，确保档案的时效性。四、内控档案的整理与归档（一）整理要求1.档案管理人员应对收集到的内控档案进行分类整理，按照档案编号顺序排列，剔除重复、无效及不符合要求的资料。2.每份档案应编制目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，以便于查阅和检索。3.对于纸张破损、字迹模糊的档案，应进行修复或复制，确保档案的可读性。（二）归档流程1.档案管理人员按照整理要求对内控档案进行分类装订，并编制档案盒封面和脊背标签，注明档案类别、年度、起止日期等信息。2.将装订成册的档案按照档案库的存放规则，存放在指定的档案架或档案柜中，并建立档案存放位置索引，方便快速查找。3.同时，在档案管理系统中录入档案的基本信息，建立电子档案目录，实现内控档案的数字化管理，提高档案利用效率。五、内控档案的保管与保护（一）保管期限内控档案的保管期限应根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期档案：保管期限为[X]年，主要包括一般性的业务记录、临时性的内部监督资料等。2.中期档案：保管期限为[X]年，如部分重要业务流程的控制文档、阶段性的风险评估报告等。3.长期档案：保管期限为[X]年以上，通常为公司内部控制基本制度、重大风险应对记录、年度内部审计报告等核心档案。（二）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好，温度、湿度适宜，防止档案因受潮、发霉、虫蛀等原因损坏。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、挡鼠板等，并定期进行检查和维护。（三）档案保护措施1.对纸质内控档案应采取妥善的保护措施，如使用档案盒、档案袋进行封装，避免档案直接接触外界环境。2.定期对档案进行清查盘点，并做好记录，确保档案数量与账目一致。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级报告。3.对于电子内控档案，应建立备份制度，定期进行数据备份，并分别存储在不同的介质和地点，防止数据丢失。同时，要加强对电子档案系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法篡改。六、内控档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅内控档案，应填写《内控档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据审批后的申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，如发现问题应及时记录并报告。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅内控档案，必须经公司分管领导批准，并签订《内控档案借阅承诺书》，明确借阅期限、保密责任等事项。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。3.档案管理部门应对借阅情况进行跟踪记录，督促借阅人员按时归还档案。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，如发现档案有损坏、丢失或泄密情况，应追究借阅人员的责任。七、内控档案的销毁（一）销毁条件内控档案保管期满，经鉴定确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。（二）鉴定程序1.档案管理部门应定期对保管期满的内控档案进行清理，提出销毁意见，并填写《内控档案销毁鉴定表》，详细注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.组织由档案管理部门、内部审计部门、法律合规部门等相关人员组成的鉴定小组，对拟销毁的档案进行鉴定。鉴定小组应根据国家法律法规、公司制度规定和业务实际情况，对档案的保存价值进行综合评估，形成鉴定意见。3.经鉴定小组审核通过的销毁申请，报公司分管领导审批。（三）销毁流程1.档案管理部门根据审批后的销毁申请，编制《内控档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量等信息。2.销毁工作应在指定地点进行，由档案管理部门会同相关部门共同实施。销毁过程中，应确保档案