博物馆档案保管制度

PAGE博物馆档案保管制度一、总则（一）目的本制度旨在规范博物馆档案的保管工作，确保档案的完整、安全与有效利用，为博物馆的各项业务活动、研究、展览展示以及文化传承提供坚实的信息支持。（二）适用范围本制度适用于博物馆内所有部门及涉及档案形成、收集、整理、保管、利用等相关工作的人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映博物馆各项活动的真实情况，确保档案内容的客观、准确。2.完整性原则：全面收集与博物馆业务相关的各类档案，保证档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全，防止档案的损坏、丢失、篡改等情况发生。4.保密性原则：对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便利性原则：档案保管应便于查询、检索和利用，提高档案服务效率，满足博物馆各方面工作的需求。二、档案保管机构与人员职责（一）档案保管机构博物馆设立专门的档案保管部门，负责集中统一管理博物馆的各类档案。档案保管部门应具备适宜的保管场所，配备必要的设施设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等，以确保档案保管环境符合要求。（二）人员职责1.档案保管部门负责人职责全面负责档案保管部门的日常管理工作，制定工作计划和规章制度，并组织实施。统筹安排档案保管人员的工作任务，监督工作执行情况，定期进行工作检查和总结。协调与博物馆其他部门的档案工作关系，确保档案收集、整理、移交等工作的顺利进行。组织档案保管人员的业务培训和学习，提高团队整体业务水平。负责档案保管部门的设施设备管理和维护，保障档案保管工作的正常开展。2.档案保管人员职责按照档案管理的相关标准和规范，负责档案的收集、整理、分类、编目、上架等基础工作。对档案进行日常检查和维护，及时发现并处理档案存在的问题，如破损、霉变等，确保档案的实体安全。严格执行档案借阅、归还登记制度，做好档案利用过程中的跟踪服务，保证档案的正确使用和及时归还。负责档案保管环境的监测和调控，记录温湿度等环境数据，采取相应措施确保档案保管环境符合要求。协助档案利用部门查找所需档案，提供必要的档案信息咨询服务。参与档案数字化工作，确保数字化档案的质量和安全存储。保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案博物馆的各类行政文件、通知、报告、会议纪要等。机构设置、人员编制、干部任免等相关文件。财务预算、决算、审计报告等财务档案。资产登记、采购合同、设备档案等资产管理档案。2.业务活动类档案展览策划、设计、布展、撤展过程中形成的各类文件、图纸、照片、视频等资料。文物征集、鉴定、登记、入库、保管、出库等业务流程中的相关记录。学术研究项目的立项、实施、成果总结等文件材料。教育活动方案、教材、教案、学生作品等教育档案。对外交流合作协议、活动记录、礼品清单等外事档案。3.人事档案员工入职、离职、调动等手续办理过程中形成的档案材料。员工考核、奖惩、培训、晋升等人事管理档案。员工个人简历、学历证书、资格证书等相关材料。4.声像档案博物馆举办活动、展览、文物展示等拍摄的照片、录像资料。博物馆历史影像资料、专家讲座录音等。与博物馆相关的新闻报道、纪录片等音像资料。5.实物档案博物馆收藏的具有历史、文化价值的实物，如捐赠证书、纪念品、获奖证书等。反映博物馆发展历程的重要实物，如馆徽、馆牌、早期办公设备等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照规定的时间和要求，及时将本部门形成的档案材料收集齐全，移交档案保管部门。2.档案收集应注重原始性和完整性，确保收集到的档案材料真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造档案内容。3.对于重要活动、项目形成的档案，应实行全过程跟踪收集，确保档案材料的全面性和系统性。（三）整理方法1.分类根据档案的来源、内容、形式等特征，将档案分为行政管理类、业务活动类、人事档案、声像档案、实物档案等大类。在大类基础上，进一步细分小类，如业务活动类档案可分为展览档案、文物档案、学术研究档案、教育档案、外事档案等。2.编号为每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查询。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式，如行政管理类档案编号为“XZGL001”，展览档案编号为“ZL001”等。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等基本信息。档案目录应一式两份，一份装订成册留存档案保管部门，一份以电子文档形式保存，便于计算机检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持档案材料的原有顺序，不得随意打乱或遗漏。四、档案的保管（一）保管方式1.纸质档案保管纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。按照档案类别和编号顺序，将档案分类存放，每个档案柜应标明存放档案的类别和范围。定期对纸质档案进行清点和核对，确保档案数量准确、存放位置无误。2.电子档案保管电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，采用磁盘阵列、磁带库等存储方式，确保数据的安全性和可靠性。对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于快速检索和查询。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储等，防止数据丢失。安装防病毒软件和防火墙，定期进行病毒查杀和系统安全检测，防止电子档案被病毒感染或遭受网络攻击。3.声像档案保管照片、录像等声像档案应按照内容分类整理，标注拍摄时间、地点、人物、事件等信息。声像档案可采用光盘、磁带等介质存储，存储介质应标明档案内容和编号，并存放在专门的音像档案柜中。定期对声像档案进行播放检查，确保档案的完整性和可读性。4.实物档案保管实物档案应存放在专门的陈列柜或库房中，陈列柜应具备展示和保护功能，确保实物的安全和完好。对实物档案进行登记造册，记录实物名称、来源、日期、存放位置等信息。定期对实物档案进行检查，查看实物是否有损坏、变质等情况，及时采取相应的保护措施。（二）保管环境要求1.温度：档案保管环境温度应保持在14℃24℃之间，温度变化幅度不应超过±2℃。2.湿度：相对湿度应控制在45%60%之间，湿度变化幅度不应超过±5%。3.光照：档案库房应采用人工照明，避免阳光直射档案。照明灯具应选用无紫外线的光源，照度应符合国家标准要求。4.防火、防潮、防虫、防盗档案库房应配备防火设备，如灭火器、自动喷水灭火系统等，确保消防设施完好有效。采取防潮措施，如安装除湿机、密封门窗等，防止档案受潮霉变。放置防虫药品，定期检查档案是否有虫害，及时采取防虫措施。加强防盗措施，安装监控设备、门禁系统等，确保档案库房安全。（三）档案保管期限1.永久保管下列档案应永久保管：本馆制定的重要规章制度、年度工作计划和总结等行政管理类档案。反映本馆历史沿革、重大事件、重要活动等具有重要历史价值的档案。珍贵文物的相关档案，包括文物征集、鉴定、保护等全过程记录。涉及国家机密、重要商业秘密等具有保密价值的档案。2.长期保管保管期限为30年的档案：一般性的行政管理文件、业务活动记录等档案。普通文物的档案资料，包括文物登记、保管等记录。员工人事档案中的部分重要材料，如晋升、奖励等相关文件。3.短期保管保管期限为10年的档案：临时性的行政文件、业务活动资料等档案。一般性的教育活动档案、日常业务工作中的一般性记录等。（四）档案的定期检查与维护1.档案保管人员应定期对档案进行检查，每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次重点检查。2.检查内容包括档案的实体状况，如是否有破损、霉变、虫蛀等情况；档案的存放位置是否正确；档案的数量是否准确；档案的利用情况等。3.对于检查中发现的问题，应及时采取相应的措施进行处理。如对破损档案进行修复，对霉变档案进行消毒处理，对存放位置错误的档案进行调整等。4.定期对档案保管设备进行维护和保养，确保设备正常运行。如对档案柜进行清洁、润滑，对温湿度控制设备进行校准等。五、档案的利用（一）利用范围1.博物馆内部各部门因工作需要查阅档案，以支持日常业务开展、项目研究、展览策划等工作。2.上级主管部门、相关单位因工作检查、调研、合作等需要查阅博物馆档案。3.学术研究机构、学者因开展与博物馆相关的研究项目需要查阅档案资料。4.经博物馆批准，社会公众因个人学习、研究、文化交流等合理需求查阅档案。（二）利用流程1.申请利用者需填写档案利用申请表，注明利用目的、所需档案的名称、编号、数量等信息。申请表应经利用者所在部门负责人签字同意，并加盖部门公章。2.审批档案保管部门收到利用申请表后，对申请内容进行审核。对于涉及重要档案、机密档案或需馆长审批的档案利用申请，应提交馆长审批。审批通过后，档案保管部门向利用者出具档案利用审批单。3.查阅利用者凭档案利用审批单到档案保管部门查阅档案。档案保管人员根据利用者需求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。利用者应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印、拍照、摘录等，应提前向档案保管部门提出申请，并按照规定办理相关手续。4.归还利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案保管部门。档案保管人员对归还的档案进行检查，确认档案无损坏、丢失、涂改等情况后，办理归还手续。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经相关部门批准，不得对外提供利用。2.珍贵文物档案、重要历史档案等限制利用的档案，应严格按照相关规定进行审批和利用，确保档案安全。3.档案利用应遵循保护档案原件的原则，不得对档案进行涂改、伪造、损毁等行为。如需对档案进行数字化处理或其他技术加工，应经档案保管部门同意，并按照规定的程序进行操作。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则，确保鉴定结果准确反映档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案保管部门负责人、业务专家、财务人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审查档案内容，根据档案的价值和保管期限标准，逐份确定档案的存毁。2.分析档案来源：考虑档案的形成部门、时间、背景等因素，判断档案的重要性和保存价值。3.参考档案利用情况：根据档案的查阅频率、利用效果等，评估档案的现实利用价值。（四）销毁程序1.编制销毁清册：经鉴定确无保存价值的档案，由档案保管部门编制销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、数量等信息。2.审批：销毁清册报馆长审批，经批准后方可进行销毁。3.销毁实施：由档案保管部门指定专