婚姻调解室档案管理制度

PAGE婚姻调解室档案管理制度一、总则（一）目的为加强婚姻调解室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在婚姻调解工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本婚姻调解室在婚姻调解工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：婚姻调解室档案由专门的档案管理部门或专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映婚姻调解工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及当事人隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善婚姻调解室档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理婚姻调解室的各类档案，进行分类、整理、编目、装订等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）调解工作人员职责1.在婚姻调解工作过程中，及时收集、整理与调解案件相关的各类资料，并按照规定移交档案管理部门。2.确保所提供档案资料的真实性、完整性和准确性，不得隐瞒或遗漏重要信息。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，按照规定办理相关手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.婚姻调解申请书、当事人身份证明材料等。2.调解过程中形成的谈话记录、调解方案、调解协议等书面材料。3.当事人提交的证据材料，包括书证、物证、视听资料等。4.与婚姻调解相关的其他文件、资料，如来往信函、会议纪要等。（二）收集要求1.调解工作人员应在调解工作结束后及时将相关资料收集齐全，不得拖延或遗漏。2.对收集到的资料要进行初步审核，确保资料的真实性和完整性，对不符合要求的资料应及时补充或更正。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为婚姻调解案件档案、综合管理档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案内容的完整性，不得损坏或丢失文件。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件。2.库房内要配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限1.婚姻调解案件档案的保管期限根据案件的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性婚姻纠纷调解案件。中期保管期限为[X]年，适用于较为复杂或有一定影响力的婚姻纠纷调解案件。长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及重大权益、具有典型意义或可能对后续工作产生重要参考价值的婚姻纠纷调解案件。2.综合管理档案的保管期限根据档案的性质和用途确定，一般按照国家有关档案保管期限的规定执行。（三）保管要求1.档案应按照编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。3.对电子档案要进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经许可不得进入库房。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.婚姻调解室工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅。2.当事人及其代理人查阅档案的，应提交有效身份证明和相关证明材料，填写《档案查阅申请表》，经婚姻调解室负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。查阅范围仅限于与本人调解案件相关的档案资料。3.其他单位或个人因工作需要查阅档案的，应出具单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经婚姻调解室负责人审核，报上级主管部门批准后，方可查阅。查阅范围应严格限定在与婚姻调解工作相关且经批准的范围内。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.将申请表提交相关负责人审批。3.档案管理人员根据审批意见，提供相应的档案供查阅人查阅，并做好查阅登记。登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅档案名称及编号、查阅目的等。4.查阅人应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人。查阅过程中不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。5.查阅完毕后，档案管理人员应及时收回档案，检查档案是否完整无损，如有问题应及时记录并报告。（三）利用方式1.婚姻调解室根据工作需要，可以对档案进行复印、摘录等利用方式。复印、摘录的档案资料应注明出处，并加盖婚姻调解室公章。2.对于涉及当事人隐私或其他不宜公开的档案资料，应严格按照保密规定进行管理，不得随意提供给无关人员。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由婚姻调解室负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。2.对仍有一定参考价值，但保管期限已满的档案，可适当延长保管期限或转为永久保存。3.对于涉及重要权益、具有历史意义或可能对后续工作产生重大影响的档案，应永久保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案销毁清单，清单应注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.将档案销毁清单报婚姻调解室负责人审核，经上级主管部门批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清单及相关审批文件整理归档，永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立婚姻调解室档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子档案进行图像处理，去除图像中的杂质、污点等，提高图像质量。3.按照档案分类编号规则，对电子档案进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）信息化管理系统功能1.档案录入功能：能够快速准确地录入档案的基本信息、内容摘要等，实现档案数据的电子化。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、当事人姓名等进行检索，方便快速查找所需档案。3.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息，保障档案信息安全。4.统计分析功能：对档案数据进行统计分析，如案件类型分布、调解成功率、档案利用情况等，为婚姻调解工作提供决策支持。5.备份与恢复功能：定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。在系统出现故障时，能够及时恢复数据，确保档案管理工作的正常进行。（四）数据安全与保密1.加强对档案信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防