档案8项管理制度

PAGE档案8项管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持，特制定本档案8项管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造档案。3.方便利用原则：建立健全档案检索体系，提高档案利用效率，方便公司各部门及员工查阅和使用档案。4.安全保密原则：加强档案安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理人员职责（一）综合管理部门档案管理人员职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查询和利用。4.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全无损。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁工作，确保档案的时效性和有效性。6.负责接待公司内部及外部人员的档案查阅、借阅工作，按照规定办理相关手续，做好登记和催还工作。7.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和水平。8.定期对公司档案管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断完善档案管理工作。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类工作，确保本部门档案的齐全、完整。2.按照公司档案管理规定，定期将本部门整理好的档案移交至综合管理部门档案库房。3.协助综合管理部门档案管理人员做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息和帮助。4.负责本部门档案管理工作的日常监督和检查，发现问题及时向综合管理部门报告，并采取相应措施加以解决。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料，均属档案收集范围。2.具体包括但不限于：公司文件、会议记录、工作计划与总结、合同协议、财务报表、人事档案、业务档案、技术资料、工程图纸、声像档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集工作的及时、准确、完整。2.档案形成部门应在工作结束后及时将相关材料整理归档，不得积压或拖延。3.对于重要的文件、资料等应一式两份以上，一份留存本部门备用，一份及时移交综合管理部门。4.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取或伪造。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，一般分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等类别。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.将档案材料按照编号顺序依次排列，装入档案盒或文件夹，并在盒脊或文件夹上标注相应的编号、类别、年度等信息。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录与档案内容相符。四、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放整齐、有序。3.安装温湿度调节设备、消防设备、安全监控设备等，保证库房环境符合档案保管要求。（二）档案存放1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，永久保管的档案应单独存放。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。（三）库房管理1.档案库房应专人负责，无关人员未经许可不得进入。2.定期对档案库房进行清洁和消毒，保持库房整洁卫生。3.做好库房温湿度记录，根据温湿度变化及时采取相应的调节措施。4.对档案保管状况进行定期检查，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门档案库房查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自摘抄、复制、涂改、抽取或销毁档案。3.如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和综合管理部门负责人批准后，方可借阅。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自带出公司，如需带出公司，应经综合管理部门负责人批准。6.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（二）档案复制1.因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人和综合管理部门负责人批准后，方可复制。2.档案管理人员应按照规定的程序进行复制操作，确保复制件与原件内容一致。3.复制的档案应加盖“复制件”印章，并注明复制日期、复制人等信息。（三）档案信息开发利用1.综合管理部门应积极开展档案信息开发利用工作，根据公司工作需要，编写档案参考资料、专题汇编等，为公司决策提供支持。2.鼓励员工利用档案资源进行业务研究和创新，提高工作效率和质量。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合公司实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面审查、区别对待、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的客观性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其保存价值。2.根据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，提出鉴定意见，填写《档案鉴定销毁审批表》。（四）销毁程序1.《档案鉴定销毁审批表》经公司分管领导批准后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应指定专人负责，在档案管理人员的监督下进行，确保销毁过程的安全、彻底。3.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式进行，不得随意丢弃。4.对销毁的档案应进行详细记录，包括档案名称、数量、销毁日期、销毁方式等，记录应长期保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，统计数据应真实可靠，不得虚报、瞒报。3.对档案统计数据进行分析和研究，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.公司内部机构调整、人员调动等原因，涉及档案移交的，应按照规定办理档案移交手续。2.档案移交时，移交