挂墙档案管理制度模板

PAGE挂墙档案管理制度模板一、总则（一）目的规范挂墙档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于查阅和使用，为公司/组织的各项工作提供有力支持。本文档框架内容包含总则、适用范围、管理职责、建档要求、档案分类与编号、档案收集与整理、档案挂置与维护、档案借阅与使用、档案销毁、附则相关等。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有挂墙档案的管理，包括但不限于各类规章制度、工作流程、业务文件、会议纪要、合同协议、资质证书等。（三）管理职责1.综合管理部门负责制定和完善挂墙档案管理制度，并监督执行。统筹协调各部门的档案管理工作，组织档案管理人员的培训。定期对挂墙档案的管理情况进行检查和评估，提出改进意见。2.各部门负责本部门挂墙档案的收集、整理、编号、挂置和维护工作。明确专人作为档案管理员，负责与综合管理部门沟通协调，确保本部门档案管理工作符合制度要求。根据工作需要，及时更新和补充本部门的挂墙档案。3.档案管理人员负责档案的具体收集、整理、分类、编号、装订、挂置等工作，确保档案的质量。建立档案管理台账，记录档案的基本信息、变动情况等。对档案进行定期检查和维护，发现问题及时报告并处理。二、建档要求（一）档案内容要求1.档案应内容真实、准确、完整，能够反映公司/组织的实际工作情况和历史沿革。2.文字表述应清晰、规范，数据应准确无误。3.涉及重要事项的档案，应附有相关的证明材料、审批文件等。（二）档案格式要求1.纸质档案应使用A4纸张打印或复印，字迹应清晰可辨。2.电子档案应格式统一，存储在指定的服务器或存储设备上，并进行备份。3.对于图表、图片等非文字资料，应粘贴或扫描在相应的档案中，并注明来源和日期。（三）档案编号要求1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于识别和管理。2.编号格式为：[年份][部门代码][流水号]，其中年份为档案形成的年份，部门代码为各部门的代码，流水号为该部门档案的顺序号。例如：202301001，表示2023年由01部门形成的第1份档案。3.档案编号应在档案收集整理完成后及时编制，并在档案封面、目录等位置标注。三、档案分类与编号（一）档案分类1.规章制度类：包括公司/组织制定的各项规章制度、管理办法、实施细则等。2.工作流程类：涵盖各部门的工作流程、操作规范、业务指南等。3.业务文件类：如项目方案、工作报告、业务合同、协议等。4.会议纪要类：记录公司/组织各类会议的主要内容和决议。5.资质证书类：公司/组织获得的各类资质证书、荣誉证书等。6.其他类：不属于以上分类的其他重要档案。（二）编号规则1.规章制度类：编号为[年份]GZ[流水号]，例如2023GZ001。2.工作流程类：编号为[年份]LC[流水号]，例如2023LC002。3.业务文件类：编号为[年份]YW[流水号]，例如2023YW003。4.会议纪要类：编号为[年份]JY[流水号]，例如2023JY004。5.资质证书类：编号为[年份]ZZ[流水号]，例如2023ZZ005。6.其他类：编号为[年份]QT[流水号]，例如2023QT006。四、档案收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，包括纸质文件、电子文件、图表、照片等。（二）收集时间1.日常工作中形成的档案，应在工作完成后及时收集整理。2.定期统计报表、工作总结等档案，应在规定的时间内收集。3.会议结束后，会议组织者应及时将会议纪要等档案收集整理。（三）整理要求1.对收集到的档案进行分类，按照档案编号规则进行编号。2.去除档案中的订书钉、回形针等金属物品，对破损的纸张进行修补。3.按照档案内容的逻辑顺序进行排列，编制目录，目录应包括档案编号、名称、日期、页数等信息。4.将整理好的档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。五、档案挂置与维护（一）挂置位置1.应选择公司/组织内人员流动频繁、便于查阅的墙面作为挂墙档案的挂置点，如办公室走廊、会议室等。2.挂置位置应保持干燥、通风，避免阳光直射和潮湿环境。（二）挂置方式1.档案应使用专门的档案框或文件夹进行挂置，档案框或文件夹应牢固、美观。2.档案应按照编号顺序依次挂置，便于查找和管理。3.在档案框或文件夹上应标注档案编号、名称、类别等信息。（三）维护要求1.档案管理人员应定期对挂墙档案进行检查，查看档案是否有损坏、丢失等情况。2.如发现档案有损坏，应及时进行修补或更换；如发现档案丢失，应及时查找并报告。3.定期对档案框或文件夹进行清洁，保持档案的整洁。4.根据公司/组织的发展和工作需要，及时调整和更新挂墙档案的内容。六、档案借阅与使用（一）借阅申请1.公司/组织内部人员因工作需要借阅挂墙档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、名称、借阅时间、借阅用途等信息。2.《档案借阅申请表》应经所在部门负责人签字批准后，交档案管理人员办理借阅手续。（二）借阅审批1.档案管理人员收到《档案借阅申请表》后，应进行审核，核实借阅人的身份和借阅用途。2.对于涉及重要机密的档案，应经综合管理部门负责人或公司/组织领导批准后方可借阅。3.审核通过后，档案管理人员应在档案管理台账上记录借阅信息，并将档案提供给借阅人。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要档案的借阅期限根据实际情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。（四）借阅归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理人员说明情况。2.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失情况，应及时报告并追究借阅人的责任。3.档案管理人员在确认档案完好无损后，应将档案归还原位，并在档案管理台账上记录归还信息。（五）使用要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照等。2.在使用档案过程中，如需摘录或引用档案内容，应注明出处。3.借阅人使用完档案后，应及时将档案归还档案管理人员，不得随意放置。七、档案销毁（一）销毁范围1.已过保管期限且无保存价值的档案。2.因工作失误或其他原因形成的重复、无效档案。3.涉及公司/组织机密且已解密的档案。（二）销毁申请1.各部门如需销毁档案，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》应经所在部门负责人签字批准后，交综合管理部门审核。（三）销毁审批1.综合管理部门收到《档案销毁申请表》后，应组织相关人员对拟销毁档案进行鉴定，确认是否符合销毁条件。2.对于重要档案的销毁，应经公司/组织领导批准后方可实施。3.审核通过后，综合管理部门应在《档案销毁申请表》上签字批准，并安排专人负责销毁工作。（四）销毁方式1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等。2.在销毁过程中，应安排专人进行监督，确保销毁彻底，防止档案信息泄露。（五）销毁记录1.档案管理人员应在档案管理台账上记录档