金矿项目档案归档制度

PAGE金矿项目档案归档制度一、总则（一）目的为加强金矿项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和安全，便于项目的查询、利用和维护，特制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有金矿项目从项目立项、勘察、设计、施工、验收等全过程形成的各类文件材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：金矿项目档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：归档的文件材料应真实反映项目建设的实际情况，严禁虚假材料归档。3.完整性原则：全面收集项目建设过程中形成的各类文件材料，确保档案内容完整。4.规范性原则：文件材料的形成、积累、整理和归档应符合国家有关法律法规、行业标准及公司的相关规定。二、归档范围（一）项目立项文件1.项目建议书及批复2.可行性研究报告及批复3.环境影响评价报告及批复4.项目申请报告及核准文件5.其他立项相关文件（二）勘察设计文件1.地质勘察报告2.初步设计文件3.施工图设计文件4.设计变更文件5.设计交底记录6.设计评审意见及回复（三）项目施工文件1.施工组织设计2.施工方案3.施工技术交底记录4.工程测量记录5.材料检验报告6.隐蔽工程验收记录7.分项分部工程质量验收记录8.工程质量问题处理记录9.施工日志10.工程进度报表11.安全检查记录12.安全事故处理报告13.环保措施落实情况记录14.施工过程中的各类会议纪要（四）项目监理文件1.监理规划2.监理实施细则3.监理月报4.监理通知单5.工程质量评估报告6.监理工作总结（五）项目设备文件1.设备采购合同2.设备安装调试记录3.设备运行维护手册4.设备验收报告5.设备变更记录（六）项目物资文件1.物资采购计划2.物资采购合同3.物资到货验收记录4.物资出入库记录5.物资盘点记录（七）项目资金文件1.项目预算文件2.项目资金申请报告及批复3.项目费用支付凭证4.项目成本核算报表（八）项目竣工验收文件1.竣工验收申请报告2.竣工验收报告3.工程竣工决算报告4.工程质量保修书5.项目档案验收意见（九）其他文件1.项目相关的来往信函、电报、传真等2.项目参加的各类会议文件3.项目获得的荣誉证书、奖励文件等三、归档要求（一）文件材料的形成与积累1.各部门及项目参与人员应按照职责分工，及时形成和积累各自工作中产生的文件材料，并确保其真实、准确、完整。2.对项目建设过程中形成的重要文件材料，应进行实时备份，防止丢失或损坏。（二）文件材料的整理1.归档的文件材料应按照分类标准进行分类整理，做到类目清晰、层次分明。2.每份文件材料应编制清晰的标题，注明日期、来源等关键信息，并进行编号。3.对于图纸类文件，应折叠成A4幅面，并在右下角加盖竣工图章。（三）文件材料的装订1.归档的文件材料应采用A4纸张打印或复印，左侧装订。2.文件材料较多时，应按照顺序编写页码，并制作目录。（四）电子文件归档1.项目建设过程中产生的电子文件应按照纸质文件的归档要求进行整理，并存储在专用的电子存储设备中。2.电子文件应采用通用格式，确保长期可读，并建立相应的索引和目录，便于查询。四、归档流程（一）文件收集1.各部门及项目参与人员在工作完成后，应及时将各自产生的文件材料收集齐全，并移交至项目档案管理人员。2.项目档案管理人员应对收集到的文件材料进行初步审核，检查其完整性、准确性和规范性。（二）文件整理1.项目档案管理人员按照归档范围和要求，对收集到的文件材料进行分类整理，编制目录。2.对于不符合要求的文件材料，应及时返回相关部门或人员进行补充、修改或完善。（三）文件装订1.整理好的文件材料按照装订要求进行装订，确保整齐、牢固。2.装订后的文件材料应进行再次检查，确保无遗漏、无错误。（四）文件归档1.装订好的文件材料应及时归档至公司档案管理部门，并办理交接手续。2.档案管理人员应将归档的文件材料按照类别、年度等进行存放，建立档案检索系统，便于查询和利用。五、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放金矿项目档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类存放于档案柜中，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，并定期进行备份。2.对重要的档案应进行加密存储，防止信息泄露。（三）档案清查1.公司档案管理部门应定期对金矿项目档案进行清查，确保档案的完整和安全。清查工作每年至少进行一次。2.在清查过程中发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要可查阅、借阅金矿项目档案。2.外部单位因项目合作、审计、检查等需要查阅、借阅档案的，应按照公司相关规定办理审批手续。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案，应提交正式的查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围等，经公司主管领导批准后，由档案管理部门办理相关手续。3.查阅、借阅档案时，应严格遵守档案管理部门的规定，不得擅自涂改、损坏、转借档案。（三）利用登记1.档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅、借阅人员的姓名、部门、时间、档案名称及编号等信息。2.查阅、借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，确保档案完整无损。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、确保重点的原则，对已超过保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定工作应组织相关部门及人员进行，确保鉴定结果的客观、公正。（二）鉴定标准1.根据国家有关法律法规、行业标准及公司的实际情况，制定档案鉴定标准，明确各类档案的保管期限。2.保管期限分为永久、长期和短期，永久保存的档案应具有重要的历史价值和现实意义，长期保存的档案应保存30年以上，短期保存的档案应保存10年以下。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已超过保管期限的档案进行清理，编制《档案鉴定清册》，列出档案的名称、编号、形成时间、保管期限等信息。2.组织相关部门及人员对《档案鉴定清册》中的档案进行鉴定，提出鉴定意见。3.根据鉴定意见，对确无保存价值的档案进行销毁，对仍有保存价值的档案延长保管期限。（四）销毁程序1.对经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，经公司主管领导批准后，由档案