项目科档案管理制度范本

PAGE项目科档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强项目科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于项目科在项目实施过程中形成的各类档案，包括但不限于项目规划、设计文件、施工图纸、技术资料、合同协议、会议纪要、来往信函、财务报表等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：项目科档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映项目实施过程中的各项活动和实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集项目各阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及项目机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善项目科档案管理制度，并组织实施。2.负责项目科档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.对档案管理工作进行监督、检查和指导，及时发现和解决问题。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目档案的形成、积累和整理工作，并指定专人负责档案的收集和初步整理。2.对本项目档案的完整性、准确性和系统性负责，确保项目档案符合归档要求。3.协调解决档案管理工作中出现的问题，支持档案管理部门的工作。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.妥善保管档案，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时登记和催还。5.定期对档案进行统计分析，为档案管理决策提供依据。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.项目设计文件，包括初步设计、施工图设计、设计变更等。3.项目施工过程中的文件，包括施工组织设计、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。4.项目监理文件，包括监理规划大纲、监理实施细则、监理月报、监理通知单等。5.项目合同协议，包括工程承包合同、分包合同、物资采购合同、技术服务合同等。6.项目会议纪要、来往信函、工作汇报等文件。7.项目竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。8.其他与项目有关的文件资料。（二）收集要求1.项目各部门和人员应及时将各自工作中形成的文件材料收集齐全，并按照档案管理要求进行整理。2.对重要文件和关键资料，应进行备份或复制，确保档案的安全性和完整性。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，纸质文件应使用耐久性强的书写材料。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为综合管理类、项目前期类、设计类、施工类、监理类、合同类、竣工验收类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录清晰、准确。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保管。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.项目档案应在项目完成或阶段性工作结束后及时归档，归档时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.归档的档案应符合整理要求，做到分类准确、编号清晰、编目齐全、装订规范。3.对电子档案，应进行备份，并按照规定的格式和存储介质进行存储，同时建立电子档案目录，便于查找和利用。（二）保管期限1.项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映项目建设全过程，对项目决策、管理、运营具有重要价值的档案，应永久保管。3.长期保管：凡是反映项目建设主要过程和基本情况，对项目后续维护、改造、升级等具有重要参考价值的档案，应长期保管，保管期限一般为30年。4.短期保管：凡是反映项目建设一般性过程和情况，对项目管理和运营具有一定参考价值的档案，应短期保管，保管期限一般为10年。（三）保管措施1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案，应定期进行备份和维护，防止数据丢失或损坏。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的人员，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限等，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定办理手续。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的人员，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、内容、期限等，经项目负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅档案时，应办理借阅手续，填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、期限等，并签字确认。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。如需延长借阅期限，应办理续借手续。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则。2.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人、相关业务人员等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.审查档案内容：对档案的形成背景、内容价值、历史意义等进行全面审查，判断档案是否仍具有保存价值。2.参考利用情况：根据档案的查阅、借阅记录，了解档案的利用频率和利用效果，评估档案的实际利用价值。3.结合保管期限：按照档案保管期限的规定，对超过保管期限的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、数量、销毁原因等，经项目负责人和档案管理部门负责人批准后销毁。2.档案销毁时应有两人以上监销，并在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。3.对电子档案的销毁，应采用技术手段进行彻底删除，并做好记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立项目科档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案利用者快速、准确地获取所需档案信息。（二）信息化管理措施1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并按照规定的格式和标准进行存储。2.建立档案数据库：将数字化档案信息录入数据库，建立档案目录数据库和全文数据库，实现档案信息的集中管理和共享。3.开发档案管理软件：利用档案管理软件实现档案的分类