修订档案三合一制度

PAGE修订档案三合一制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特修订本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的泄露、损坏和丢失，严格控制档案查阅权限。4.完整准确原则：保证档案内容的完整性和准确性，如实反映公司各项工作的历史面貌。二、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政事务管理文件等。2.人事管理类：员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事任免等文件。3.财务管理类：财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表，审计报告等文件。4.业务经营类：市场营销、项目策划、合同协议、客户资料、业务往来文件等。5.技术研发类：研发项目立项、研究报告、技术方案、专利申请等文件。6.其他类：不属于上述分类的其他特殊档案。（二）编号规则1.采用层次编码法，由全宗号、分类号、年度号、保管期限号和件号组成。2.全宗号：暂定为[公司全宗号]。3.分类号：按照上述档案分类，分别用不同字母表示，如行政管理类为XZ，人事管理类为RS，财务管理类为CW等。4.年度号：采用公元纪年，如2023年表示为2023。5.保管期限号：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下），分别用Y、C、D表示。6.件号：每一份档案在其分类、年度、保管期限内的顺序号。例如：一份行政管理类的2023年文件，保管期限为长期，其编号为：XZ2023C001。三、档案收集（一）收集范围1.公司各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.公司与外部单位签订的合同、协议、信函等。3.公司员工个人在工作中形成的重要业务文件、报告等。4.公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，原件应优先收集。3.对于电子文件，应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定的格式和存储介质进行保存。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案，应在工作完成后及时收集整理。2.重大活动、项目结束后，相关部门应在[规定时间]内将档案收集齐全并移交综合管理部门。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案分类及编号规则，对收集的档案进行分类。2.装订：对纸张破损、字迹模糊等不符合要求的文件进行修复或复制，然后按照一定顺序进行装订，去除金属物。3.编页号：对装订后的档案进行编页号，正面编在右上角，背面编在左上角。4.编目：填写档案目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、保管期限等内容。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.按照档案分类及编号顺序排列档案，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。4.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在[适宜温度范围]，湿度保持在[适宜湿度范围]。（三）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门代表和档案管理人员组成。3.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，按照国家有关规定和本制度要求，对档案的价值进行评估，确定保管期限。4.对已到保管期限的档案，应进行再次鉴定，确无保存价值的，按照规定程序进行销毁。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人需要查阅与本人工作相关的档案。3.外部单位因业务往来需要查阅公司档案，但需按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.公司员工查阅本人档案，需填写《档案查阅申请表》，经综合管理部门负责人签字同意后，方可查阅。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、档案范围等，经公司分管领导批准后，由综合管理部门安排专人陪同查阅。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案库房内进行，如需借出，应严格履行借阅手续，明确借阅期限，并按时归还。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。3.如需复印档案，应经综合管理部门负责人批准，复印份数应严格控制，复印件应与原件核对无误，并注明出处。七、档案保密（一）保密措施1.加强档案管理人员的保密教育，提高保密意识。2.对档案库房、查阅场所等进行安全保密管理，限制无关人员进入。3.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施。（二）保密责任1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.查阅档案的人员应遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。3.对违反保密制度的行为，应依法依规追究责任。八、档案销毁（一）销毁范围对已到保管期限且确无保存价值的档案，经鉴定小组鉴定后，予以销毁。（二）销毁程序1.编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.经公司分管领导批准后，由综合管理部门指定专人负责销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保