小学办公室档案管理制度

PAGE小学办公室档案管理制度一、总则（一）目的为加强我校办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校办公室及各部门在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校办公室负责全校档案的集中统一管理，各部门应积极配合，确保档案资料按时、完整移交。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理学校工作中形成的各类档案，确保档案资料的齐全、完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及学校机密的档案资料进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）办公室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善学校档案管理制度。2.负责全校档案工作的组织、协调和指导，定期对各部门档案管理工作进行检查和考核。3.集中统一管理全校各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。5.组织开展档案业务培训和宣传教育工作，提高全校教职工的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的完整、准确。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并及时向学校办公室移交档案。3.严格遵守学校档案管理制度，积极配合学校办公室做好档案管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与学校工作有关的文件、指示、通知等。2.学校制定的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。3.学校各类会议形成的文件、材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.学校在教学、科研、管理等方面形成的文件、资料，如教学计划、教案、学生成绩册、科研项目申报书、结题报告等。5.学校师资队伍建设方面的文件、资料，如教师招聘、培训、考核、职称评定等材料。6.学校学生管理方面的文件、资料，如招生计划、录取名单、学生学籍档案、奖惩记录等。7.学校财务工作形成的文件、资料，如财务预算、决算、会计凭证、报表等。8.学校固定资产管理方面的文件、资料，如资产登记、清查、处置等记录。9.学校对外交流与合作方面的文件、资料，如合作协议、交流活动记录等。10.学校各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整收集。2.收集的档案资料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、销毁或丢失。3.对重要文件和资料，应及时进行备份，防止因意外事件导致档案丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的查阅和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、教学工作类、科研工作类、学生工作类、财务管理类、固定资产管理类、对外交流与合作类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名（标题）、卷内文件目录、备考表等，注明档案的编号、日期、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.学校办公室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格遵守档案保管期限规定，对到期档案进行鉴定和销毁。（三）档案的数字化管理1.积极推进档案数字化建设，将重要档案资料进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。3.加强电子档案的存储和备份管理，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合学校实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、慎重决定的原则，确保档案鉴定工作的准确性和严肃性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校办公室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行全面分析，确定档案的价值和保管期限。2.参考国家有关档案保管期限表，结合学校实际情况，制定学校档案保管期限表。3.对超过保管期限的档案进行重点鉴定，剔除无保存价值的档案。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和学校档案管理制度。2.服务教学科研原则：充分发挥档案的服务功能，为学校教学、科研和管理工作提供有力支持。3.方便快捷原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，方便教职工查阅和利用档案。（二）利用范围1.本校教职工因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案，须经学校办公室批准，并办理相关手续。3.涉及个人隐私或学校机密的档案，须经相关部门负责人批准，并严格按照保密规定查阅。（三）利用手续1.本校教职工查阅档案，须填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到学校办公室办理查阅手续。2.外单位查阅档案，须持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经学校办公室负责人批准后，方可查阅。3.查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘抄档案，须经学校办公室同意。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅申请表、查阅记录、复印或摘抄内容等进行详细登记。2.档案利用登记应包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、利用目的等信息，并由查阅人签字确认。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，如实反映学校档案工作的实际情况。3.学校办公室应定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.各部门应在每年年底将本年度形成的档案资料整理立卷后，及时移交学校办公室。2.档案移交应填写档案移交清单，双方签字确认。档案移交清单应包括档案的编号、题名、