合同档案管理制度介绍

PAGE合同档案管理制度介绍一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，维护合同档案的真实性、完整性和安全性，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类合同档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、劳动合同等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：合同档案由公司指定的部门统一负责收集、整理、归档和保管，确保档案的集中管理和有效利用。2.真实性原则：合同档案应如实反映合同签订、履行等过程中的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：合同档案应涵盖合同从起草、审核、签订、履行到终止等各个环节的相关资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息的合同档案，应严格保密，防止信息泄露。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善合同档案管理制度，并组织实施。2.负责合同档案的收集、整理、分类、编号、装订、归档等工作。3.建立合同档案目录数据库，实现档案的信息化管理，方便查询和利用。4.定期对合同档案进行检查、清点和统计，确保档案的安全和完整。5.按照规定的期限保管合同档案，对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁。6.负责向公司内部各部门提供合同档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。（二）合同业务部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并及时将合同相关资料提交给档案管理部门。2.协助档案管理部门做好合同档案的整理、归档工作，提供必要的信息和资料。3.在合同履行过程中，及时将与合同有关的变更、补充、解除等情况通知档案管理部门，确保档案内容的及时更新。4.按照档案管理部门的要求，配合做好合同档案的查阅、借阅等工作。（三）审核部门职责1.对合同的合法性、合规性、合理性进行审核，并出具审核意见。2.将审核过程中形成的相关资料提交给档案管理部门，作为合同档案的组成部分。（四）公司领导职责1.负责审批合同档案管理制度和重大合同档案的保管期限、销毁等事项。2.监督合同档案管理工作的执行情况，对存在的问题及时提出整改意见。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.合同文本：包括合同正本、副本、补充协议、变更协议等。2.合同相关资料：如合同审批表、审核意见、授权委托书、招投标文件、往来信函、会议纪要、验收报告、结算凭证等。（二）收集要求1.合同业务部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料提交给档案管理部门。2.对于合同履行过程中产生的变更、补充、解除等资料，应在相关事项发生后[X]个工作日内提交。3.提交的合同档案资料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类：按照合同的性质、类别进行分类，如买卖合同、租赁合同、服务合同等。2.编号：为每份合同档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.装订：将合同文本及相关资料按照顺序进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制合同档案目录，包括合同编号、名称、签订日期、履行期限、当事人等信息，以便快速查找和检索。四、合同档案的归档与保管（一）归档流程1.档案管理部门收到合同业务部门提交的合同档案资料后，进行初步审核，检查资料的完整性和准确性。2.对审核通过的合同档案进行整理、编号、装订，并填写档案盒封面和脊背的相关信息。3.将整理好的合同档案按照分类顺序存入档案柜，并在档案目录数据库中录入相关信息。（二）保管期限1.合同档案的保管期限根据合同的性质、重要程度、涉及金额等因素确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性业务合同。中期保管期限为[X]年，适用于重要业务合同。长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大权益、长期合作关系等合同。2.具体保管期限由档案管理部门会同合同业务部门、审核部门等根据实际情况共同确定，并报公司领导审批。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对合同档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子合同档案，应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部各部门因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并安排专人陪同查阅。3.查阅人员应在指定的地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间、归还日期等信息，经部门负责人签字同意后，报公司领导审批。2.档案管理部门根据审批意见办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管合同档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，并办理归还手续。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。六、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期限届满的合同档案进行鉴定，确定是否仍需继续保存。2.鉴定工作由档案管理部门会同合同业务部门、审核部门等组成鉴定小组进行，对档案的价值、保管期限等进行评估。3.鉴定小组应根据鉴定结果，提出鉴定意见，填写《合同档案鉴定意见书》，报公司领导审批。（二）销毁1.经公司领导批准同意销毁的合同档案，由档案管理部门编制《合同档案销毁清单》，注明档案编号、名称、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁合同档案时，应指定