企业档案馆三大类制度

PAGE企业档案馆三大类制度一、总则（一）目的企业档案馆作为企业重要的信息资源库，承载着企业发展历程中的各类文件、资料和数据，对于企业的战略决策、运营管理、文化传承等方面具有不可替代的作用。为了规范企业档案馆的管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业内各部门、各分支机构以及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映企业各项活动的真实情况，确保档案内容的客观、准确。2.完整性原则：全面收集企业在各个方面形成的档案，保证档案体系的完整无缺。3.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便利性原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便企业员工查阅和使用档案。二、档案收集制度（一）收集范围1.行政管理类企业设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。企业内部管理制度、规定、办法等文件。行政会议纪要、工作报告、领导批示等。企业与外部单位签订的行政合同、协议等。2.经营管理类市场调研报告、营销策划方案、销售合同等。财务预算、决算报告、财务报表、审计报告等。生产计划、工艺流程、质量控制文件等。物资采购合同、库存管理记录等。3.人力资源类员工招聘、培训、考核、晋升等相关文件。劳动合同、薪酬福利记录、员工档案等。人事任免文件、表彰奖励记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.档案形成部门应在文件办理完毕后，按照规定的时间和要求，将档案整理好后移交企业档案馆。3.对于重要的文件和资料，应实行双套制或多套制保存，以防止档案损坏或丢失。（三）收集流程1.文件产生：各部门在日常工作中形成各类文件和资料。2.部门整理：文件形成部门的专人对文件进行初步整理，分类、编号等。3.定期移交：按照规定的时间周期（如每月、每季度），将整理好的档案移交至企业档案馆。4.档案馆接收：企业档案馆对移交的档案进行核对、验收，办理交接手续。三、档案整理制度（一）分类标准1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类，同一年度的文件集中在一起。2.组织机构分类法：根据企业内部的组织机构设置，将档案分为不同的类别，如行政部档案、财务部档案等。3.问题分类法：按照文件所反映的问题进行分类，如生产管理类、市场营销类等。（二）编号规则1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。2.编号由全宗号、年度号、保管期限号、机构（问题）号、件号等组成。3.全宗号：企业档案馆的代码，用于标识企业档案的整体归属。4.年度号：文件形成的年度，采用公元纪年，如“2023”。5.保管期限号：分为永久、长期、短期，分别用“Y”“C”“D”表示。6.机构（问题）号：按照分类标准确定的机构或问题代码。7.件号：每份文件在其所属类别中的顺序号。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件进行修整、裱糊和装订，保持文件的整齐。2.分类：按照分类标准，将文件归入相应的类别。3.编号：为每份文件编制唯一的编号。4.编目：填写档案目录，包括文件编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。5.装盒：将整理好的文件装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。四、档案保管制度（一）保管场所1.企业应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对保管设备进行检查、维护和更新，确保其正常运行。（三）档案存储1.档案应按照编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份，备份数据应异地存放。3.对重要的档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等。（四）保管期限1.档案的保管期限根据其重要程度、历史价值和现实利用价值等因素确定，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.定期对档案的保管期限进行鉴定，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。五、档案利用制度（一）利用范围1.企业内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因合作、调研等原因，经企业批准后查阅相关档案。（二）利用流程1.申请：利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号等信息。2.审批：申请表经所在部门负责人审核，报企业档案馆负责人审批。3.查阅：利用者凭审批通过的申请表到企业档案馆查阅档案，档案馆工作人员应提供必要的协助。4.借阅：如需借阅档案，利用者应办理借阅手续，填写借阅登记表，注明借阅期限、归还日期等。5.归还：利用者应在规定的借阅期限内归还档案，档案馆工作人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用限制1.涉及企业机密的档案，未经企业授权，不得对外提供。2.档案利用者应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。3.档案利用过程中，如需复制档案，应经企业档案馆负责人批准，并按照规定的程序进行复制。六、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由企业档案馆负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。（二）鉴定标准1.依据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素进行鉴定。2.参考国家有关档案鉴定的标准和规范。（三）鉴定流程1.定期对档案进行全面清查，确定需要鉴定的档案范围。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.根据鉴定意见，确定档案的保管期限，对无保存价值的档案进行销毁。4.对鉴定结果进行记录和归档，以备查阅。七、档案销毁制度（一）销毁范围1.已到保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定小组鉴定确定为无保存价值的档案。（二）销毁程序1.编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经企业档案馆负责人审核，报企业主管领导批准。3.按照批准的销毁清册，对档案进行销毁，销毁过程应进行记录。4.销毁记录包括销毁时间、地点、方式、监销人等信息，与档案销毁清册一并归档保存。（三）销毁监督档案销毁时，应指定专人进行监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人应对销毁过程进行全程监督，并在销毁记录上签字确认。八、档案信息化管理制度（一）信息化建设规划1.制定企业档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和步骤。2.规划应与企业的信息化发展战略相适应，充分考虑档案管理的实际需求。（二）系统建设与维护1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。2.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。（三）数据管理1.加强档案电子数据的管理，确保数据的准确性、完整性和安全性。2.对电子档案进行分类存储，建立数据备份制度，备份数据应异地存放。3.建立数据访问权限控制机制，严格限制对敏感数据的访问。（四）安全管理1.设置档案信息化系统的安全防护措施，防止网络攻击