村合同档案管理四项制度

PAGE村合同档案管理四项制度一、总则（一）目的为加强本村合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，提高合同管理的效率和质量，维护本村的合法权益，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内各类经济合同、民事合同以及其他具有合同性质的文件材料的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：合同档案由本村指定的部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：合同档案应如实反映合同签订、履行的全过程，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止合同档案的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于合同档案的查询、借阅和利用。二、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.本村与村民、企业、社会组织等签订的各类经济合同，如土地承包合同、租赁合同、买卖合同等。2.涉及本村民事活动签订的合同，如房屋租赁合同、劳务合同等。3.具有合同性质的其他文件材料，如协议、意向书、补充合同等。（二）收集要求1.合同签订部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关附件原件或复印件提交至档案管理部门。2.提交的合同档案应内容完整、字迹清晰、签章齐全。如有修改，应在修改处加盖双方印章或签字确认。3.合同档案应包括合同正本、副本、附件、变更记录、履行情况记录等相关材料。（三）整理方法1.分类：按照合同的性质、类别进行分类，如分为农业合同、工业合同、商业合同等。2.编号：为每份合同编制唯一的档案编号，编号应体现合同的年份、类别和顺序号。3.装订：将合同文本及附件按照顺序排列，采用左侧装订的方式，确保整齐牢固。4.编目：编制合同档案目录，包括合同编号、名称、签订日期、当事人、主要内容、保管期限等信息。三、合同档案的保管（一）保管期限1.短期保管：保管期限为[X]年的合同档案，主要包括一些临时性、一次性的合同。2.中期保管：保管期限为[X]年的合同档案，适用于一般的经济合同和民事合同。3.长期保管：保管期限为[X]年以上的合同档案，主要涉及本村重要的资产交易、土地开发等合同。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，保持库房清洁、通风、干燥，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保合同档案的安全保管。3.对电子合同档案，应进行备份存储，并定期检查存储设备的状态，防止数据丢失。（三）保管责任1.档案管理人员应定期对合同档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的合同档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止合同档案的丢失和损坏。四、合同档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.本村内部工作人员因工作需要查阅合同档案。主要用于合同执行情况的监督、分析，以及解决合同纠纷等。2.涉及本村利益的相关单位或个人，经本村同意后可查阅合同档案。主要用于了解合同相关情况，维护自身权益。（二）查阅程序1.查阅人应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅合同的编号、名称、查阅目的等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供合同档案，并在查阅现场进行监督。查阅人不得擅自涂改、抽取、复制合同档案。（三）借阅程序1.因工作需要借阅合同档案的，借阅人应填写《合同档案借阅申请表》，详细说明借阅合同的编号、名称、借阅期限、借阅用途等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。3.借阅人应按照约定的期限归还合同档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应对借阅的合同档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。五、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定依据1.根据合同档案的保管期限，对已到期的合同档案进行鉴定。2.结合本村实际情况，对一些不再具有保存价值的合同档案进行鉴定。（二）鉴定程序1.档案管理部门定期组织合同档案鉴定工作，成立鉴定小组，成员包括档案管理人员、相关业务部门人员等。2.鉴定小组对拟销毁的合同档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.鉴定意见经本村负责人批准后，方可确定销毁的合同档案清单。（三）销毁方法1.对确定销毁的合同档案，应采用适当的销毁方法，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方