监查院档案库管理制度

PAGE监查院档案库管理制度一、总则（一）目的为加强监查院档案库的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于监查院档案库的所有档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、检索、利用和销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：监查院档案库对全院档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确，如实反映监查院的工作活动和历史面貌。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为监查院各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和政策，制定监查院档案库管理制度并组织实施。2.负责全院档案的收集、整理、保管、检索、利用和销毁等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传教育。4.定期对档案库进行安全检查，确保档案的安全保管。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案的收集、整理、利用等工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规定，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架等。3.做好档案的检索和利用工作，为利用者提供优质服务。4.定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量准确、质量完好。5.负责档案库的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。三、档案收集（一）收集范围1.监查院在履行职责过程中形成的各种文件、材料、记录、报表、照片、音像等资料。2.上级机关下发的与监查院工作有关的文件、指示、规定等。3.下级单位报送的重要文件、报告、统计资料等。4.监查院与其他单位签订的合同、协议、纪要等。5.监查院组织的重要会议、活动形成的文件、资料、照片等。6.反映监查院历史沿革、机构设置、人员编制等方面的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时将本部门形成的文件材料进行整理，定期移交档案管理部门。2.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体形式符合要求。3.对于重要的文件材料，应同时收集电子文档，并确保电子文档与纸质文档内容一致。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年移交档案管理部门。2.跨年度的文件材料，应在办结后的一个月内移交。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、监查业务类、人事管理类、财务管理类等。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和检索。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理工作应在档案收集后及时进行，确保档案的整理质量。2.整理过程中应保持档案的原始面貌，不得随意涂改、抽取或丢失档案材料。3.整理后的档案应符合档案管理的规范要求，便于保管和利用。五、档案保管（一）保管场所1.监查院应设立专门的档案库，档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.对重要的档案应采取备份保管措施，防止档案因自然灾害、意外事故等原因丢失或损坏。3.档案库应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等，确保档案的安全保管。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映监查院主要职能活动和基本历史面貌的，对监查院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是在较长时间内对监查院工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是在较短时间内对监查院工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.严格控制档案库的出入，非档案管理人员未经批准不得进入档案库。4.做好档案库的安全保卫工作，防止档案被盗、被抢、被毁等事件的发生。六、档案检索（一）检索工具1.建立档案目录数据库，包括纸质档案目录和电子档案目录，方便档案的检索和查询。2.编制档案检索指南，介绍档案库的基本情况、档案分类体系、检索方法等，为利用者提供指导。（二）检索方法1.利用档案目录数据库进行检索，可通过档案编号、题名、日期、保管期限等字段进行查询。2.利用档案检索指南进行检索，可根据利用者的需求，提供相应的检索途径和方法。（三）检索要求1.档案管理人员应熟练掌握档案检索工具和方法，及时、准确地为利用者提供档案信息。2.不断完善档案检索系统，提高检索效率和准确性。七、档案利用（一）利用范围1.监查院工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.其他单位或个人因工作需要查阅、借阅监查院档案，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.监查院工作人员利用档案：填写档案利用申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅、借阅档案。2.其他单位或个人利用档案：填写档案利用申请表，提交单位介绍信或个人身份证明，经监查院档案管理部门负责人批准后，查阅、借阅档案。查阅、借阅重要档案，还应经监查院分管领导批准。（三）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出档案库。2.借阅：借阅档案应填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息。借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。（四）利用要求1.档案管理人员应积极为利用者提供服务，及时、准确地提供档案信息。2.利用者应遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.利用结束后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。八、档案销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.因保管不善等原因造成破损、褪色、霉变等无法修复的档案。3.经鉴定确属不需要保存的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应经监查院分管领导审核批准。3.档案销毁应在监查院档案管理部门和纪检监察部门的监督下进行，并由两人以上共同实施。4.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期、地点、方式等信息，并由监销人员签字确认。（三）销毁要求1.销毁档案应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.销毁档案的过程应进行详细记录，并存档备查。3.严格遵守档案销毁的审批程序，不得擅自销毁档案。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的监查院档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对监查院现存的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合监查院档案管理的信息化系统，实现档案的收集、整理、保管、检索、利用等业务流程的信息化管理。3.信息安全保障：加强档案信息化系统的安全防护，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练