印刷车间档案管理制度

PAGE印刷车间档案管理制度一、总则（一）目的为加强印刷车间档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在生产、管理、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司印刷车间的各类档案管理工作，包括但不限于生产记录、工艺文件、设备档案、质量检验报告、人员培训资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：印刷车间档案由车间指定专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映印刷车间的生产经营活动和工作实际情况。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善印刷车间档案管理制度，并组织实施。2.负责印刷车间各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.对档案管理工作进行监督、检查和指导，发现问题及时整改。5.负责向公司档案管理部门移交应归档的档案，并接收公司档案管理部门返回的档案。（二）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案的规范化管理。3.严格遵守档案管理制度，做好档案的保管和保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。4.按照规定的程序和要求，及时为利用者提供档案查阅、借阅等服务。5.定期对档案进行盘点和清查，发现问题及时报告并处理。（三）各部门职责1.负责本部门各类档案的形成、积累和整理工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的收集、整理、归档等工作，提供必要的支持和协助。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.生产记录：包括印刷工单、生产日报表、生产进度表、设备运行记录等。2.工艺文件：印刷工艺流程图、操作规程、质量标准等。3.设备档案：设备台账、设备维护保养记录、设备维修记录、设备操作规程等。4.质量检验报告：产品检验报告、原材料检验报告、过程检验记录等。5.人员培训资料：培训计划、培训教材、培训记录、考核成绩等。6.其他与印刷车间生产经营活动相关的文件、资料，如合同协议、技术文件、会议记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集人员应按照档案管理部门的要求，对收集的档案进行初步整理，确保档案的质量。3.对重要档案或紧急需要归档的档案，应及时移交档案管理部门。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容和用途，将档案分为生产管理类、工艺技术类、设备管理类、质量管理类、人员培训类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.装订：对纸张较多、较厚的档案，应进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查询和利用。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应定期对收集整理好的档案进行归档，确保档案的及时入库。2.归档的档案应符合整理要求，做到分类准确、编号清晰、装订整齐、编目规范。3.对电子档案，应进行备份存储，并按照规定的格式和命名规则进行整理和存储。（二）保管期限1.印刷车间档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：涉及公司重大利益、具有长期利用价值的档案，如公司重要合同协议、技术秘密文件等应永久保管。3.长期保管：保存期限在10年以上的档案，如生产记录、工艺文件、设备档案等应长期保管。4.短期保管：保存期限在10年以下的档案，如一般性文件、临时性资料等应短期保管。（三）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案：应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。4.档案库房应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的正常使用和保管。2.档案利用应有利于公司的生产经营活动和管理工作，为公司的发展提供支持和服务。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应按照规定的程序和要求，为利用者提供查阅服务。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。复制档案应按照规定的格式和要求进行，确保复制件的质量。（三）借阅管理1.借阅档案时应严格遵守借阅制度，不得擅自转借、涂改、损坏档案。2.借阅人员应妥善保管档案，不得将档案带出公司或转借他人。3.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。2.档案鉴定应根据档案的保管期限、利用价值等因素进行综合评估，确定档案的存毁。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，确定档案是否仍具有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，经公司领导批准后进行销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门应按照批准的销毁清单，对拟销毁的档案进行清点和核对。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息的彻底销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。4.销毁清单应永久保存，作为档案销毁的凭证。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立印刷车间档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化利用，提高档案管理工作的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案的快速检索、借阅审批、统计分析等功能，为公司的生产经营活动提供更加便捷的服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发或选用适合印刷车间档案管理的信息系统，实现档案的录入、分类、编号、存储、查询、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：加强档案管理信息系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保数据的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.应定期对档案管理信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。