档案管理室6个制度牌

PAGE档案管理室6个制度牌一、总则（一）制度目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由档案管理室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项工作活动，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案管理人员职责（一）档案管理室负责人职责1.全面负责档案管理室的工作，制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。2.负责档案管理室人员的配备、培训和考核，提高档案管理人员的业务水平。3.组织档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和科学化。4.定期检查档案管理工作情况，及时发现和解决问题，保证档案管理工作的顺利进行。5.负责与公司各部门及外部相关单位的档案业务联系，协调档案管理工作中的有关事宜。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司档案管理制度，做好档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的整齐、规范。3.负责档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和霉变等。4.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.负责档案的查阅、借阅和利用工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时提供档案资料，做好档案利用登记工作。6.负责档案管理信息系统的维护和管理，及时录入、更新档案信息，提高档案管理工作的效率和水平。7.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案收集制度（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、章程、纪要等文件材料。3.公司员工个人在工作中形成的重要文件、报告、总结、论文等材料。4.其他对公司具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案整理要求。3.对重要的档案材料，应及时进行备份，防止档案丢失。4.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案材料整理齐全，移交档案管理室。（三）收集程序1.各部门档案收集人员应按照档案收集范围和要求，对本部门的档案材料进行收集、整理。2.档案收集人员应将收集到的档案材料进行初步分类、编目，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案材料移交档案管理室。3.档案管理室接收档案材料时，应认真核对档案移交清单，对档案材料进行检查验收。如发现档案材料不齐全、不完整或不符合要求，应及时通知移交部门补充或更正。4.档案管理室对验收合格的档案材料进行登记，并按照档案整理要求进行整理、归档。四、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管、查阅和统计。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则。3.编目：对每一份档案进行编目，包括档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。编目应准确、完整、清晰。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装等方式，不得使用金属钉等易生锈的材料。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案的类别、编号、题名等信息。装盒应遵循便于保管和利用的原则。（三）整理要求1.整理工作应在档案收集齐全后及时进行，不得积压。2.整理档案时应认真细致，确保档案的分类准确、编号规范、编目完整、装订整齐、装盒合理。3.对破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制，确保档案的完整性。4.整理档案过程中应注意保护档案的原始面貌，不得随意涂改、抽取或销毁档案材料。五、档案保管制度（一）保管场所1.档案管理室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.对重要的档案应采取备份保管的方式，备份档案应与原件分开存放。3.对电子档案应进行定期备份，并存储在不同的介质上，如光盘、磁带等。备份介质应妥善保管，防止损坏和丢失。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指对公司具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如公司的章程、营业执照、重大合同协议等。3.长期保管的档案是指对公司在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指对公司在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.对档案的借阅、归还等情况应进行详细登记，确保档案的安全。3.对已超过保管期限的档案，应按照规定程序进行鉴定和销毁，防止档案积压。4.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案带出档案库房或泄露档案信息。六、档案查阅、借阅制度（一）查阅、借阅范围1.公司员工因工作需要查阅、借阅档案的，可按照本制度规定办理查阅、借阅手续。2.外部单位因工作需要查阅、借阅公司档案的，须经公司领导批准，并按照本制度规定办理查阅、借阅手续。（二）查阅、借阅程序1.申请：公司员工查阅、借阅档案时，应填写档案查阅、借阅申请表，并注明查阅、借阅的档案名称、日期、用途等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理室。2.审批：档案管理室对档案查阅、借阅申请表进行审核，报档案管理室负责人审批。对涉及公司机密的档案，须经公司领导批准。3.查阅、借阅：档案管理人员根据审批意见，为查阅、借阅人员提供档案，并按照规定办理查阅、借阅登记手续。查阅、借阅人员应在档案管理室内查阅档案，不得将档案带出档案管理室。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理室负责人同意。4.归还：查阅、借阅人员查阅、借阅档案完毕后，应及时将档案归还档案管理室。档案管理人员应认真核对档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究查阅、借阅人员的责任。（三）查阅、借阅要求1.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏或丢失档案。2.查阅、借阅人员应严格遵守档案保密制度，不得将档案内容泄露给无关人员。3.查阅、借阅人员如需延长查阅、借阅期限，应提前办理续借手续。4.档案管理室应定期对档案查阅、借阅情况进行统计分析，及时发现问题并采取措施加以解决。七、档案鉴定、销毁制度（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司档案的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从公司的整体利益出发，准确判断档案的保存价值。3.严格按照规定程序进行鉴定，确保鉴定结果的公正性和准确性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理室负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定计划，组织实施档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案逐件进行审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.综合鉴定法：结合档案的形成时间、来源、内容、用途等因素，综合判断其保存价值。3.定期鉴定法：每年定期对档案进行鉴定，及时剔除已失去保存价值的档案。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对经过鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，一式两份，一份留存档案管理室，一份报公司领导审批。2.经公司领导批准后，档案管理室组织专人对档案进行销毁。销毁档案时，应指定两人以上监销，并在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁后，档案管理室应将档案销毁清册归档保存，以备查考。（五）销毁要求1.销毁档案应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.对涉及公司机密的档案，应按照保密规定进行销毁，防止档案信息泄露。3.档案销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。八、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等情况。3.档案管理人员的工作量、工作效率等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案的各项数据进行详细记录。2.定期对档案统计台账进行核对和汇总，确保统计数据的准确性和完整性。3.运用计算机软件等工具对档案统计数据进行分析和处理，为档案管理工作提供决策依据。（三）统计要求1.档案管理人员应认真做好档案统计工作，及时、准确地记录和上报档案统计数据。2.档案统计数据应真实、可靠，不得虚报、瞒报或漏报。3.档案管理室应定期对档案统计工作进行总结和分析，发现问题及时采取措施加以解决。九、档案保密制度（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等机密信息的档案。2.公司内部不宜公开的文件、资料、会议记录等档案。3.其他需要保密的档案。（二）保密措施1.档案管理室应设置专门的保密库房或保密专柜，对机密档案进行单独存放。2.对机密档案的查阅、借阅应严格按照规定程序进行审批，限制查阅、借阅范围。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自将机密档案带出档案管理室或泄露档案信息。4.对涉及机密档案的计算机设备、存储介质等应采取加密、访问控制等安全措施，防止档案信息泄露。5.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。