记账公司档案保管制度范本

PAGE记账公司档案保管制度范本一、总则1.目的本制度旨在规范记账公司档案的保管工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、使用和维护，为公司的经营管理提供有力支持。2.适用范围本制度适用于本记账公司全体员工及涉及公司档案管理的相关业务活动。3.档案定义本公司档案是指在记账业务活动中形成的，具有保存价值的各种文件、凭证、报表、合同、协议、信函、账册、磁盘、光盘等不同形式和载体的资料。二、档案管理职责1.档案管理部门及人员设置设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司档案的统一管理。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉公司业务流程，责任心强。2.各部门职责业务部门在业务活动中及时形成、收集和整理各类档案资料，并按照规定的时间和要求移交至档案管理部门。对本部门保管的档案进行定期自查，确保档案的完整性和准确性。配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。档案管理部门负责制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。集中保管公司各类档案，进行分类、编号、装订、上架等整理工作，确保档案存放有序。建立档案检索系统，便于档案的快速查找和利用。负责档案的安全保管，采取必要的防护措施，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。按照规定的期限对档案进行鉴定和销毁，确保档案管理的时效性。三、档案收集与整理1.收集要求业务部门应在业务活动结束后的[X]个工作日内，将相关档案资料收集齐全，确保无遗漏。收集的档案资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。对于电子档案，应及时进行备份，并确保备份数据的完整性和可读性。2.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。便于保管和检索，提高档案管理效率。3.整理方法分类按照档案的来源、时间、内容和形式等因素进行分类。一般可分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、税务申报类、合同协议类、客户资料类、其他类等。每一类下可进一步细分若干二级类目，如会计凭证类可分为记账凭证、原始凭证等。编号对每一份档案或每一组档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编码、字母编码或数字与字母混合编码等方式，便于识别和查找。装订对纸张档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，对破损的纸张进行修补或复制。上架将整理好的档案按照分类和编号顺序上架存放，建立档案存放位置索引，便于快速定位查找。四、档案保管1.保管环境档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、防盗窗、挡鼠板等。档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和取用。2.档案存放方式按照档案的类别、保管期限等进行分区存放，不同类别的档案应分开存放，便于管理和查找。对于纸质档案，应采用直立式存放，避免档案平放导致变形、损坏。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.档案保管期限根据国家法律法规和行业标准，结合公司实际情况，确定各类档案的保管期限。一般会计凭证、会计账簿等档案保管期限为[X]年，财务报告等档案保管期限为[X]年，税务申报资料等档案保管期限为[X]年，合同协议等档案保管期限根据合同约定确定，但不得少于[X]年，客户资料等档案应长期保管。档案保管期限届满后，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。4.档案安全管理设置专人负责档案库房的日常管理，严格限制非档案管理人员进入库房。档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案管理工作安全无事故。对档案的查阅、借阅等情况进行详细记录，防止档案丢失或泄密。五、档案查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等内容，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。涉及公司机密的档案，查阅人员应填写《机密档案查阅申请表》，经公司分管领导审批后，方可查阅。外部单位或个人因工作需要查阅公司档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司总经理审批后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。2.借阅手续需要借阅档案的人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称、数量、借阅时间等内容，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等，确保档案的完整性和安全性。3.查阅与借阅记录档案管理部门应建立档案查阅与借阅登记簿，详细记录查阅与借阅的时间、人员、档案名称、数量、查阅与借阅目的、审批情况等信息。查阅与借阅记录应保存[X]年以上，以备查阅。六、档案鉴定与销毁1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、财务负责人、业务部门负责人等组成，负责对到期档案进行鉴定。2.鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定，确定哪些档案已失去保存价值，可以销毁。对仍有一定保存价值但已不需要长期保存的档案，可进行短期保存或降密处理。3.销毁程序档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成《档案销毁清单》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。《档案销毁清单》经公司分管领导审批后，方可实施销毁。档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应安排专人监销，并在《档案销毁清单》上签字确认。销毁后的《档案销毁清单》应作为档案资料长期保存。七、档案信息化管理1.信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。通过信息化手段，加强对档案的安全防护，确保档案信息的安全。2.数字化处理对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。对扫描后的电子档案进行图像处理，去除图像中的污点、水印等，提高图像质量。将数字化后的档案按照分类和编号顺序进行存储，建立电子档案数据库。3.信息化系统功能档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等。检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、日期、编号等进行检索，快速定位所需档案。借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人员、借阅时间、归还时间等，并进行提醒和催还。权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息。备份管理：定期对电子档案数据库进行备份，并将备份数据存储在异地，防止数据丢失。4.信息化安全保障建立信息化安全管理制度，加强对档案信息化系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件发生。对