水电站档案室管理制度

PAGE水电站档案室管理制度一、总则（一）目的为加强水电站档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理工作的规范化、科学化水平，保障水电站各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水电站全体员工以及与水电站有业务往来的外部单位和个人涉及的档案管理活动。（三）档案定义本制度所指档案是指水电站在各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：水电站档案由档案室集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则：归档的档案必须是真实反映水电站各项工作实际情况的原始记录。3.完整性原则：全面收集、整理水电站在各个工作环节形成的档案，保证档案内容的完整无缺。4.保密性原则：对涉及水电站机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为水电站各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善水电站档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用水电站各类档案，确保档案的安全和完整。3.指导各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训，监督检查各部门档案管理工作的执行情况。4.参与水电站重大项目、重要活动的档案管理工作，确保档案资料的及时归档和有效利用。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的信息化水平。6.定期向上级主管部门报送档案工作情况，接受档案行政管理部门的监督、检查和指导。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门人员做好档案的收集、整理、移交等工作。2.各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门日常档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案资料的及时、准确归档。3.各部门在开展工作过程中，应严格按照档案管理要求，及时将形成的各类文件材料进行分类整理，定期移交档案室。4.积极配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括水电站的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.工程建设类：涵盖水电站规划、设计、施工、监理等各个阶段形成的文件材料，如可行性研究报告、初步设计文件、施工图、工程变更记录、竣工验收资料等。3.生产运行类：包含设备运行记录、维护保养记录、技术资料、生产报表、安全管理档案等。4.科技研发类：涉及水电站科研项目立项、研究过程、成果鉴定等方面的文件材料，如科研报告、实验数据、专利证书等。5.经营管理类：包括市场营销资料、合同协议、招投标文件、经济活动分析报告等。6.党群工作类：如党组织建设、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对形成的各类文件材料，应按照档案管理要求进行分类整理，做到齐全完整、分类准确、编目规范。3.对于重要文件和资料，应及时备份，防止丢失或损坏。4.外部单位来文及与水电站签订的合同协议等，应及时送交档案室登记备案。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，一般分为一级类目、二级类目等，具体分类如下：行政管理类：可分为综合管理、人力资源管理、财务管理、行政管理等二级类目。工程建设类：按照项目阶段分为项目前期、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段等二级类目。生产运行类：分为设备管理、运行记录、安全管理等二级类目。科技研发类：根据科研项目类别分为不同的二级类目。经营管理类：分为市场营销、合同管理、招投标管理等二级类目。党群工作类：分为党组织建设、工会工作资料、共青团工作资料等二级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速检索和查阅档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备专门的档案保管场所，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，温度和湿度适宜。2.设置档案库房、阅档室、档案整理室等功能区域，满足档案保管、查阅和整理的需要。3.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全。（二）档案上架1.按照档案分类顺序，将整理好的档案上架存放，排列应整齐有序，便于查找和管理。2.同一类目的档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开排列。3.在档案架上设置明显的标识牌，注明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案存储介质管理1.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。2.电子档案存储介质应标明档案内容、存储时间、存储介质编号等信息，妥善保管。3.建立电子档案存储介质的使用登记制度，记录存储介质的借出、归还情况。（四）档案定期检查1.档案室应定期对档案进行检查，一般每季度进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、安全防护等情况。2.检查过程中如发现档案有损坏、霉变、虫蛀等情况，应及时采取措施进行处理，并做好记录。3.根据档案检查情况，对档案的保管期限进行调整，对已到保管期限的档案进行鉴定和处置。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合水电站的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人担任组长，成员包括各部门兼职档案员和相关业务人员。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定和专项鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较分析，判断其在反映水电站工作历史、业务发展等方面的重要性。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映水电站主要职能活动和基本历史面貌的，对水电站工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。3.确定档案保管期限时，应根据档案的重要程度、形成时间、涉及范围等因素综合考虑。（五）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容，并经档案室负责人审核、分管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关档案利用的法律法规和本制度规定，开展档案利用工作。2.服务大局原则：围绕水电站的中心工作，积极主动地为各项工作提供档案利用服务。3.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高档案检索效率，为利用者提供便捷、高效的服务。4.保密安全原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全。（二）利用范围1.水电站内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因履行合同、合作项目、审计、司法调查等需要查阅、借阅档案。3.其他符合国家法律法规和本制度规定的档案利用需求。（三）利用手续1.水电站内部员工查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅或借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信或相关证明文件，注明查阅或借阅的档案范围、目的等内容，经水电站分管领导批准后，到档案室办理查阅或借阅手续。3.档案室工作人员对查阅、借阅申请进行审核，符合规定的，予以办理手续，并登记查阅或借阅档案的相关信息。4.查阅档案一般应在阅档室内进行，如需借出，应严格按照规定的借阅期限归还，借阅期限一般不超过[X]个工作日。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、查阅或借阅期限等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析。（五）利用监督1.档案室工作人员应对档案利用过程进行监督，确保利用者遵守档案利用规定，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.如发现利用者有违反档案利用规定的行为，应及时制止，并报告档案室负责人。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为水电站各部门提供便捷的档案信息服务。（二）数字化档案采集1.对库存档案进行全面数字化扫描，确保档案图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.按照档案分类和编号顺序，对数字化档案进行命名和存储，建立规范的电子档案数据库。3.在数字化档案采集过程中，应做好数据备份和质量检查工作，确保数据的准确性和安全性。（三）档案信息化系统功能1.档案录入功能：实现档案目录信息和全文信息的录入，支持批量录入和单个录入。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.借阅管理功能：记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息，实现对档案借阅流程的全程管理。4.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息。5.统计分析功能：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与维护1.建立健全档案信息化系统的数据安全管理制度，采取数