大学协会档案管理制度

PAGE大学协会档案管理制度一、总则（一）目的为加强大学协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为协会各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学协会各部门及全体成员在开展协会活动、履行工作职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：协会档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映协会工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集协会工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及协会机密、会员隐私等内容的档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善协会档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理协会各类档案，进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。5.负责档案库房的管理，保证档案存放环境符合要求。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，并接受协会档案管理部门的指导和监督。3.严格按照协会档案管理制度的要求，规范本部门档案的形成、保管和利用。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备一定的档案管理专业知识和技能。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案分类与编号（一）档案分类1.综合类：包括协会章程、会员大会会议记录、理事会会议记录、工作计划与总结、重要文件、荣誉证书等。2.活动类：包括协会组织的各类活动策划方案、活动通知、活动照片、活动视频、活动总结等。3.会员类：包括会员登记表、会员会费缴纳记录、会员奖惩记录等。4.财务类：包括协会财务预算、财务决算、收支凭证、财务报表等。5.宣传类：包括协会宣传资料、海报、宣传单页、新闻报道等。6.其他类：不属于上述分类的其他档案。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别+流水号”的形式，如“2023ZH001”表示2023年综合类第1份档案。2.类别代码按照上述分类顺序依次为“ZH”（综合类）、“HD”（活动类）、“HY”（会员类）、“CW”（财务类）、“XC”（宣传类）、“QT”（其他类）。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应在工作结束后及时将形成的档案材料收集齐全，移交本部门档案管理人员。2.档案管理人员应定期对各部门移交的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。3.对于协会外部单位或个人发来的文件、资料等，由专人负责签收、登记，并及时移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号，并编制目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对档案进行装订，确保档案整齐、牢固。4.对电子档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查询。五、档案保管（一）档案库房管理1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经允许不得进入。4.定期对档案库房进行检查，确保档案保管环境安全。（二）档案存储方式1.纸质档案应按照类别、年度、编号顺序排列，存放在档案柜中。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.对重要的档案应采用多种存储方式，如纸质与电子相结合，确保档案的安全性。（三）档案保管期限1.协会档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括协会章程、会员大会会议记录、理事会会议记录、重要文件等。3.长期保管的档案包括协会组织的重大活动档案、财务档案等，保管期限为10年以上。4.短期保管的档案包括一般性活动档案、会员信息等，保管期限为110年。六、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案的安全和有效利用。2.严格按照档案查阅审批程序，办理档案查阅手续。（二）利用范围1.协会内部成员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅协会档案的，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经协会负责人签字同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（三）利用方式1.档案查阅人员可以直接查阅纸质档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意。2.对于电子档案，档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供相应的电子文件。（四）利用记录1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用目的等。2.查阅记录应妥善保存，以备查询和统计。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，负责档案鉴定工作。3.档案鉴定小组应根据档案保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，报协会负责人审批。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人监销，并在销毁记录上签字。4.档案销毁记录应包括销毁时间、销毁档案名称、数量、销毁方式等信息，妥善保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立协会档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和在线查询利用。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.系统功能开发：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、查询、利用、鉴定、销毁等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，保证系统的稳定性和安全性。3.加强对电子档案的管理，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。九、监督与检查（一）监督检查机制1.协会定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.档案管理部门应定期对各部门档案管理工作进行自查，及时发现问题并整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的规范性。3.档案管理人员的工作情况。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整