电气技术档案管理制度

PAGE电气技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司电气技术档案的管理，确保电气技术档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥电气技术档案在公司生产、经营、管理及技术创新中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与电气技术相关的档案管理，包括但不限于电气设备设计图纸、安装调试记录、运行维护档案、检修报告、技术改造资料、电气工程项目文档等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：电气技术档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须如实反映电气技术活动的实际情况，数据准确、图表清晰、签字盖章齐全。3.及时归档原则：各项电气技术活动完成后，相关责任人应及时将档案资料整理归档，不得积压。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露，维护公司利益。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善电气技术档案管理制度，并监督执行。2.接收、收集、整理、分类、编号、装订电气技术档案，建立档案目录和索引。3.负责档案的存储保管，确保档案的安全和完整，定期对档案进行检查、清点和维护。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用记录。5.对到期档案进行鉴定和销毁，办理相关手续。（二）电气技术部门职责1.负责本部门电气技术档案的形成、积累和整理工作，确保档案资料的真实、准确和完整。2.明确专人负责档案管理工作，按照档案管理部门的要求及时移交档案。3.在电气技术项目实施过程中，督促相关人员做好各项文件资料的收集和整理，保证档案资料的同步形成。（三）其他部门职责1.涉及电气技术工作的部门，应配合档案管理部门和电气技术部门做好相关档案资料的收集、整理和归档工作。2.在工作中形成的电气技术档案，应及时移交本部门档案管理人员，由档案管理人员统一移交公司档案管理部门。三、档案的形成与收集（一）电气设备设计阶段1.设计单位应按照国家相关标准和规范，进行电气设备的设计工作，并形成完整的设计图纸、技术说明书、计算书等资料。2.设计过程中产生的变更记录、设计评审意见、会议纪要等文件也应一并归档。3.设计完成后，设计单位应将全套设计资料提交给公司电气技术部门，电气技术部门审核无误后，移交档案管理部门。（二）电气设备采购阶段1.采购部门应收集设备采购合同、技术协议、设备选型报告、招投标文件等资料。2.设备到货验收时，应形成设备验收报告，包括设备外观检查、数量核对、性能测试等内容，验收合格后将相关资料移交档案管理部门。（三）电气设备安装调试阶段1.安装单位应做好安装过程记录，包括设备安装位置、布线情况、接地系统安装等，形成安装记录文件。2.调试单位应详细记录设备调试过程中的各项参数、测试结果、故障处理情况等，形成调试报告。3.安装调试完成后，安装调试单位应将相关资料整理成册，移交电气技术部门审核，审核通过后移交档案管理部门。（四）电气设备运行维护阶段1.运行维护人员应定期记录设备运行参数，如电压、电流、温度、功率因数等，形成运行记录报表。2.设备巡检记录、维护保养记录、故障维修记录等也是运行维护档案的重要组成部分。3.运行维护部门应每月对设备运行情况进行总结分析，形成月度运行分析报告，每年进行年度运行总结，相关资料及时归档。（五）电气技术改造与工程项目阶段1.项目实施部门应制定项目计划、技术方案、施工组织设计等文件，并在项目实施过程中及时收集工程进度报告、质量检验报告、安全管理资料等。2.项目竣工后，应进行竣工验收，形成竣工验收报告，包括项目完成情况、技术指标达成情况、设备运行情况等。3.项目实施部门应将项目全过程资料整理归档，移交档案管理部门。四、档案的整理与分类（一）整理要求1.对收集到的电气技术档案资料进行分类整理，去除重复、无效的文件。2.确保文件资料齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的文件进行修复或复制，保证档案的可读性。（二）分类方法1.按专业分类：分为电力系统、电气设备、自动化控制、继电保护等专业类别。2.按项目分类：以具体的电气工程项目或设备为单元进行分类，每个项目下再按设计、采购、安装调试、运行维护等阶段细分。3.按时间分类：按照文件形成的时间顺序进行排列。（三）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.编号格式为：[年份][专业代码][项目编号][顺序号]。年份：四位数字表示档案形成的年份。专业代码：用两位字母表示专业类别，如DL（电力系统）、DQ（电气设备）等。项目编号：根据项目名称或设备型号编制的代码。顺序号：按文件在该项目下的排列顺序编号。（四）装订要求1.档案资料应采用A4纸张打印或复印，左侧装订。2.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。3.每份档案应编制封面、目录，目录内容应与档案内文件一致。五、档案的存储与保管（一）存储环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案安全。（二）存储方式1.档案应分类存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.对重要的电子档案，应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据安全。3.建立档案存储位置索引，标明档案所在的库房、柜号、架号等信息，方便快速查找。（三）保管期限1.电气技术档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：涉及公司核心技术、重大项目、重要设备等具有长期保存价值的档案。长期保管的档案：一般为10年以上，主要包括电气设备的主要技术资料、重要的运行维护记录等。短期保管的档案：一般为110年，如一般性的项目文档、临时的运行记录等。2.保管期限的确定应根据档案的重要性、历史价值、使用频率等因素综合考虑，并严格按照规定执行。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的完整性、准确性、存储环境、保管状况等，发现问题及时处理。3.对检查情况应做好记录，发现档案损坏、丢失等情况应及时报告，并采取相应的补救措施。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅电气技术档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案资料，并限定查阅时间和地点，查阅人员应在规定范围内进行查阅，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅重要档案时，应有档案管理人员在场监督，查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员应认真核对档案资料，确保档案完整无损。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅电气技术档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制档案内容。如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和质量，如有问题应及时处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、电气技术专家、相关部门代表等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、历史价值等因素，对到期档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，详细说明档案名称、数量、形成时间、销毁理由等，经鉴定小组审核签字后，报公司主管领导批准。（三）销毁程序1.