档案管理制度建立

PAGE档案管理制度建立一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：档案应全面收集、整理公司/组织在各个方面形成的文件材料，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设立档案管理室，隶属于[具体部门名称]，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司/组织的档案管理制度。2.负责制定和完善公司/组织档案管理的各项规章制度，并组织实施。3.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管公司/组织各类档案，确保档案的完整和安全。4.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.负责向公司/组织内部各部门提供档案信息服务，积极开展档案编研工作，为公司/组织的决策提供依据。7.负责对公司/组织各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作，确保档案的质量和安全。3.熟悉档案内容，掌握档案检索方法，积极为利用者提供优质、高效的档案信息服务。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.根据档案鉴定标准，提出档案鉴定意见，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。7.完成档案管理室交办的其他工作任务。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议及其它重要会议文件，公司/组织内部管理制度、规定、办法等，行政公文、函件、通知、报告等，人事档案、劳动工资档案、教育培训档案及其他行政事务档案。2.财务档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、财务预算、决算及其他财务档案。3.业务档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、物资采购档案、销售合同档案、售后服务档案等。4.工程档案：包括工程项目的立项、可行性研究报告、环境影响评价报告、设计文件、施工图纸、施工记录、工程变更通知、竣工验收报告及其他工程建设过程中形成的档案。5.合同档案：包括各类合同文本、合同审批表、合同履行情况记录及其他与合同相关的档案。6.声像档案：包括照片、录音带（片）、录像带（片）、光盘等记录公司/组织重要活动、事件、人物等的声像资料。7.电子档案：包括以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表、数据库等。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号年度类别保管期限流水号”的结构。2.全宗号：由公司/组织档案管理部门统一编制，用于标识公司/组织档案全宗。3.年度：采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。4.类别：按照档案分类方案，用大写字母表示档案类别，如“A”表示行政档案，“B”表示财务档案等。5.保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下），分别用“Y”、“C”、“D”表示。6.流水号：按照档案形成的先后顺序，用五位数字表示，不足五位的前面补零。7.例如，一份2023年形成的行政档案，保管期限为长期，流水号为00012，则其编号为：[全宗号]2023AC00012。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理的要求，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料收集齐全。2.档案收集范围包括纸质文件、电子文件、声像资料等。对于重要的文件材料，应同时收集其原件和复印件。3.各部门在办理完毕各项工作后，应在规定时间内将档案材料移交档案管理室。移交时，应填写《档案移交清单》，注明档案的名称数量、形成时间、保管期限等内容，并由移交人和接收人签字确认。4.档案管理室应定期对各部门档案收集情况进行检查，对未按时移交或移交不齐全的部门，及时督促整改。（二）档案整理1.档案管理室收到各部门移交的档案材料后，应按照档案分类方案进行整理。整理工作包括分类、编目、装订、装盒等环节。2.分类：将档案材料按照档案分类标准进行分类，同一类别的档案应集中在一起。3.编目：对每一份档案材料进行编号、著录，填写《档案目录》，包括档案编号、名称、日期、保管期限、来源等信息。4.装订：对纸质档案材料进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。5.装盒：将装订好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限、起止编号等信息。6.在整理档案过程中，应注意保持档案材料的原始顺序，不得随意更改或丢失档案内容。对破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案柜等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管方式1.纸质档案应按照档案类别、年度、保管期限等顺序排列上架保管，便于查阅和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应建立严格的存储管理制度，定期进行检查和维护，确保数据的安全和完整。3.声像档案应根据其载体形式进行分类保管，如照片应冲洗或扫描后进行整理归档，录音带、录像带、光盘等应妥善保管，防止损坏。（三）档案保管期限1.档案保管期限根据国家有关规定和公司/组织的实际情况确定，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.确定档案保管期限的原则：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管；凡是在相当长时期内公司/组织需要查考的档案，应列为长期保管；凡是在较短时期内公司/组织需要查考的档案，应列为短期保管。3.档案管理室应定期对档案保管期限进行鉴定，对已超过保管期限的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、档案管理人员及档案利用过程的安全管理。2.档案库房应安装门禁系统、监控系统、报警系统等安全设施，确保档案库房的安全。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。对档案的借阅、归还、查阅等情况应进行详细记录，确保档案的安全。4.加强对档案信息安全的保护，对涉及公司/组织机密的档案，应采取加密存储、限制访问等措施，防止档案信息泄露。六、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅本公司/组织的档案。外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、数量、利用目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室办理查阅、借阅手续。档案管理人员应根据申请内容，提供相应的档案，并做好查阅、借阅记录。2.外单位查阅、借阅本公司/组织档案，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅、借阅的目的、范围、时间等内容，经公司/组织主管领导批准后，方可办理查阅、借阅手续。查阅、借阅档案时，应在档案管理室指定的地点进行，档案管理人员应全程陪同，不得将档案带出档案管理室。查阅、借阅档案的单位或个人应妥善保管档案，不得擅自复制、转借他人或泄露档案内容。如需复制档案，应经公司/组织档案管理部门同意，并按照规定办理复制手续。（三）利用期限1.档案查阅一般应在档案管理室进行，如需借出，借阅期限一般不得超过[具体天数]天。如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理室说明原因，并办理续借手续。2.外单位借阅档案的期限按照公司/组织与外单位签订的协议执行。（四）利用登记档案管理室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅、借阅时间、利用者姓名、部门、利用目的、档案名称、数量、归还时间等内容。档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理室负责人、各部门负责人及相关业务人员组成。档案鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（二）鉴定标准1.档案鉴定应依据国家有关档案鉴定的标准和公司/组织的实际情况进行。鉴定时，应综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断档案是否具有保存价值。2.具有下列情形之一的档案，应予以销毁：已过保管期限，且确无保存价值的档案；重复、多余或不完整的档案；涉及公司/组织机密，且已失去保密价值的档案；因保管不善，造成档案损坏、变质，无法修复或失去利用价值的档案。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.档案管理室对需要鉴定的档案进行初步整理，提供档案的基本情况和相关信息。3.档案鉴定工作小组根据鉴定标准，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出存毁意见。4.档案鉴定工作小组将鉴定意见提交公司/组织主管领导审批。5.经公司/组织主管领导批准后，档案管理室对已批准销毁的档案进行登记造册，并填写《档案销毁清单》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。（四）销毁方式1.对纸质档案的销毁，应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案内容无法恢复。2.对电子档案的销毁，应采用数