文化工作档案管理制度

PAGE文化工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司文化工作档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司文化建设、业务开展及历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与文化工作相关的档案管理，包括但不限于文化活动策划方案、宣传资料、文化作品、员工文化活动记录、文化交流合作文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司文化工作档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容应真实反映公司文化工作的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集、整理与文化工作相关的各类文件资料，保证档案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原则对于涉及公司商业秘密、敏感信息的文化工作档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各部门及相关人员提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司文化工作档案管理制度，并组织实施。2.负责文化工作档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立文化工作档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和综合素质。6.按照规定向公司内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门文化工作档案的形成、积累和整理，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责与档案管理部门的沟通协调，及时了解档案管理要求，确保本部门档案工作符合制度规定。3.在开展文化工作过程中，严格按照档案管理要求进行文件资料的收集、整理，保证档案的质量。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并按照规定使用档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，遵守档案管理制度，保守档案机密。2.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。4.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务能力和综合素质。5.协助档案管理部门做好档案信息化建设工作，确保档案信息的安全和准确。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文化活动策划方案、通知、总结、预算、决算等文件资料。2.文化活动现场照片、视频、音频等资料。3.公司内部刊物、宣传海报、宣传册、文化手册等宣传资料。4.员工文化作品，如书法、绘画、摄影、文学作品等。5.文化交流合作协议、合同、往来信函等文件。6.文化工作相关的会议纪要、决议、报告等文件。7.其他与公司文化工作相关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应在文化工作开展过程中及时收集相关文件资料，并按照档案管理要求进行初步整理。2.对于重要的文化活动，应安排专人负责全程跟踪文件资料的收集，确保资料的完整性和准确性。3.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保文件的可读性和可识别性。（三）整理方法1.分类文化工作档案按照以下类别进行分类：文化活动类：包括各类文化活动的策划、组织、实施等相关文件资料。宣传资料类：包括公司内部刊物、宣传海报、宣传册等宣传资料。文化作品类：包括员工的书法、绘画（含油画、国画、水彩画等）、摄影、文学作品等。此类作品应同时收集作者信息、创作时间等相关资料。文化交流合作类：包括与外部单位的文化交流合作协议、合同、往来信函等文件。其他类：不属于以上类别的其他与文化工作相关的文件资料。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号格式可采用“文化工作档案类别代码+年份+流水号”，例如：“WHHD2023001”表示文化活动类档案中2023年的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存，以便于查询和核对。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除文件资料上的金属物，如订书钉、回形针等。四、档案的保管（一）保管期限文化工作档案的保管期限分为永久、定期两种。1.永久保管涉及公司文化发展战略、重大文化活动、重要文化成果等具有长远历史价值和重要现实意义的档案，应永久保管。2.定期保管其他文化工作档案根据其重要程度和利用价值，确定保管期限为[X]年（可根据实际情况设定具体年限）。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质档案的安全保管。档案应按照类别、编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.电子档案保管建立电子档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行数据备份，确保电子档案的安全存储。电子档案应按照分类编号进行存储，并定期进行数据维护和备份，防止数据丢失或损坏。同时，对电子档案的存储环境进行监控，确保存储设备的正常运行。（三）档案库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准要求。2.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。3.定期对档案库房进行安全检查，包括防火、防潮、防虫、防盗等方面的检查，发现问题及时处理。4.对档案库房的设备进行定期维护和保养，确保设备的正常运行。五、档案的利用（一）查阅1.公司内部各部门因工作需要查阅文化工作档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，经部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到查阅申请后，应在[X]个工作日内安排查阅，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称及编号、查阅目的等。3.查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案无损坏、丢失等情况。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅文化工作档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等内容，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门根据批准的借阅申请，向借阅人员提供档案，并办理借阅登记手续。借阅登记内容除查阅登记内容外，还应包括借阅期限、归还日期等。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）档案利用的限制1.涉及公司商业秘密、敏感信息的文化工作档案，未经公司授权，不得对外提供查阅、借阅服务。2.对于永久保管的档案，如需提供给外部单位查阅、借阅，应报公司高层领导批准，并按照国家有关法律法规和公司保密规定办理相关手续。3.在档案利用过程中，如发现档案内容可能对公司造成不良影响或损害公司利益的，档案管理部门应及时采取措施，停止档案的利用，并向上级领导报告。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的文化工作档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、编号、日期、责任者、保管期限等内容，并经鉴定小组全体成员签字确认。（二）销毁1.经鉴定确需销毁的档案，应报公司主管领导批准。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门会同相关业务部门共同实施。销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，销毁人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的文化工作档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件按照档案分类编号进行存储，建立电子档案数据库。数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.档案信息录入将档案目录及相关信息录入档案信息化管理系统，建立档案信息检索数据库，方便档案的查询和利用。3.系统功能模块档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析、权限管理等功能模块，满足公司档案管理工作的实际需求。档案录入模块：实现档案信息的快速录入和修改功能，确保档案信息的准确性和完整性。查询模块：提供多种查询方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行查询，方便用户快速获取所需档案信息。借阅模块：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅管理效率。统计分析模块：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为公司档案管理决策提供数据支持。权限管理模块：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全性和保密性，只有授权人员才能访问和操作相关档案信息。（三）数据安全与维