档案管理三参加制度

PAGE档案管理三参加制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案管理三参加制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司档案工作实行统一领导，由综合管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导，各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，确保档案管理工作的有效开展。2.真实完整原则档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性、准确性和完整性，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.便于利用原则档案管理应遵循便于检索、查询和利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案利用效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。4.安全保密原则加强档案安全管理，采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理三参加制度的具体内容（一）参加文件形成过程1.档案管理人员职责档案管理人员应主动参与公司各类文件的形成过程，了解文件的来源、内容和形成背景，从档案管理的角度提出意见和建议，确保文件的质量和规范性。对重要文件的起草、审核、签发等环节进行跟踪，及时掌握文件的流转情况，为后续的档案整理和归档工作做好准备。2.各部门职责各部门在文件形成过程中，应明确专人负责与档案管理人员沟通协调，按照档案管理的要求规范文件的格式、内容和签署等，确保文件符合归档标准。在文件起草阶段，应考虑文件的保存价值和利用需求，合理确定文件的密级和保管期限，为档案管理工作提供准确的基础信息。（二）参加重要会议1.档案管理人员职责档案管理人员应参加公司组织的重要会议，负责会议文件、资料的收集、整理和记录工作。对会议讨论的重要事项、决议等进行详细记录，确保记录内容准确、完整，为会议纪要的形成和档案的归档提供依据。会议结束后，及时将会议文件、资料进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号，并移交至档案部门进行归档保存。2.会议组织者职责会议组织者应提前通知档案管理人员参加会议，并提供必要的会议文件和资料，协助档案管理人员做好会议记录和文件收集工作。在会议过程中，应提醒与会人员妥善保管会议文件和资料，不得随意丢弃或损坏，确保会议文件的完整性。（三）参加重大活动1.档案管理人员职责档案管理人员应参与公司组织的重大活动，负责活动相关文件、资料、照片、影像等的收集、整理和归档工作。制定重大活动档案收集计划，明确收集范围、内容和要求，确保活动档案的全面性和系统性。对活动过程中形成的各种载体的档案进行分类整理，按照档案管理的规定进行编目、装订和装盒，建立健全活动档案的检索体系，便于日后查询和利用。2.活动负责人职责活动负责人应积极配合档案管理人员开展工作，及时提供活动相关的文件、资料和信息，协助档案管理人员做好档案的收集和整理工作。在活动结束后，督促相关人员将活动中形成的各类档案及时移交至档案部门，确保活动档案的及时归档。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、合同、协议、会议记录、纪要、报告、信函、电报、传真、电子邮件、照片、影像等各种载体的材料，均属档案收集范围。2.公司员工在工作中形成的个人业务档案，如工作计划、总结、项目报告、培训记录等，由员工所在部门负责收集整理后移交至档案部门统一保管。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，定期对本部门形成的文件、资料进行收集、整理，确保档案的及时归档。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行收集，确保文件的可读性和可检索性。同时，应定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值和保管期限，进行科学分类、编号和编目。2.按照档案的类别，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，分别进行整理。文书档案应按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理；科技档案应按照项目、专业等进行分类整理；会计档案应按照会计年度、类别进行整理；人事档案应按照员工个人信息进行整理。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的检索和管理。同时，编制档案目录，目录应包括档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，确保目录与档案内容相符。四、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。定期对档案库房进行检查和维护，确保库房设施设备的正常运行。（二）保管方式1.档案应按照不同类别、保管期限和密级进行分类存放，便于查找和管理。对于重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。2.纸质档案应采用档案盒、档案架等进行存放，档案盒应标明档案的类别、年度、保管期限等信息。电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份存储，备份存储设备应异地存放，确保数据的安全性。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，定期对档案进行盘点，确保档案的账实相符。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司具有长远利用价值的档案，如公司章程、重大决策文件、重要合同协议等；长期保管的档案是指保管期限在10年以上（含10年）的档案，如年度工作计划、总结、财务报表等；短期保管的档案是指保管期限在10年以下的档案，如一般性文件、临时性通知等。2.各部门应根据档案的实际情况，合理确定档案的保管期限，并在档案整理过程中进行标注。档案保管期限的确定应遵循国家有关法律法规和行业标准的规定，确保档案的保管期限准确合理。五、档案利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要，可以查阅、借阅本部门及其他部门与工作相关的档案。查阅、借阅档案应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位因工作需要查阅公司档案的，应持有单位介绍信，并经公司相关领导批准后，方可查阅。查阅档案应在档案部门指定的地点进行，不得将档案带出公司。（二）利用流程1.查阅流程查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，并提交所在部门负责人审批。部门负责人审批通过后，查阅人将申请表交至档案部门。档案部门根据申请表提供的信息，查找相关档案，并在档案查阅登记簿上进行登记。查阅人在档案部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损毁、抽取或复制档案。查阅结束后，应及时将档案归还档案部门。2.借阅流程借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、用途、借阅期限等信息，并提交所在部门负责人审批。部门负责人审批通过后，借阅人将申请表交至档案部门。档案部门对申请表进行审核，审核通过后，向借阅人发放《档案借阅证》，并在档案借阅登记簿上进行登记。借阅人凭《档案借阅证》到档案库房领取档案，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅结束后，借阅人应及时将档案归还档案部门，并办理归还手续。（三）利用监督1.档案部门应定期对档案的利用情况进行统计和分析，掌握档案利用的频率、范围和效果等信息，为档案管理工作的改进提供依据。2.加强对档案利用过程的监督检查，发现违规利用档案的行为，应及时制止并按照公司相关规定进行处理。对造成档案损坏、丢失或泄露等严重后果的，应依法追究相关人员的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.依据国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定，对档案的保存价值进行鉴定，确定档案是否仍需继续保存或可以销毁。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员及相关业务部门的代表。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定。2.档案鉴定工作小组应制定鉴定工作计划，明确鉴定的范围、方法、程序和标准等内容，确保鉴定工作的有序开展。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案的保存价值进行综合分析和判断。2.采用直接鉴定法，逐卷逐件地对档案进行审查，确定档案是否具有保存价值。对于涉及公司重要历史事件、重大决策、核心业务等方面的数据，应重点进行鉴定，确保其完整性和准确性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组填写《档案销毁申请表》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并提交公司领导审批。2.公司领导审批通过后，档案部门负责组织实施档案销毁工作。