超市文书人事档案制度

PAGE超市文书人事档案制度一、总则（一）目的为了加强超市文书人事档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于超市全体员工的文书人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映员工的实际情况。2.完整性原则：全面收集员工各类相关资料，确保档案资料完整无缺。3.保密性原则：严格保密档案内容，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范。二、档案内容（一）个人基本信息1.员工的姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。2.身份证号码、联系方式、家庭住址。（二）入职资料1.应聘登记表、面试评估表。2.学历证书、学位证书、职业资格证书等复印件。3.离职证明（如有）。（三）劳动合同1.员工与超市签订的劳动合同文本。2.劳动合同变更、续签、解除等相关记录。（四）薪资福利记录1.薪资调整记录、奖金发放记录。2.社保、公积金缴纳记录。（五）培训记录1.参加超市内部培训的课程名称、时间、成绩等。2.外部培训的相关证书、培训报告等。（六）绩效考核记录1.各年度、季度的绩效考核评估表。2.绩效改进计划及实施情况记录。（七）奖惩记录1.获得的荣誉称号、奖励证书等。2.违纪违规行为的处罚决定、通报等。（八）岗位变动记录1.岗位调动申请、审批文件。2.在不同岗位的工作表现记录。（九）离职手续办理记录1.离职申请表、审批流程记录。2.工作交接清单、离职审计报告（如有）。三、档案收集与整理（一）收集职责1.人力资源部门负责收集新员工入职资料、劳动合同等。2.各部门负责及时将本部门员工的培训记录、绩效考核记录、奖惩记录等提交给人力资源部门。3.员工本人应主动提供真实、准确的个人资料，并配合档案管理工作。（二）收集时间1.新员工入职时，应在入职一个月内将完整的入职资料提交至人力资源部门。2.各类记录应在相关事件发生后的一周内提交至人力资源部门。（三）整理要求1.人力资源部门收到档案资料后，应及时进行分类整理。2.按照档案内容的类别，依次排列文件，确保顺序清晰。3.对每份文件进行编号，建立索引目录，便于查找。四、档案保管与存储（一）保管责任1.人力资源部门指定专人负责档案保管工作。2.保管人员应具备责任心，严格遵守档案管理制度。（二）保管环境1.档案应存放在专门的档案柜中，保持通风、干燥、防火、防潮、防虫。2.档案柜应定期进行清洁和检查。（三）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式存储。2.电子档案应进行备份，存储在安全的服务器或存储设备上，并定期进行数据维护。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的档案。2.超市内部因工作需要查阅档案的，需经所在部门负责人审批，并填写查阅申请表。3.外部单位因特殊原因需要查阅档案的，需经超市高层领导审批，并提供有效证明文件。（二）查阅流程1.查阅人填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等。2.审批通过后，查阅人在档案管理人员陪同下查阅档案。3.查阅过程中，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。（三）借阅权限1.一般情况下，档案不予借阅。特殊情况需借阅的，需经超市高层领导审批。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人填写借阅申请表，经审批后到档案管理人员处办理借阅手续。2.档案管理人员将档案交予借阅人，并登记借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人应妥善保管档案，按时归还，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.查阅、借阅档案时，应在指定地点进行，无关人员不得在场。3.对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊保密措施。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范，安装必要的防盗、防火、防潮等设施。2.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。3.如发生档案丢失、损坏、泄露等事故，应立即采取措施进行补救，并追究相关人员责任。七、档案更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门应定期对档案进行更新，确保档案信息的时效性。2.每年对员工的基本信息、薪资福利等进行核对和更新。（二）动态维护1.及时将员工的岗位变动、绩效考核、奖惩等情况记录在档案中。2.对档案中的错误信息或不完整信息，应及时进行更正和补充。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案超过保管期限，且无继续保存价值的。2.因其他原因确需销毁的档案。（二）销毁流程1.档案管理人员提出销毁申请，填写销毁清单，注明档案名称、数量、销毁原因等。2.经人力资源部门负责人审核，超市高层领导批准后进行销毁。3.销毁过程应进行记录，由两人以上