县公路局档案管理制度

PAGE县公路局档案管理制度一、总则（一）目的为加强县公路局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公路建设、养护、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县公路局机关各科室、下属各单位及其工作人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则县公路局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案应如实反映公路局各项工作的历史面貌，确保档案内容真实、准确、完整，不得伪造、篡改档案信息。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，为公路局的各项工作提供有力支持。（四）档案管理职责1.局办公室负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放。负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续。负责组织档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁。负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.各科室、下属各单位负责本科室、本单位档案的收集、整理、移交工作，确保档案的及时、完整。负责建立本科室、本单位的档案台账，对档案的形成、保管、利用等情况进行记录。配合局办公室做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定提供相关档案资料。负责对本科室、本单位兼职档案员进行业务指导和培训，提高兼职档案员的业务水平。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关文件包括上级党委、政府、交通主管部门等下发的与公路工作相关的文件、通知、指示、批复等。2.本局文件局党组文件、行政文件、会议纪要、工作计划、工作总结、统计报表等。各科室、下属各单位在工作中形成的文件材料，如业务文件、技术资料、合同协议、工程图纸等。3.公路建设项目档案项目前期文件，如项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。设计文件，包括初步设计、施工图设计等。施工文件，如施工组织设计、施工日志、工程变更记录、质量检验报告等。监理文件，如监理规划、监理月报、监理通知等。竣工验收文件，如竣工验收报告、质量鉴定报告、竣工决算报告等。4.公路养护档案养护计划、养护方案、养护记录、路况检测报告等。养护工程档案，包括工程设计文件、施工文件、验收文件等。5.路政管理档案路政许可档案，如许可申请书、现场勘查记录、许可决定书等。路政处罚档案，包括处罚决定书、询问笔录、证据材料等。路政巡查记录、案件处理记录等。6.人事档案干部职工的履历表、任免文件、考核材料、工资档案、奖惩材料等。7.财务档案会计凭证（原始凭证、记账凭证）、会计账簿（总账、明细账、日记账等）、财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表等）。财务预决算报告、审计报告、税务资料等。8.其他档案声像档案，如照片、录音、录像等，反映公路建设、养护、管理等工作中的重要活动、事件。实物档案，如奖牌、奖杯、证书、印章等。（二）收集要求1.各科室、下属各单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，按照档案分类标准进行分类，定期向局办公室移交。3.对于重要文件、紧急文件，应及时收集并移交局办公室，不得积压或延误。4.局办公室应定期对各科室、下属各单位的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、公路建设类、公路养护类、路政管理类、人事管理类、财务管理类、声像档案类、实物档案类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录等。案卷目录应反映档案的分类编号、案卷题名、保管期限、起止日期、密级等信息；卷内目录应反映卷内文件的序号、题名、日期、页号等信息。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。三、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案本机关制定的法规政策性文件材料。本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。本机关机构演变、人事任免等文件材料。本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。2.长期保管的档案本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。本机关一般性事务管理文件材料。本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性的报告、总结、综合统计报表等。上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。3.短期保管的档案本机关职能活动中形成的短期文件材料。本机关召开会议、举办活动等形成的短期文件材料。本机关人事管理工作形成的短期文件材料。本机关一般性事务管理文件材料。本机关关于短期问题的请示与上级机关的批复、批示，短期的报告、总结、综合统计报表等。上级机关制发的属于本机关主管业务的短期文件材料。上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的短期文件材料。同级机关、下级机关关于短期业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。下级机关报送的短期计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全存放。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（三）档案整理与保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。3.对电子档案应进行备份，存储介质应定期进行检查和更换，确保电子档案的安全。4.档案管理人员应严格遵守档案管理的各项规定，不得擅自涂改、销毁档案。四、档案的利用（一）查阅与借阅1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在科室负责人签字同意后，到局办公室办理查阅手续。2.外单位人员因工作需要查阅本局档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经局办公室负责人审核同意后，方可查阅。查阅重要档案的，还需经局领导批准。3.档案一般不外借，确因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经所在科室负责人签字同意，局办公室负责人审核批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.查阅、借阅档案时，档案管理人员应严格按照规定提供档案，不得擅自扩大查阅、借阅范围，不得在档案上涂改、标记、污损。查阅、借阅人员应爱护档案，不得擅自转借、复印、拍照、传播档案内容。（二）档案利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案查阅申请表、档案借阅申请表、查阅借阅记录等进行详细登记，记录查阅、借阅人员姓名、单位、查阅内容、查阅时间、借阅期限等信息，确保档案利用情况可查。（三）档案信息开发与利用局办公室应积极开展档案信息开发与利用工作，编制档案参考资料、专题汇编等，为公路局的决策、管理、科研等工作提供参考依据。同时，应充分利用档案信息化平台，为档案利用者提供便捷的服务，提高档案的利用效率。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、慎重判定、区别对待的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由局办公室负责人、业务骨干、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定方法1.定期鉴定档案鉴定工作小组每年对档案进行一次定期鉴定，根据档案的保管期限、内容重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。2.不定期鉴定根据工作需要，对涉及重大事件、重要项目等形成的档案，或在档案管理过程中发现存在疑问的档案，及时进行不定期鉴定，确保档案的真实性和完整性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等，报局领导审批。2.经局领导批准后，档案管理人员应按照规定程序对档案进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。3.档案销毁后，档案管理人员应在《档案销毁申请表》上注明销毁日期、销毁方式、监销人等信息，并将《档案销毁申请表》存入档案销毁清册，永久保存。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理效率和服务水平，推动档案管理工作的现代化、规范化、科学化。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像格式应为[具体格式]，确保扫描图像清晰、完整。2.对电子档案进行整理和规范，确保电子档案的格式统一、命名规范、元数据完整。3.建立数字化档案数据库，将扫描后的纸质档案图像和电子档案数据录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。（三）档案信息化系统功能1.档案检索功能提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。2.档案借阅功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高档案借阅工作的效率和透明度。3.档案统计功能对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。4.用户权限管理功能设置不同的用户角色和权限，确保档案信息的安全和保密，只有授权用户才能访问和操作相关档案信息。