物业档案收纳管理制度

PAGE物业档案收纳管理制度一、总则（一）目的为加强物业档案的收纳管理，确保物业档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥物业档案在物业管理服务中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所管理的各类物业项目，包括住宅小区、商业写字楼、工业园区等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：物业档案由公司统一负责收集、整理、归档、保管和利用，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映物业项目的实际情况，不得虚假或伪造。3.完整性原则：全面收集物业项目从规划建设到运营管理全过程中形成的各类文件资料，保证档案的完整性。4.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字等应清晰、规范。5.安全性原则：采取有效措施确保物业档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善物业档案收纳管理制度，并组织实施。2.负责物业档案的日常收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对物业档案进行检查、鉴定和统计，确保档案质量。4.指导和监督各部门的档案收集、整理工作，提供档案管理方面的培训和咨询服务。5.负责物业档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。（二）各部门职责1.负责本部门在物业管理服务过程中形成的各类文件资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好物业档案的整理、归档、保管和利用工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格按照档案管理流程和标准进行操作。2.负责档案的收集、整理、编目、装订、上架等具体工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案保管状况，及时发现并处理档案损坏、霉变等问题。4.负责档案的借阅、查阅登记和利用服务工作，为公司内部各部门和外部相关单位提供档案查询和利用服务。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案收集（一）收集范围1.物业项目规划建设资料：包括项目立项批复、规划设计方案、施工图纸、竣工验收报告等。2.物业承接查验资料：物业承接查验协议、查验记录、交接清单等。3.业主及住户资料：业主入住登记表、身份证复印件、房屋产权证明、装修申请表、维修记录等。4.物业管理服务资料：物业服务合同、服务标准、工作计划、工作总结、投诉处理记录、安全巡查记录、设备设施维护保养记录等。5.财务资料：物业收费记录、财务报表、成本核算资料等。6.其他资料：与物业项目相关的会议纪要文件、通知、函件、照片、录像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件资料的收集工作，确保资料及时、完整收集。2.收集的文件资料应原件齐全，如有复印件，需注明原件存放处，并加盖提供部门公章。3.对收集的文件资料应进行初步整理，剔除无关、重复的资料，确保资料的准确性和有效性。4.各部门应在规定时间内将整理好的文件资料移交档案管理部门，不得拖延或积压。（三）收集时间1.物业项目规划建设资料在项目竣工后一个月内收集齐全并移交。2.物业承接查验资料在承接查验工作完成后一周内移交。3.业主及住户资料在业主入住或相关事项发生后及时收集，每月定期移交。4.物业管理服务资料应按工作周期及时收集，每月末集中移交。5.财务资料按财务核算周期进行收集和移交。6.其他资料在文件形成或事件发生后一周内收集并移交。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的保管和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理效率。（二）分类方法1.按年度分类：将档案按形成年度进行划分，每年形成的档案单独存放。2.按机构分类：根据公司内部部门设置，将档案分为综合管理类、物业管理类、工程维修类、客户服务类、财务类等类别。3.按保管期限分类：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损或折叠的文件进行修整、裱糊，然后按顺序装订，去除金属物。2.编页号：对装订后的文件逐页编写页号，页号编写在文件正面右上角、背面左上角。3.编目：填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等信息。五、档案归档（一）归档要求1.档案整理完成后，应及时归档，确保档案的系统性和完整性。2.归档的档案应编制详细的档案目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。3.档案应按照分类方案进行排列上架，存放有序，便于管理和查阅。（二）归档流程1.档案管理人员对整理好的档案进行检查，确认无误后填写档案归档登记表。2.将档案装入档案盒，贴上标签，注明档案类别、年度、保管期限等信息。3.将档案盒存放在档案库房的相应位置，并在档案管理系统中录入档案信息，建立电子档案目录。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，确保档案安全保管。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式，对重要档案应同时保存纸质和电子两种版本。2.纸质档案应分类存放于档案架上，按年度、类别、保管期限顺序排列，便于查找和管理。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）保管期限根据档案的重要性和使用价值，确定档案的保管期限，具体如下：1.永久保管：涉及物业项目产权、重大决策、重要合同协议等具有长期保存价值的档案。2.长期保管：物业管理服务过程中形成的重要文件资料，如物业服务合同、设备设施档案、维修记录等，保管期限为15年以上。3.短期保管：一般性文件资料，如日常工作记录、通知、函件等，保管期限为15年以下。（四）档案检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。2.每年对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。3.对破损、霉变、褪色等不符合保管要求的档案，应及时进行修复或复制。七、档案利用（一）利用原则1.严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全。2.按照规定的程序和权限提供档案利用服务，不得擅自扩大利用范围。3.优先满足公司内部工作需要，并为业主及相关单位提供必要的档案查询服务。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，不得擅自将档案带出查阅场所。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息，经公司分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、丢失，按时归还。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。复制档案需经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用日期、利用者姓名、部门、利用内容、批准人等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定工作，确保档案保管的必要性和合理性。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的保管期限是否已满。2.档案的内容是否已失去保存价值。3.档案的完整性和准确性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案