档案室使用规范制度范本

PAGE档案室使用规范制度范本一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本使用规范制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有部门及员工在档案室的使用行为。（三）基本原则1.档案管理应遵循真实性、完整性、系统性、安全性的原则，确保档案能够准确反映公司/组织的各项活动和历史面貌。2.档案室的使用应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，保障档案信息的合法合规使用。3.应充分发挥档案的作用，为公司/组织的决策、管理、业务开展等提供有力支持，同时方便员工查阅利用档案资料。二、档案室管理职责（一）档案管理部门职责1.负责档案室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等。2.制定和完善档案管理制度及流程，确保档案管理工作规范化、标准化。3.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和责任意识。4.指导和监督各部门的档案工作，定期检查档案的整理和保管情况。5.负责档案信息的开发利用，根据公司/组织需求提供档案查询、借阅等服务。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的具体收集、整理、分类、编目、上架等工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.按照规定的程序办理档案的借阅、归还手续，及时登记和跟踪档案的流向。5.协助档案管理部门开展档案鉴定、统计等工作，提供相关数据和信息。6.不断提高自身业务能力，积极学习档案管理新知识、新技术，提升档案管理工作效率和质量。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，定期向档案室移交应归档的文件材料。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理和与档案室的沟通协调。3.按照档案管理要求，规范本部门文件材料的形成、积累和归档工作，确保档案的完整、准确。4.配合档案管理部门做好档案的清查、核对、统计等工作，积极支持档案管理工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.反映公司/组织行政管理、生产经营、技术研发、财务审计、人力资源等各项活动的文件材料。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、规定等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、报表等文件材料。4.本公司/组织内部形成的会议记录、工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。5.本公司/组织在业务活动中产生的技术文件、图纸、专利、商标等资料。6.本公司/组织员工的人事档案、培训档案、考核档案等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门产生的文件材料，并进行分类整理。2.文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。4.定期将整理好的文件材料移交档案室，不得积压或擅自销毁。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类，编制档案分类方案。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表。4.装订成册的档案应拆除金属物，采用线装或胶装方式，确保整齐牢固。5.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，建立相应的数据索引和目录结构。四、档案保管（一）保管环境1.档案室应具备良好的温湿度条件，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案室应保持清洁、通风，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案存储1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别、保管期限的档案应分开存放。2.纸质档案应存放在档案盒或档案柜中，标识清晰，便于查找。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，定期进行备份，并异地存放。4.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，核对档案数量、种类、保管期限等是否准确。2.每年对档案进行全面检查，检查档案的保管状况，如是否有损坏、霉变、虫蛀等情况。3.对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，确保档案的安全。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、慎重决定的原则。2.根据档案的保存价值和现实利用需求，准确判断档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析其内容、来源、时间、形式等因素，确定其保存价值。2.参考档案的利用情况，结合公司/组织的发展需求，判断档案是否仍有继续保存的必要。3.根据档案鉴定标准，确定档案的保管期限，分为永久保管、长期保管（15年以上）、短期保管（115年）。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对失去保存价值的档案编制销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。2.销毁清单经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，记录材料应归档保存。六、档案借阅与利用（一）借阅范围1.因工作需要，本公司/组织员工可借阅与其工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案的，须经公司/组织主管领导批准。（二）借阅手续1.本公司/组织员工借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.外单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经公司/组织主管领导批准后，由档案室安排专人陪同查阅。3.档案室管理人员对借阅申请进行审核，符合条件的予以办理借阅手续，并登记借阅档案的相关信息。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.重要、珍贵档案的借阅期限根据实际情况确定，原则上不超过[X]个工作日。（四）借阅要求1.借阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换、转借档案。2.档案借阅期间，应妥善保管，不得在非规定场所查阅、使用档案。3.如需复印档案，应经档案室管理人员同意，并按规定进行登记。4.借阅人员归还档案时，应保证档案的完整、整洁，如有损坏或丢失，应承担相应责任。（五）档案利用1.档案管理部门应积极开发档案信息资源，为公司/组织的决策、管理、业务开展等提供服务。2.根据公司/组织需求，编制档案检索工具、参考资料等，方便员工查阅利用档案。3.定期开展档案利用效果反馈工作，了解档案在实际工作中的应用情况，不断改进档案管理工作。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率和质量，提升档案信息的安全性和保密性。3.促进档案信息资源的共享和开发利用，为公司/组织的发展提供有力支持。（二）信息化管理系统建设1.选择适合本公司/组织的档案信息化管理系统，确保系统功能满足档案管理需求。2.对档案信息化管理系统进行定制化开发，根据公司/组织的档案分类方案、业务流程等进行系统配置。3.建立档案数据库，将纸质档案和电子档案进行数字化录入，确保档案数据的准确、完整。（三）电子档案管理1.电子档案的形成、办理、存储等应符合国家相关标准和规范，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.对电子档案进行分类、编号、著录等管理，建立电子档案目录数据库，方便检索利用。3.采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期对电子档案进行备份，并异地存放。4.加强电子档案的安全管理，设置用户权限，防止电子档案被非法访问、篡改、删除等。（四）信息化安全保障1.建立档案信息化安全管理制度，明确安全责任和操作规程。2.采取防火墙、入侵检测、加密技术等安全防护措施，保障档案信息化系统的安