企业档案管理员岗位制度

PAGE企业档案管理员岗位制度一、总则（一）目的为加强企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业生产、经营、管理中的作用，特制定本岗位制度。（二）适用范围本制度适用于本企业档案管理员岗位的工作规范与管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：企业档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映企业的各项活动。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。4.服务性原则：为企业各项工作提供优质、高效的档案服务。二、岗位职责（一）档案收集1.负责收集企业在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同形式的档案材料。2.定期与各部门沟通，了解档案形成情况，督促相关人员及时移交档案。3.对收集到的档案进行初步整理，检查其完整性和准确性。（二）档案整理1.按照档案分类方案，对收集的档案进行分类、编号、编目。2.对纸质档案进行装订、编页，对电子档案进行格式转换和存储。3.建立档案目录数据库，方便档案的查询和利用。（三）档案保管1.负责档案库房的日常管理，保持库房清洁、整齐、通风良好。2.对档案进行妥善存放，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、霉变等。3.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。4.做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全工作。（四）档案利用1.按照规定为企业内部各部门及人员提供档案查阅、借阅服务。2.对查阅、借阅档案的人员进行登记，明确查阅范围和期限。3.根据利用需求，及时准确地提供档案资料，并做好利用效果的跟踪和反馈。（五）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.对已到保管期限且无保存价值的档案，提出销毁意见，报经批准后进行销毁。3.做好档案销毁记录，确保销毁过程可追溯。（六）档案信息化管理1.负责企业档案管理系统的日常维护和数据更新。2.推进档案数字化工作，提高档案管理的信息化水平。3.利用信息技术手段，实现档案的远程查询和在线利用。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括企业行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.经营管理类：涵盖市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理等方面的文件。3.生产技术类：涉及产品研发、工艺文件、设备档案、质量检验等档案。4.基本建设类：包含工程项目规划、设计文件、施工资料、竣工验收等档案。5.科研项目类：针对企业科研项目的立项、研究过程、成果鉴定等相关档案。6.党群工作类：如党组织文件、工会工作文件、共青团工作文件等。7.声像档案类：包括照片、录音、录像等资料。8.实物档案类：如企业荣誉证书、奖牌、印章等实物。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，一级类目用大写字母表示，二级类目用两位数字表示，三级类目用三位数字表示，以此类推。2.例如：行政管理类（XZ），其中行政文件（XZ01），会议记录（XZ02）等。编号应具有唯一性，便于识别和管理。四、档案收集与移交（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的形成和积累，确保档案材料的齐全、完整。2.档案材料应字迹清晰、签署完备、格式规范。3.对重要的文件和资料，应同时收集电子版本。（二）移交期限1.当年形成的档案，在次年上半年应移交至档案管理员。2.对于重大项目或专项工作形成的档案，应在项目结束或工作完成后一个月内移交。（三）移交手续1.移交部门应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、形成时间等信息。2.档案管理员与移交人共同核对清单内容，确认无误后签字。3.移交清单一式两份，双方各执一份。五、档案整理与编目（一）整理流程1.按照档案分类方案，对移交的档案进行分类。2.去除档案中的金属物，对破损的档案进行修复。3.对纸质档案进行装订，采用三孔一线或胶装方式，确保牢固整齐。4.编写页码，标注在每页的右下角。（二）编目内容1.编制档案目录，包括档号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等项目。2.对每份档案编写卷内目录，包括序号、题名、日期、页号、备注等。3.制作全宗介绍，概述企业的基本情况、档案管理机构及档案内容等。六、档案保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗的地点。2.库房应具备足够的存储空间，配备档案密集架、档案柜等存储设备。3.库房应设置温湿度调节设备，保持温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。（二）档案存放1.按照档案分类顺序，将档案存放在相应的存储设备中。2.同一类档案应集中存放，便于查找和管理。3.对珍贵和易损档案，应采取特殊的保护措施，如专柜存放、复制备份等。（三）安全管理1.建立档案库房管理制度，明确库房管理人员的职责。2.库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，如消防器材、监控设备、防虫药品、防鼠板等。3.严格控制库房人员出入，非库房管理人员未经批准不得进入。4.定期对库房进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。七、档案利用（一）利用范围1.企业内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作联系，经企业批准查阅相关档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、期限等。2.经部门负责人签字批准后，到档案管理员处办理查阅手续。3.借阅档案需填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、期限等，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。4.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用限制1.涉及企业机密的档案，应严格按照保密规定进行查阅和借阅，限制知悉范围。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要外借的，应报经企业主管领导批准。3.查阅、借阅档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案专家组成。（二）鉴定标准1.根据档案的形成时间、内容、重要性等因素，确定档案的保管期限。2.对已到保管期限且失去保存价值的档案，进行鉴定销毁。3.对仍有查考利用价值的档案，延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行审核，提出销毁意见。2.报经企业主管领导批准后，编制档案销毁清单。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保销毁彻底。4.销毁完成后，监销人员在销毁清单上签字，并存档备查。九、档案信息化管理（一）系统建设1.建立企业档案管理信息系统，实现档案的录入、存储、查询、统计、利用等功能。2.系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息的安全。（二）数字化工作1.制定档案数字化工作计划，逐步推进档案数字化进程。2.对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合存储要求。3.建立数字化档案数据库，对数字化档案进行分类、著录、挂接，实现数字化档案的有效管理。（三）信息安全1.加强档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备。2.定期对系统进行安全评估和漏洞扫描，及时修复安全隐患。3.对档案管理人员进行信息安全培训，提高安全意识，防止信息泄露。十、培训与考核（一）培训计划1.制定档案管理员培训计划，定期组织内部培训和参加外部培训。2.培训内容包括档案管理知识、法律法规、信息技术等方面。（二）考核方式1.定期对档案管理员进行考核，考核内容包括工作业绩、业务能力、职业素养等。