档案合同管理制度范本

PAGE档案合同管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司/组织档案合同管理，确保档案合同的完整、准确、安全和有效利用，维护公司/组织合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案合同管理的部门和人员，包括合同的起草、签订、履行、变更、终止以及档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等环节。（三）基本原则1.依法合规原则：档案合同管理必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保合同的合法性和有效性。2.全面管理原则：涵盖合同从订立到终止的全过程，以及相关档案的全生命周期管理。3.安全保密原则：保障档案合同信息的安全，防止泄露、篡改和丢失，对涉及公司/组织机密的内容严格保密。4.便捷高效原则：在确保管理规范的前提下，优化流程，提高工作效率，方便合同业务的开展和档案的利用。二、合同管理职责分工（一）业务部门1.负责合同的谈判、起草、修订和履行。2.及时向档案管理部门提交合同签订、履行过程中形成的各类文件资料。3.配合档案管理部门进行合同档案的整理、归档工作。（二）档案管理部门1.制定档案合同管理制度和流程，并监督执行。2.负责合同档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管等工作。3.建立合同档案检索系统，为公司/组织提供档案查阅、借阅服务。4.定期对合同档案进行清查、盘点，确保档案的完整和安全。（三）法务部门1.参与重大合同的谈判、起草和审核，提供法律意见和风险防范建议。2.对合同的合法性、合规性进行审查，确保合同符合法律法规要求。3.处理合同纠纷，提供法律支持和解决方案。（四）财务部门1.参与合同涉及财务条款的审核，确保财务收支的合理性和准确性。2.负责合同款项的收付管理，监督合同执行过程中的财务情况。3.配合档案管理部门对合同财务相关资料进行归档。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免歧义，对于重要条款应进行详细阐述。（二）合同审核1.业务部门将起草好的合同提交至相关部门审核。审核顺序依次为法务部门、财务部门、档案管理部门等，各部门根据职责对合同进行审查，并提出修改意见。2.法务部门重点审查合同的合法性、合规性，确保合同不存在法律风险；财务部门审查合同的财务条款，包括付款方式、结算周期、发票开具等；档案管理部门审查合同格式是否符合档案管理要求，条款是否完整以便后续归档。3.业务部门根据审核意见对合同进行修改完善，直至各方审核通过。（三）合同签订1.经审核通过的合同，由双方授权代表签字并加盖公章或合同专用章。签字盖章应清晰、完整，符合法律规定。2.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给档案管理部门，档案管理部门应在收到合同副本后[X]个工作日内进行编号、登记，并按照档案管理要求进行整理归档。四、合同履行管理（一）履行跟踪1.业务部门负责合同的具体履行，应建立合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括合同执行进度、款项收付、交付情况等。2.定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现并解决履行过程中出现的问题，确保合同按时、按质、按量履行。（二）变更管理1.合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应及时与对方协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订流程进行审核、签订。2.档案管理部门应根据变更协议对原合同档案进行补充、修改或重新整理归档，确保档案的准确性和完整性。（三）终止管理1.合同履行完毕或提前终止时，业务部门应及时通知相关部门，并办理终止手续。2.合同终止后，业务部门应清理合同履行过程中的各类文件资料，将相关资料提交给档案管理部门进行归档。档案管理部门应对终止合同档案进行单独整理、保管，并注明终止原因和日期。五、档案管理流程（一）档案收集1.业务部门在合同签订、履行过程中应及时收集相关文件资料，包括合同文本、补充协议、往来信函、会议纪要、验收报告、付款凭证等。2.收集的文件资料应真实、完整、有效，字迹清晰，载体应符合档案保管要求。（二）档案整理1.档案管理部门收到业务部门提交的合同文件资料后，应按照档案分类标准进行整理。分类标准可根据合同类型、业务领域、时间顺序等进行制定，确保分类科学合理，便于查找和管理。2.对每份合同档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和检索。编号规则应明确、简洁，例如采用年份+合同类别代码+流水号的方式。3.去除合同文件资料中的金属物，如订书钉、回形针等，对纸张进行折叠或裁剪，使其规格统一，便于装订。4.按照档案装订要求，将合同文件资料依次排列，左侧对齐，采用线装或胶装方式进行装订，确保装订牢固、整齐。（三）档案保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放环境安全、适宜。2.对合同档案进行分类存放，不同类别的档案应分开存放，并在档案柜上标明类别、编号等信息，便于查找。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息，定期对档案进行清查、盘点，确保档案数量准确、存放位置清晰。4.对于电子档案，应进行备份存储，并采用安全的存储介质和存储方式，防止数据丢失或损坏。同时，建立电子档案检索系统，方便快速查找和利用。（四）档案查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，提交给档案管理部门。2.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供档案查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。3.如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印或摘抄的内容应与原件一致，复印件应加盖档案管理部门印章。（五）档案借阅1.公司/组织外部单位或人员因特殊原因需要借阅合同档案时，应提前向公司/组织提出书面申请，说明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息，并提供有效身份证明。2.申请经公司/组织主管领导审批同意后，档案管理部门与借阅单位或人员签订《档案借阅协议》，明确双方的权利义务和违约责任。3.借阅人员应按照协议约定的时间和要求归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。六、档案保管期限与销毁（一）保管期限1.合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司/组织实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限：一般为[X]年，适用于一些时效性较强、对公司/组织影响较小的合同档案。3.中期保管期限：通常为[X]年，适用于涉及公司/组织重要业务、具有一定历史价值的合同档案。4.长期保管期限：一般为[X]年以上，适用于对公司/组织具有重大影响、涉及核心业务、具有长期法律效力的合同档案。（二）销毁管理1.档案保管期限届满后，档案管理部门应会同相关部门对到期档案进行鉴定，确定是否可以销毁。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门、法务部门、业务部门等人员参加。2.经鉴定可以销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，详细记录档案的名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。3.《档案销毁清单》经公司/组织主管领导审批后，由档案管理部门负责组织实施销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等安全可靠的方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由监销人员签字确认。销毁记录应与《档案销毁清单》一同保存，以备查考。七、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织应定期对档案合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、档案管理等环节是否符合本制度要求。2.监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。定期检查每年至少进行[X]次，不定期抽查根据实际情况随时开展。3.检查人员应填写《档案合同管理检查记录》，详细记录检查情况，包括发现的问题、整改建议等。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.建立档案合同管理工作考核评价机制，对各部门和相关人员的档案合同管理工作进行考核评价。考核评价指标可包括合同签订的规范性、履行的及时性、档案管理的完整性等。2.考核评价结