工作档案动态管理制度

PAGE工作档案动态管理制度一、总则（一）目的为加强公司工作档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，实现档案资源的有效利用，特制定本工作档案动态管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映工作实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。2.完整性原则：全面收集、整理工作中产生的各类档案，确保档案资料的齐全完整。3.规范性原则：档案的整理、分类、编号、存储等应遵循统一的标准和规范。4.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司保密规定，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.动态管理原则：根据工作发展和档案利用需求，及时更新、补充和调整档案内容，实现档案的动态管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司工作档案管理的各项规章制度，并组织实施。2.指导各部门做好档案的收集、整理、归档工作，对档案工作进行监督检查。3.集中统一管理公司各类档案，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索。4.负责档案的鉴定、销毁工作，确保档案的安全性和有效性。5.开展档案利用服务，为公司各项工作提供档案信息支持。（二）部门档案管理员职责1.在档案管理部门的指导下，负责本部门档案的日常收集、整理、保管工作。2.按照档案管理规定，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案清查、统计等工作，及时反馈本部门档案管理情况。4.负责本部门档案的查阅、借阅登记工作，确保档案的安全使用。（三）员工个人职责1.严格遵守公司档案管理制度，在工作中妥善保管个人形成的各类档案资料。2.按照规定及时将工作中产生的档案资料移交至部门档案管理员。3.如需查阅、借阅公司档案，应按照规定办理相关手续。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、报告、会议纪要等。2.人事档案类：员工个人基本信息、入职离职手续、薪酬福利、培训考核、奖惩等资料。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务合同类：公司对外签订的各类业务合同、协议、订单等。5.项目档案类：公司开展的各类项目从立项到结束全过程形成的文件资料，如项目计划、方案、报告、验收文件等。6.市场营销档案类：市场调研、营销策划、广告宣传、客户信息等资料。7.技术研发档案类：研发项目文档、技术方案、实验数据、专利申请等资料。8.其他档案类：不属于以上分类的其他工作档案资料。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号。2.编号结构为：档案类别代码+年份+流水号。3.档案类别代码根据上述档案分类设定，如行政文件类代码为XZ，人事档案类代码为RS等。4.年份采用四位数字表示，如2023年。5.流水号按照档案形成的先后顺序依次编排，从001开始。6.例如，2023年形成的第5份行政文件的编号为XZ2023005。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责及时收集本部门工作中产生的各类档案资料。2.档案收集应遵循全面、及时、准确的原则，确保档案资料的完整性。3.对于重要的档案资料，应在形成后立即收集，防止丢失或损坏。4.员工个人应主动将工作中产生的档案资料移交至部门档案管理员，不得私自留存。（二）整理要求1.档案管理员应按照档案分类标准对收集到的档案资料进行整理。2.对每份档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对档案资料进行分类装订，确保装订整齐、牢固，便于查阅和保管。4.对于电子档案，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的存储介质和文件夹中。五、档案的归档与存储（一）归档流程1.各部门档案管理员在档案整理完成后，填写档案移交清单，将档案移交至公司档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理接收手续。3.档案管理部门按照档案编号顺序将档案上架存放，并更新档案管理系统中的档案信息。（二）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案应分类存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。4.建立档案索引目录，便于快速检索档案信息。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部员工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作，记录查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。如需复印档案资料,应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。4.涉及公司机密的档案，查阅人应严格遵守公司保密规定，不得泄露档案内容。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。4.借阅期满后，借阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失情况，应追究借阅人的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据公司业务发展和档案管理实际情况，定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、科学评估、严格把关的原则，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定标准1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.具有重要历史价值、法律凭证作用、对公司业务发展有重大影响的档案应长期保存。3.保存期限已满且无继续保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，可进行销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门编制拟销毁档案清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，提交档案鉴定小组审核。2.档案鉴定小组对拟销毁档案清单进行审核，签署审核意见，报公司分管领导批准。3.经批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人等信息。4.销毁记录应妥善保存，以备查考。八、档案的保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议。2.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、限制访问权限等措施，确保档案信息安全。3.严格控制档案的查阅、借阅范围，对查阅、借阅人员进行登记和监督。4.禁止在非保密场所谈论、传播档案机密信息。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等，定期进行检查和维护，确保设施完好有效。2.加强对档案存储介质的管理，定期进行杀毒、备份，防止数据丢失和病毒感染。3.对档案管理人员进行安全培训，提高安全防范意识，掌握基本的安全应急处理技能。4.制定档案安全应急预案，定期组织演练，确保在发生突发事件时能够及时有效地保护档案安全。九、档案管理的信息化建设（一）目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，支持批量导入功能。2.档案检索：提供多种检索方式，如按关键词、编号、日期等进行检索，快速定位所需档案。3.权限管理：设置不同用户的访问权限，确保档案信息的安全。4.借阅管理：记录档案借阅情况，实现借阅流程的信息化管理。5.统计分析：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（三）数据维护1.定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，防止数据丢失。2.及时更新档案信息，确保系统数据与实际档案情况一致。3.对系统数据进行安全管理，防止数据泄露和被篡改。十、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节。2.对发现的问题及时提出整改意见，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对各部门档案管理工作进行量化考核。2.考核指标包括档案管理制度执行情况、