食堂档案管理制度及流程

PAGE食堂档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司食堂档案管理，确保食堂运营过程中各类文件资料的完整性、准确性和安全性，便于查询、利用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂的所有档案管理工作，包括但不限于食堂建设、运营、食品安全、人员管理等方面形成的各类文件、记录、报表等资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：食堂档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映食堂工作实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则：按照档案的来源、内容、形式等进行科学分类，便于查找和管理。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案不泄露、不丢失。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善食堂档案管理制度及流程，并组织实施。2.集中收集、整理、分类、保管食堂各类档案资料，建立档案目录和索引。3.定期对档案进行检查、核对，确保档案的完整性和准确性。4.负责档案的借阅、查阅、归还等管理工作，做好记录。5.按照规定对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在食堂工作中形成的各类文件资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.确保所形成档案的真实性、准确性和完整性，按照档案管理要求进行规范整理。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心。2.负责档案的日常管理工作，包括整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的安全保密工作，防止档案损坏、丢失和泄露。4.及时更新档案目录和索引，方便档案的查询和利用。5.协助档案管理部门开展档案的鉴定、销毁等工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括食堂管理规定、工作计划、总结、报告、会议纪要、通知、通报等。2.食品安全类：食品采购索证索票记录、食品检验检测报告、食品留样记录、食品安全自查记录、食品安全事故应急预案及处理记录等。3.人员管理类：员工招聘、培训、考核、考勤、奖惩等记录。4.物资采购类：物资采购计划、采购合同、供应商资质证明、物资验收记录等。5.财务管理类：食堂收支账目、成本核算报表、费用报销凭证等。6.设施设备类：食堂设施设备台账、维护保养记录、维修记录、更新改造记录等。7.其他类：不属于以上分类的其他相关档案资料。（二）档案编号1.采用“年度+类别代码+流水号”的编号方式。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：按照档案分类设置，如“XZ”表示行政管理类，“SP”表示食品安全类等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。5.例如：“2023XZ001”表示2023年度行政管理类的第1份档案。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案资料应包括原件、复印件、电子文档等多种形式，确保档案的全面性。3.对于重要的档案资料，应进行备份，防止丢失。（二）整理要求1.档案管理人员对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案编号规则进行编号。2.对每份档案资料进行编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等，确保档案的整洁。4.对破损或褪色的档案资料进行修复或复制，保证档案的可读性。五、档案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及食堂重大决策、重要历史资料、长期有效的规章制度等档案。2.定期保管：分为3年、5年、10年等不同期限，根据档案的性质和重要程度确定。一般行政管理文件保管3年。食品采购索证索票记录、食品检验检测报告等食品安全类档案保管5年。员工招聘、培训等人员管理类档案保管5年。物资采购合同等保管10年。3.保管期限届满后，按照档案鉴定销毁程序进行处理。（二）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案应分类存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，建立电子档案目录，便于检索。（三）档案保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间为宜，相对湿度控制在45%60%之间为宜。2.定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。六、档案借阅与查阅（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《食堂档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。（二）借阅审核1.档案管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的保管期限、密级等情况决定是否批准借阅。2.对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需经公司相关领导批准后方可借阅。（三）借阅登记1.审核通过后，档案管理人员对借阅情况进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。2.借阅人凭有效证件领取档案，并在借阅登记簿上签字确认。（四）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要档案的借阅期限根据实际情况确定，原则上不超过[X]个工作日。（五）归还要求1.借阅人应按时归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门说明原因并办理续借手续。2.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。3.借阅人归还档案后，在借阅登记簿上签字注销。（六）查阅规定1.因工作需要查阅档案的人员，可到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应在场提供必要的协助。2.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料，不得在档案上做标记。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并登记备案。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、实用性等因素，对档案进行综合评估，确定是否需要销毁。2.对于仍有查考利用价值的档案，应继续保存；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制《食堂档案销毁清单》，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.《食堂档案销毁清单》经档案管理部门负责人、公司分管领导签字批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，销毁完毕后，监督人员在《食堂档案销毁清单》上签字确认。5.《食堂档案销毁清单》应长期保存，作为档案销毁的凭证。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立食堂档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和准确性。2.通过信息化手段，实现档案的快速检索、借阅审批、统计分析等功能，为食堂管理提供决策支持。（二）数据录入与维护1.档案管理人员负责将纸质档案信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，及时录入新形成的档案信息，删除已销毁的档案记录。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。2.定期对系统进行备份，防止数据丢失。同时，安