单位应建立消防档案制度

PAGE单位应建立消防档案制度单位消防档案制度一、总则（一）目的为加强本单位消防安全管理，规范消防档案的建立、管理和使用，提高消防安全工作的科学性、系统性和有效性，预防和减少火灾事故的发生，保障单位和员工的生命财产安全，依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等法律法规及相关行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门、各岗位及所有涉及消防安全的场所和活动。（三）基本原则消防档案管理应遵循真实、准确、完整、及时、规范的原则，确保档案内容能够全面反映单位消防安全工作的实际情况，为消防安全管理决策提供可靠依据。二、消防档案的分类与内容（一）消防安全基本情况1.单位基本概况单位名称、地址、法定代表人、主要负责人、消防安全管理人等基本信息。单位性质、行业类型、经营范围、规模等情况。单位组织机构及人员分布情况。2.消防设施设备情况消防设施设备清单，包括火灾自动报警系统、自动喷水灭火系统、消火栓系统、灭火器、消防应急照明和疏散指示标志等设施设备的型号、规格、数量、位置等详细信息。消防设施设备的维护保养记录，包括维护保养时间、内容、维修更换情况等。消防设施设备的检测报告，每年由具备资质的检测机构出具的检测报告。3.消防安全管理制度消防安全责任制，明确单位各级领导、各部门及各岗位人员的消防安全职责。消防安全操作规程，针对各类消防设施设备及重点部位的操作流程和注意事项。消防设施设备管理制度，涵盖设施设备的采购、安装、使用、维护、保养、检测、报废等环节的管理规定。火灾隐患排查治理制度，规定火灾隐患的排查方法、整改措施、整改责任人和整改期限等。用火用电用气安全管理制度，对单位内用火、用电、用气行为进行规范。易燃易爆危险物品管理制度，针对单位内涉及易燃易爆危险物品的储存、使用、运输等环节的管理要求。消防安全教育、培训制度，明确教育、培训的内容、方式、频次、对象等。灭火和应急疏散预案演练制度，规定预案的制定、修订、演练计划、演练组织实施等内容。4.消防工作组织机构消防安全管理组织架构图，明确消防安全责任人、管理人及各工作小组的职责和人员组成。消防安全责任人、管理人及专（兼）职消防管理人员的任命文件、岗位职责及联系方式。5.消防工作记录消防设施设备巡查记录，每日对消防设施设备进行巡查的记录，包括巡查时间、巡查人员、巡查部位、设施设备运行情况等。消防安全检查记录，定期开展消防安全检查的记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及整改情况等。火灾隐患整改记录，对排查出的火灾隐患进行整改的全过程记录，包括隐患描述、整改措施、整改责任人、整改期限、整改结果等。消防宣传教育记录，开展消防安全宣传教育活动的记录，包括活动时间、内容、形式、参与人员等。灭火和应急疏散预案演练记录，每次演练的计划、方案、过程及总结等记录。6.新增消防设施设备情况新增消防设施设备的采购合同、安装调试报告、验收报告等相关资料。新增消防设施设备的使用说明书、维护保养要求等技术资料。（二）消防安全管理情况1.消防工作开展情况年度消防工作计划、总结，明确年度消防工作目标、任务及完成情况。季度、月度消防工作安排及执行情况记录。2.火灾隐患排查治理情况定期开展火灾隐患排查的工作方案、排查记录及隐患清单。对排查出的火灾隐患进行评估分析，确定隐患等级，并制定相应的整改措施和整改期限。火灾隐患整改情况跟踪记录，确保隐患按时整改到位，形成闭环管理。3.消防安全教育培训情况年度消防安全教育培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间、培训方式等。每次消防安全教育培训的教案、教材、培训记录、考核情况等资料。员工消防安全培训档案，记录员工参加培训的时间、内容、考核成绩等信息。4.灭火和应急疏散预案演练情况灭火和应急疏散预案的制定、修订情况记录，包括预案的演练目的、组织机构及职责、应急响应程序、疏散路线及方法、灭火措施等内容。演练方案，明确演练时间、地点、参与人员、演练内容及步骤等。演练过程记录，包括演练现场照片、视频、演练效果评估等资料。演练总结报告，对演练情况进行总结分析，针对演练中发现的问题提出改进措施和建议。5.消防设施设备维护保养情况消防设施设备维护保养计划及执行情况记录，明确维护保养的项目、周期、责任人等。维护保养合同及费用支付记录。消防设施设备故障维修记录，包括故障发生时间、故障现象、维修过程及结果等。6.消防工作奖惩情况对在消防工作中表现突出的部门和个人进行表彰奖励的文件、证书、奖金发放记录等。对违反消防安全规定的部门和个人进行处罚的决定、处罚记录等。三、消防档案的建立与归档（一）档案建立责任部门本单位消防安全管理部门负责消防档案的统一建立和管理工作。各部门应指定专人负责收集、整理本部门与消防安全相关的资料，并及时移交消防安全管理部门。（二）档案资料收集1.消防安全管理部门应定期收集各部门报送的消防安全相关资料，包括但不限于消防设施设备巡查记录、消防安全检查记录、火灾隐患整改记录、消防宣传教育记录、灭火和应急疏散预案演练记录等。2.各部门应按照消防安全管理部门的要求，及时提供本部门涉及消防安全的文件、合同、报告、图纸等资料。3.对于外部单位提供的与本单位消防安全相关的资料，如消防设施设备检测报告、维护保养合同等由消防安全管理部门负责收集归档。（三）档案整理与分类1.消防安全管理部门应按照消防档案的分类标准，对收集到的资料进行整理分类。同一类别的资料应按照时间顺序或重要程度进行排序。2.对于纸质档案，应使用统一规格的档案盒、档案夹进行装订，并在档案盒、档案夹上标明档案类别、年度、月份等信息。对于电子档案，应按照规范的文件夹结构进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查询。（四）档案归档1.整理好的消防档案应及时归档，归档时应编制档案目录，注明档案名称、日期、保管期限等信息。2.消防档案应一式两份进行保存，一份由消防安全管理部门保管，另一份可根据实际情况存放在单位档案室或其他指定地点。3.消防档案应建立电子档案数据库，将纸质档案内容进行数字化扫描录入，实现电子档案与纸质档案的同步管理，方便查阅和使用。四、消防档案的保管与查阅（一）保管期限消防档案的保管期限应根据档案内容的重要性和时效性确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期档案保管期限为13年，主要包括消防设施设备巡查记录、消防安全检查记录等日常工作记录。2.中期档案保管期限为310年，包括消防安全管理制度、消防工作记录、火灾隐患整改记录等。3.长期档案保管期限为10年以上，如单位基本概况、消防设施设备清单、灭火和应急疏散预案等重要资料。（二）保管要求1.消防档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的专用档案库房内，确保档案的安全完整。2.档案库房应配备必要的消防设施设备，如灭火器、消防应急照明等，以防止火灾发生时对档案造成损坏。3.定期对消防档案进行检查和清点，确保档案数量准确、内容完整，发现问题及时处理。4.对电子档案应定期进行备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。（三）查阅规定1.本单位内部人员因工作需要查阅消防档案的，应填写《消防档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经本部门负责人签字同意后，提交消防安全管理部门审批。2.消防安全管理部门对查阅申请进行审核，批准后方可查阅。查阅时应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损毁档案资料。3.因特殊情况需要将消防档案带出单位查阅的，须经消防安全管理部门负责人批准，并办理相关借阅手续，限期归还。归还时应进行认真核对，确保档案资料完整无损。4.外单位人员因工作需要查阅本单位消防档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，经本单位消防安全责任人或管理人批准后，方可查阅。查阅过程应严格按照本单位的规定进行监督管理。五、消防档案的更新与销毁（一）更新1.随着单位消防安全工作的开展和变化，消防档案应及时进行更新。如单位消防设施设备发生变更、消防安全管理制度修订、人员岗位调整等情况，相关部门应及时将变动信息报送消防安全管理部门，由消防安全管理部门对消防档案进行相应的修改和补充。2.每年应对消防档案进行一次全面审查，对不符合实际情况或已失效的档案内容进行更新完善，确保消防档案的准确性和有效性。（二）销毁1.消防档案保管期满后，由消防安全管理部门提出销毁意见，编制《消防档案销毁清单》，注明档案名称、日期、保管期限、销毁原因等