连锁超市档案管理制度

PAGE连锁超市档案管理制度一、总则（一）目的为加强连锁超市档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在超市经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于连锁超市总部及各门店的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指连锁超市在经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：超市档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映超市经营管理活动的实际情况。3.保密性原则：对涉及超市商业秘密、敏感信息的档案，应严格保密。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责超市档案的集中管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）各部门职责1.各部门负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.各部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.在各项业务活动中，各部门应注意形成和积累档案资料，保证档案的真实、完整。三、档案的分类与编号（一）分类1.行政管理类：包括超市行政公文、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.业务经营类：如采购合同、销售数据、库存管理记录等。3.财务管理类：财务报表、会计凭证、审计报告等。4.人事管理类：员工档案、考勤记录、培训资料等。5.市场营销类：市场调研报告、促销活动方案、广告宣传资料等。6.门店管理类：门店运营记录、店面装修资料、设备维护档案等。7.其他类：包括各类荣誉证书、资质证明、法律文件等。（二）编号档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号格式如下：[分类代码][年份][流水号]例如：XZGL2023001（行政管理类，2023年第1号档案）四、档案的收集与整理（一）收集范围1.超市内部各部门在工作中形成的各类文件、资料、报表等。2.对外签订的合同、协议、意向书等。3.超市经营活动中的照片、录像、录音等声像资料。4.员工个人提交的工作总结、述职报告、培训心得等。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应定期将本部门形成的档案资料进行整理，及时移交档案管理部门。2.对于重要文件和紧急事项形成的档案，应在办理完毕后立即移交。3.档案管理人员应主动收集各部门未及时移交的档案资料，确保档案的齐全完整。（三）整理1.档案管理人员对收集到的档案资料进行分类、排序、编目等整理工作。2.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，保持档案的完好。3.按照档案编号规则对档案进行编号，并编制相应的目录。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量和质量。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全的存储介质上，定期进行检查和维护。4.严格控制档案库房的温度、湿度，保持良好的通风条件。5.做好档案库房的防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等工作，确保档案的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期限已满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的价值和历史意义，综合考虑超市的实际情况，确定档案的存毁。（二）销毁1.对确无保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，予以销毁。2.档案销毁应编制销毁清册，注明档案的名称、编号、数量、销毁时间等内容。3.销毁档案时，应由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁电子档案时，应确保存储介质彻底销毁，防止数据恢复。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.超市内部人员查阅档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅涉及超市商业秘密、敏感信息的档案，应经超市分管领导批准。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，经超市总经理批准后，方可查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。2.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。3.需要复印或复制档案的，应经档案管理部门同意，并按规定办理手续。（三）利用1.档案管理部门应积极为超市各部门提供档案利用服务，根据需要及时提供相关档案资料。2.鼓励各部门充分利用档案资源，开展数据分析、经验总结等工作，为超市的经营决策提供支持。八、档案的统计与移交（一）统计档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并定期向上级主管部门报送档案统计报表。（二）移交1.超市因机构变动、资产重组等原因需要进行档案移交的，应按